Smartsheet permet aux équipes du REACH de l’Université Deakin de rester connectées afin de favoriser l’innovation dans le domaine des énergies propres et du recyclage

En 2021, le gouvernement australien a accordé à l’Université Deakin une subvention pour la création du Recycling and Clean Energy Commercialisation Hub (REACH, Centre de commercialisation des énergies propres et du recyclage) dans le cadre du programme des universités Trailblazer. Ce programme vise à favoriser la collaboration entre les acteurs industriels et les universités afin d’accélérer l’innovation à grande échelle dans le but de renforcer la capacité de production du pays. En tant que centre d’innovation, le REACH de Deakin constitue le plus grand écosystème d’Australie pour la recherche avancée dans le domaine du recyclage et des énergies propres.

Le REACH rassemble plus de 15 partenaires issus de l’industrie, du gouvernement et de l’éducation, avec plus de 20 projets en cours d’exécution en parallèle, dont beaucoup comportent plusieurs axes de recherche. Le centre a bénéficié de 50 millions de dollars de financement de la part du gouvernement australien, pour un investissement total qui atteint 380 millions de dollars australiens.

Outils disparates, collaborateurs cloisonnés

Lorsque le programme a vu le jour, l’équipe a voulu mettre en place une plateforme capable de regrouper les projets en un seul système. « Les chercheurs de l’université utilisaient des méthodes et des outils distincts. Chacun faisait ce qui fonctionnait pour lui », explique Matthew Constable, directeur du pôle dédié à l’engagement du secteur industriel du REACH. Disposer d’une plateforme consolidée devait permettre non seulement de réunir les équipes interservices, mais aussi de simplifier la création de rapports destinés au gouvernement et de donner aux partenaires un accès sécurisé aux données des projets.

Pendant six mois, le REACH a collaboré avec une équipe de Smartsheet pour concevoir une solution complète et sur mesure. Tout a commencé par un atelier de découverte pour clarifier les besoins du REACH, définir les workflows et répondre à toutes les questions des collaborateurs du centre. 

« L’équipe de Smartsheet donnait presque l’impression d’être une extension de notre organisation. Elle a été d’un soutien incroyable : aucune demande n’était trop complexe.  Elle s’est engagée à livrer le produit dont nous avions besoin tout en nous guidant sur les questions budgétaires, en nous proposant des moyens de nous adapter aux contraintes et en nous suggérant différentes options », explique Padraig Stapleton, responsable principal de la gouvernance du REACH.

Une plateforme unifiée

Aujourd’hui, Smartsheet est au cœur de la stratégie du REACH de l’Université Deakin : toutes les actions, les mises à jour et les plans de projets sont rassemblés au sein de la même plateforme. Celle-ci s’intègre aux systèmes internes de budgétisation, de planification des projets, de création de rapports, de gestion des risques et des problèmes, ainsi qu’aux canaux de communication internes. La plateforme regroupe les données des projets au sein de grands domaines thématiques, tels que l’énergie, l’hydrogène, le recyclage et l’économie circulaire. Elle permet également la création de rapports au niveau des portefeuilles de projets et le suivi des indicateurs clés de performance (ICP). Par ailleurs, le calcul des retours sur investissement (ROI) est intégré à chaque projet. L’équipe utilise Data Shuttle pour rationaliser l’agrégation des données et la création de rapports, et Control Center pour établir des plans de gestion de projets.

Control Center permet également à l’équipe du REACH de Deakin de configurer facilement des groupes avec différents niveaux d’accès aux feuilles. Par exemple, les partenaires disposent des droits d’accès et de modification uniquement pour les données et les projets qui les concernent. Ils peuvent également tirer parti d’outils spécifiques, comme les diagrammes de Gantt. « Les fonctionnalités de Smartsheet qui permettent de gérer en toute sécurité les droits d’accès ont joué un rôle essentiel. Elles ont permis renforcer la confiance des partenaires, dont les données financières et les détails des projets exigent une stricte confidentialité », explique Padraig Stapleton. Par ailleurs, le conseil d’administration est tenu au courant des risques, des problèmes ou des décisions liés à l’ensemble des projets grâce à des notifications automatisées.

Une transparence totale

Le plus grand avantage qu’offre Smartsheet est une visibilité à 360 degrés pour toutes les personnes impliquées, de la direction aux chercheurs en passant par les partenaires. « Nos tableaux de bord offrent une vue d’ensemble claire du programme, permettant à notre conseil d’administration et à notre équipe de direction d’en suivre l’avancement en un coup d’œil, grâce à un unique système de référence », explique Padraig Stapleton. « Ils leur permettent également d’obtenir des informations plus détaillées lorsque cela s’avère nécessaire, ce qui les aide à prendre des décisions éclairées. »

Auparavant, les chercheurs devaient travailler avec l’équipe financière de Deakin pour obtenir les informations budgétaires. Désormais, ils peuvent accéder de manière indépendante à leurs budgets, leurs tâches et leurs plans de projet. De plus, ils ont la possibilité d’ajuster facilement la façon dont les données sont présentées, ce qui change complètement la donne. 

« Lorsque nous utilisions de simples feuilles de calcul, nous devions créer un nouveau fichier chaque fois que nous voulions présenter les données différemment. Grâce à Smartsheet, les données se trouvent toutes au même endroit et nous pouvons les afficher sous forme de graphiques, de tableaux ou de diagrammes circulaires, selon le format qui nous semble le plus compréhensible ou le plus facile à assimiler », explique Jeremy Carlton, administrateur système des programmes du REACH.

Avec toutes les informations réunies au même endroit, les collaborateurs du REACH travaillent plus facilement avec les équipes interservices. « Smartsheet a permis de connecter les membres des équipes. Au lieu de jongler entre les messages, les e-mails et les conférences téléphoniques, tout le monde travaille au sein d’un seul système automatisé », explique Padraig Stapleton. Smartsheet permet également au REACH de communiquer de manière efficace et confidentielle ses progrès et avancements aux parties prenantes externes, afin de renforcer leur confiance. « Les partenaires industriels ont souvent l’impression d’investir de l’argent dans des projets de recherche, sans pour autant bénéficier d’une visibilité sur les livrables qui leur permettrait de s’assurer que ceux-ci répondent aux besoins de leur entreprise. Smartsheet résout ce problème en rendant chaque projet et ses résultats totalement transparents », explique Matthew Constable.

Cette visibilité accrue a également permis de gagner en efficacité dans la production de rapports fiables à destination des pouvoirs publics. « La plateforme facilite la collecte de données et la génération de rapports de manière rapide et fiable. Ceci est déterminant lorsque nous faisons l’objet d’audits ou devons rendre des comptes aux pouvoirs publics », explique Jeremy Carlton. Le système identifie automatiquement les paiements des partenaires en fonction des jalons, débloque des fonds lorsque les objectifs sont remplis et signale les problèmes si ceux-ci n’ont pas été atteints.

Le REACH a mis en place le système idéal qui l’aide à concevoir des chaînes d’approvisionnement plus écoresponsables et à promouvoir une économie circulaire durable.