Bioforum apporte efficacité, visibilité et confiance à la recherche de données médicales.

En 2008, Bioforum crée Data Masters, un organisme de recherche clinique (Clinical Research Organisation, CRO) innovant et orienté vers les données, qui se concentre sur la collecte, la normalisation et la communication efficaces des données des essais cliniques. Depuis lors, elle a soutenu plus de 400 essais cliniques dans plus de 100 organismes, des startups aux entreprises pharmaceutiques mondiales. L’équipe interdisciplinaire de l’entreprise propose des solutions sur mesure, notamment en matière de conseil, de gestion des données, de biostatistique, de programmation statistique et de rédaction médicale. 

L’équipe gère quotidiennement une variété de projets, de calendriers et de parties prenantes externes. Des tâches comme la gestion manuelle du budget et des ressources prennent beaucoup de temps au détriment des activités principales. Bioforum avait besoin d’une solution de gestion de projet pour apporter plus d’efficacité à ses processus. « Nous avions besoin d’une plateforme qui puisse être partagée avec des équipes externes, quelque chose qui puisse nous aider à gérer les calendriers globaux d’un projet et faciliter un peu la vie de notre équipe au quotidien », se souvient Adri Erasmus, directrice de l’équipe de gestion de projets et d’opérations chez Bioforum.

Préparer le terrain

Considérant Smartsheet comme un outil de gestion de projet avant tout, l’équipe a mis du temps à explorer tout le potentiel de la solution. « Nous ne connaissions pas toutes les fonctionnalités que Smartsheet avait à offrir », explique Adri Erasmus. « Nous avons commencé à observer ce que faisaient certaines des autres entreprises et nous avons commencé à explorer non seulement la gestion de projet, mais aussi la gestion opérationnelle de notre service de gestion des données. Et tout un univers s’est ouvert à nous. »

Bioforum a fait appel aux services de Rocket Business Solutions, un spécialiste en conseil concernant Smartsheet et le flux de travail numérique, dont Werner Wasserman est le principal consultant en solutions. Grâce à une méthodologie unique axée sur la structure et l’intégrité des données, Rocket Business Solutions aide les entreprises à maîtriser les processus difficiles avec facilité et en toute autonomie. Avec plus de dix ans d’expérience dans la mise en œuvre de Smartsheet, une certification professionnelle et deux logiciels créés en interne (Mission Control et Rocket Dashboards), Rocket Business Solutions peut structurer et restructurer des projets nouveaux et anciens avec facilité, en proposant des solutions de qualité à une fraction du coût.

Ensemble, ils ont donc défini tous les types d’ensembles de données dont Bioforum aurait besoin dans le cadre de ses activités et ont défini des blocs de construction pour tous les projets. Ils ont également commencé à déployer Smartsheet au sein de toutes les équipes. Rocket Business Solutions a considérablement accéléré la mise en œuvre de la solution, a responsabilisé les utilisateurs de Bioforum et a contribué à maximiser l’adoption de la solution grâce à une approche collaborative, souple et centrée sur l’utilisateur. « Leur approche structurée nous a permis d’établir l’évolutivité et d’améliorer l’expérience de l’utilisateur final », explique Adri Erasmus. 

« Je me suis rendu compte que l’un des plus grands défis pour Bioforum était de s’assurer que chacun consacrait le temps nécessaire à chaque projet en fonction du budget », affirme Werner Wasserman. Erasmus s’en souvient : « Nous avions cette énorme feuille Excel que je devais mettre à jour manuellement. Il nous fallait environ trois semaines pour tout insérer et une autre semaine pour tout réviser. » Pour alléger cette charge de travail, l’équipe a mis en place une intégration API et a commencé à extraire des données dans Smartsheet en temps réel. Il n’était donc plus nécessaire de vérifier manuellement les divergences en matière d’attribution de ressources aux projets. « Maintenant, il me suffit d’une heure de discussion pour tout aplanir », déclare Adri Erasmus. 

Recueillir et présenter les données en toute simplicité

Avec la mise en place de Smartsheet, la collecte de toutes les données et de tous les commentaires pertinents, sans doublon, sans erreurs et sans bruit, est devenue un jeu d’enfant. « Nous avons réalisé une enquête au sein de Smartsheet permettant aux employés de se transmettre leurs commentaires entre eux », explique Johan Vermeulen, directeur de l’équipe des sciences des données cliniques chez Bioforum. Il ajoute : « Non seulement Smartsheet a réduit l’effort manuel, mais il a également créé un environnement de travail plus intelligent. Il nous permet de prendre de meilleures décisions commerciales. » Erasmus approuve : « Smartsheet offre une visibilité à 360 degrés. La solution permet de suivre les problèmes, de gérer la qualité et de simplifier l’attribution des ressources. Elle est devenue un outil dont nous ne pouvons plus nous passer. »

Une autre activité essentielle pour Bioforum, mentionnée par Werner Wasserman, est la présentation de rapports aux parties prenantes externes. Comme l’explique Adri Erasmus, « un grand nombre de nos sponsors utilisaient déjà Smartsheet, et ils apprécient la facilité d’accès et la convivialité de l’outil. La solution a été très bien adoptée, même par les équipes externes. Je peux donner accès à une feuille avec des calendriers et la mettre à jour pendant la réunion et la faire interagir avec d’autres feuilles. Ces fonctionnalités facilitent grandement la vie d’un chef de projet. »

Plus d’efficacité, d’intégrité et de visibilité

Smartsheet rendant superflues les tâches manuelles, les équipes de Bioforum ont pu collaborer plus harmonieusement et gagner du temps. « Maintenant que tout le monde a accès aux feuilles pertinentes, aux métriques, au compte rendu et à l’ordre du jour des réunions, nous avons vraiment amélioré notre efficacité », explique Adri Erasmus. « Nous économisons probablement 40 à 60 % de notre temps. Nos employés sont donc plus disponibles pour accomplir des tâches significatives. Une de nos employées avait auparavant du mal à gérer trois essais cliniques, maintenant elle en gère sept. »

Bioforum a également pu faire disparaître le risque d’erreur humaine. « Nous n’avons plus de doublons, car environ 90 % de nos données alimentent automatiquement la base de données », déclare-t-elle. « Notre confiance dans l’exactitude de nos données sur le plan opérationnel s’est améliorée de 80 %. »

La centralisation et la précision ont également renforcé la visibilité, permettant à Bioforum de prendre des décisions mieux informées en matière de recrutement et autres. « Désormais, l’équipe de direction peut consulter tout ce qui se passe au niveau d’une étude ou d’un employé, ou encore afficher le détail par mois. Par exemple, nous pouvons maintenant facilement démontrer que nous travaillons à pleine capacité. Auparavant, la direction n’avait pas ce niveau de visibilité », explique Adri Erasmus.

Évolution et innovation permanentes

L’un des objectifs de l’entreprise est de créer un référentiel de formation documentaire, permettant aux employés d’accéder à la documentation et d’indiquer qu’ils l’ont lue avant d’être attribués à un projet. Cette démarche a pour but d’aider Bioforum à se conformer aux exigences réglementaires.

Bioforum explore actuellement d’autres fonctionnalités de Smartsheet, notamment les tableaux de bord au niveau des projets et les évaluations de performance automatisées.  « Par chance, l’évolution fait partie de l’ADN de notre secteur. Jusqu’à présent, nous nous sommes adaptés facilement, et nous continuerons à le faire », conclut Johan Vermeulen.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.