American Electric Power consolide ses processus et accélère la résolution des problèmes dans un souci de réduction des coûts.

Le fournisseur d’énergie American Electric Power (AEP), détenu par des investisseurs, possède le plus grand réseau de transport d’électricité d’Amérique du Nord et alimente 5,5 millions de clients dans 11 États. En plus de répondre aux demandes d’électricité de ses clients de manière efficace à des prix abordables, AEP doit se conformer à une variété de réglementations étatiques et fédérales et toujours donner la priorité à la sécurité de ses clients et de ses employés. Smartsheet permet à AEP d’apporter des solutions innovantes à une variété de problèmes, y compris des tests et un déploiement rapides avec des résultats plus rapides que les processus de développement informatique traditionnels. 

Smartsheet a augmenté la vitesse à laquelle les informations peuvent être partagées, car les utilisateurs peuvent obtenir des informations à jour à tout moment au lieu d’attendre qu’un rapport manuel soit émis. La possibilité d’acheminer les données là où elles sont nécessaires, à la demande et en temps opportun, aide AEP à prendre de meilleures décisions opérationnelles.

L’organisation de la planification des unités d’affaires d’AEP se concentre sur la manière dont l’entreprise peut utiliser la technologie pour favoriser l’efficacité opérationnelle, réduire les coûts et répondre aux attentes croissantes des clients en matière de rapidité de réaction.

Pour faire avancer les idées susceptibles d’aider les clients ou les employés, il faut surmonter certaines difficultés. L’une d’entre elles est la durée de déploiement d’un projet finalisé qui peut prendre de 12 à 24 mois. Pendant ce temps, les équipes sont susceptibles de revenir à la façon dont elles ont toujours procédé, ce qui constitue un obstacle pour un groupe à qui l’on demande d’innover.

Pour répondre aux obligations du fournisseur d’énergie de maintenir les coûts des clients à un bas niveau tout en démontrant la valeur de ses décisions, AEP savait qu’une plateforme low-code ou sans aucun code serait une composante essentielle de la boîte à outils. Smartsheet permet à AEP de tester et d’affiner les solutions, avec des pilotes qui montrent un impact réel sur les résultats. Ces solutions peuvent ensuite être élaborées par le biais du processus de développement informatique ou, dans de nombreux cas, être mises en œuvre immédiatement avec Smartsheet.

Des solutions flexibles et des économies

Aujourd’hui, AEP utilise Smartsheet pour capturer plus efficacement les données des équipes sur le terrain, améliorer la supervision de la sécurité et des opérations, accroître la visibilité des programmes et des initiatives pour les membres de l’équipe et la direction, et améliorer le sens des responsabilités dans toute une série de services. Les produits Smartsheet, notamment Control Center, DataMeshet WorkApps, fournissent des modèles cohérents, un meilleur flux d’informations et une gestion des tâches plus personnalisée.

Une solution importante pour AEP est liée aux dommages matériels extérieurs (DOP). Lorsqu’un accident de la circulation endommage un poteau électrique, AEP se rapproche de ses assureurs pour obtenir le remboursement des coûts de réparation ou de remplacement. La documentation des dommages et l’établissement de la responsabilité commençaient autrefois par un formulaire papier, la « feuille bleue », mais il n’était pas toujours évident de savoir qui, au sein d’une équipe sur le terrain, était chargé d’obtenir les informations des intervenants d’urgence ou de gérer le processus. 

Désormais, un formulaire Smartsheet est utilisé pour recueillir les faits ainsi que les photos et les vidéos, avec des métadonnées indiquant l’heure et le lieu afin de garantir une compréhension précise de la scène de l’accident. La solution DOP a permis de réduire considérablement les refus de prise en charge par les assurances, ce qui a permis à AEP de récupérer davantage de coûts de réparation. Un pilote de la solution dans deux districts a permis d’économiser 40 000 dollars en deux mois, soit une moyenne de 10 000 dollars par mois et par district. Son extension à l’ensemble des districts d’AEP permettrait au fournisseur d’énergie d’économiser 4,8 millions de dollars par an.

Une autre solution économique de Smartsheet permet aux équipes d’ingénierie de la construction d’AEP de gérer et de hiérarchiser plus efficacement les projets. Outre les programmes de réparation et de construction imposés par les autorités de régulation des services publics de chaque État, les équipes répondent aux demandes de réparation et d’entretien des clients. Ces deux types de projets sont moins prioritaires que la résolution de pannes de courant inattendues, mais avant Smartsheet, il était difficile d’avoir une visibilité sur les tâches non urgentes encore importantes. Désormais, les tableaux de bord permettent aux équipes de suivre et de redéfinir les priorités afin de regrouper les tâches plus efficacement et de ne rien négliger. 

L’impact apparaît clairement dans le cas d’AEP Ohio, qui dessert 1,5 million de clients. L’organisation remplace les poteaux et d’autres équipements, raccorde au réseau les nouveaux clients et s’efforce de maintenir le service pour les clients existants. Ce travail nécessite des centaines de millions de dollars de budget d’investissement par an et des milliers d’employés. À cette échelle, organiser le travail des équipes de façon à être plus efficace peut faire une différence significative.

Les équipes sur le terrain ont implémenté plusieurs solutions Smartsheet qui les aident à résoudre les problèmes de communication et de partage des données lorsqu’elles sont éloignées des bureaux de l’entreprise. Les solutions optimisées pour les appareils mobiles aident les équipes de réparation à combler les trous dans leur emploi du temps en trouvant les demandes de service à proximité, sans avoir à parcourir des kilomètres jusqu’à un centre de service, puis à faire demi-tour et à retourner chez le client. Il est également plus facile de suivre les incidents de sécurité en remplissant un formulaire mobile et en joignant des photos au dossier ; au lieu d’être classées dans un tiroir, les données alimentent une feuille qui peut être analysée pour identifier les schémas nécessitant une éventuelle mise à niveau des équipements, des formations additionnelles ou de nouvelles campagnes de sensibilisation. 

AEP utilise également WorkApps de Smartsheet pour créer des espaces de travail individuels pour le personnel des centrales électriques, ce qui leur permet de saisir plus facilement les données des équipements répartis sur un territoire important. Dans une centrale, les personnes se déplacent d’un endroit à l’autre, montent et descendent des dizaines d’étages ou parcourent plus d’un kilomètre au sein de l’installation, et elles ne disposent pas toujours de moyens de connexion et de communication opérationnels. Lorsque celles-ci vérifient leurs instruments et effectuent des mesures, elles peuvent utiliser Smartsheet sur un appareil mobile pour saisir directement les données au lieu de les enregistrer sur papier puis de passer à un poste de travail pour les saisir dans le système. Cela signifie que leurs collègues n’ont pas besoin d’attendre la fin de la journée ou le lendemain pour obtenir des relevés actualisés.

Gagner du temps et améliorer la communication

Les tableaux de bord permettent aux dirigeants de voir en temps réel l’état d’avancement de divers projets et problèmes, au lieu d’attendre que les rapports soient classés ou qu’on les rappelle. La rapidité accrue de la prise de décision est l’un des principaux avantages de l’utilisation de Smartsheet. Les tableaux de bord permettent aux dirigeants de voir en temps réel l’état d’avancement de divers projets et problèmes, au lieu d’attendre que les rapports soient classés ou qu’on les rappelle. La capacité d’AEP à disposer de données plus récentes leur permet de rectifier le tir plus tôt si cela s’avère nécessaire, ce qui a eu un impact réel sur l’ensemble de l’entreprise.

Les équipes de marketing d’AEP utilisent Smartsheet pour améliorer l’éducation des consommateurs. Les tableaux de bord offrent un emplacement central pour examiner et modifier le contenu, ainsi que pour planifier et suivre la communication sur différents canaux, notamment les imprimés, les e-mails et les réseaux sociaux. Les équipes de marketing peuvent travailler plus facilement avec les fournisseurs externes afin de s’assurer que les bons messages sont envoyés aux bons destinataires, sans problèmes de version et sans devoir répéter les mêmes tâches. 

L’une des principales priorités d’AEP est la consolidation des applications, et dans ce domaine Smartsheet joue un rôle clé. Certains projets ont été convertis en solutions Smartsheet plus simples ; dans d’autres cas, Smartsheet sert d’outil permettant de gérer plus efficacement le suivi et l’exécution des autres outils. L’objectif ultime est de permettre aux utilisateurs sur le terrain de minimiser les sources de distraction.

En rendant la saisie et l’accès aux données plus efficaces, le personnel de ligne et d’ingénierie peut se concentrer sur ses domaines d’expertise, sans perdre de temps à saisir des données. Les outils qui permettent aux techniciens sur le terrain de rester concentrés sur leurs tâches contribuent à protéger leur sécurité. 

Une plateforme de collaboration au-delà d’AEP

Par nature, le secteur de l’électricité n’est pas concurrentiel. Par l’intermédiaire de consortiums industriels tels que Electric Power Research Institute (EPRI) et Edison Electric Institute (EEI), les fournisseurs d’énergie partagent régulièrement les meilleures pratiques et ressources pour améliorer l’efficacité, le service à la clientèle et la sécurité avec d’autres entreprises du secteur privé tels que Florida Power and Light, Southern Company ou Con Edison. La plateforme Smartsheet permet à AEP de favoriser plus facilement la collaboration entre pairs du secteur. 

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.