Electromek augmente la transparence des projets, améliore les communications avec les clients et permet d’économiser des milliers d’heures par an avec Smartsheet

Fondée en 1976, Electromek Diagnostic Systems fournit des équipements d’imagerie de radiologie et de cardiologie, des logiciels de visualisation et des services informatiques aux clients du secteur de la santé. La société, spécialisée dans les équipements d’imagerie médicale de pointe tels que les appareils à rayons X et solutions PACS (picture archiving and communication system, système de communication et d’archivage des images), revend et entretient des équipements pour ses clients.

Chaque jour, Electromek s’appuie sur les logiciels Smartsheet pour gérer les projets, les processus de gestion de la qualité, les communications internes, les opportunités de vente et les calendriers des collaborateurs. « Smartsheet est mon outil de prédilection pour la gestion de projets », affirme Rebekah Schreader, directrice de la gestion de la qualité et chef de projets informatique senior. « Il me permet de gérer tous nos projets de manière centralisée et d’envoyer automatiquement ces informations à tous ceux qui en ont besoin. Ainsi, nous savons exactement quels projets sont dans le pipeline, qui travaille sur quel projet et quel est le degré d’avancement des processus ». 

Auparavant, Rebekah Schreader et les autres collaborateurs d’Electromek utilisaient des feuilles de calcul, des e-mails et d’autres processus manuels pour tenir les calendriers de projets à jour pour les ingénieurs de service et collaborateurs des services informatiques de la société. « Pour établir des calendriers, j’étais obligée de trier des dizaines d’e-mails pour rechercher sur quel site un employé devait se trouver cette semaine-là », affirme Rebekah Schreader. « En outre, nous n’avions pas de répertoire partagé pour les informations de projet ou de clients. Tout était cloisonné et décentralisé et j’étais obligée d’attendre qu’un employé d’une autre division me recontacte pour me donner les informations d’un projet. Rien n’était rationalisé ». En l’absence d’une solution décentralisée, Electromek se posait des questions sur sa capacité à se conformer aux normes de certification de l’International Organization for Standardization (ISO). « Dans le cadre de la certification, il est essentiel d’avoir un bon système de gestion de la qualité, ce qui suppose de traiter un grand nombre de documents et de formulaires », estime Rebekah Schreader. « Nous avons besoin d’héberger tous ces documents au même endroit et de permettre à nos ingénieurs d’y accéder facilement ».

S’appuyer sur Smartsheet pour suivre des centaines de projets et programmes

Rebekah Schreader a entendu parler de Smartsheet pour la première fois dans ses fonctions au sein d’une autre société.

« J’ai utilisé Smartsheet pour partager les informations de projets et la solution m’a immédiatement impressionnée », affirme-t-elle. « Une fois que je l’ai essayée, je me suis rendu compte qu’elle était très facile à utiliser pour créer des projets et des plans et qu’elle était beaucoup plus conviviale que les autres outils que j’avais utilisés auparavant ».

Actuellement, Electromek gère tous les projets existants et à venir au sein de Smartsheet. Smartsheet contient des rapports, formulaires, coordonnées des clients et plannings de projets pour chacun des déploiements ou demandes de services PACS ou rayons X de la société. Les automatisations Smartsheet permettent d’envoyer des notifications automatiques à chaque membre d’une équipe de projet lorsque des mises à jour ou modifications sont effectuées dans Smartsheet. Depuis qu’elle a commencé à suivre ses projets dans Smartsheet, la société a créé 262 projets pour les implémentations et services PACS et rayons X.

Electromek intègre également Smartsheet avec Microsoft Teams. Un employé peut cliquer sur un onglet dans Teams et lancer un projet Smartsheet pour chaque nouveau projet. Des mises à jour de projet sont automatiquement envoyées à Teams lorsque des modifications sont effectuées dans Smartsheet. En outre, la société utilise Smartsheet pour suivre les problèmes informatiques. « Si quelqu’un a des questions ou problèmes, il peut soumettre sa demande directement à Smartsheet et à Teams », indique Rebekah Schreader. « Cela permet de rationaliser le processus informatique global ».

Electromek utilise Smartsheet pour suivre et mettre à jour tous les programmes et demandes de congés des collaborateurs. « Nos ingénieurs de services peuvent consulter leur calendrier mis à jour dans Smartsheet et recevoir des notifications automatiques par e-mail sur les congés des membres de leur équipe », souligne Rebekah Schreader. L’équipe des ventes Electromek gère ses clients et suit les nouvelles opportunités au sein d’un outil de gestion des relations clients interne (CRM) intégré avec Smartsheet. En outre, Electromek enregistre toutes les nouvelles demandes de services sur les équipements dans Smartsheet.

La société utilise également un tableau de bord Smartsheet pour consulter rapidement le statut et le planning des projets ainsi que pour demander et gérer l’utilisation des véhicules de service. Un autre tableau de bord fournit des informations à jour sur les documents procéduraux et statuts d’approbation des formulaires de gestion de la qualité. Electromek tient également un tableau de bord Smartsheet qui permet aux clients d’accéder directement à des listes de contacts et à des plans de projet.

Electromek a également commencé à utiliser l’application mobile Smartsheet pour vérifier les calendriers des collaborateurs et informations de projet. Les ingénieurs de services peuvent utiliser l’application pour récapituler leurs visites sur les sites des clients.

Transparence accrue sur les projets et amélioration des communications avec les clients 

En utilisant Smartsheet pour la gestion centralisée, Electromek peut consulter plus facilement les calendriers et le statut de tous les projets.

« Smartsheet nous a permis de nous débarrasser des processus décentralisés au profit d’une solution de communication totalement rationalisée », affirme Rebekah Schreader. « Nous bénéficions d’une grande visibilité sur chaque projet. Au lieu de consulter des dizaines de pages de commentaires pour retrouver un détail sur un projet, je n'ai plus qu’à regarder un tableau de bord Smartsheet pour me tenir au courant des points principaux et vérifier que tout est à jour ». 

En bénéficiant d’une transparence accrue sur les projets, Electromek peut voir clairement quels projets ne sont plus sur la bonne voie et les chefs de projet et clients peuvent s’assurer que les délais impartis sont respectés.

« Nos communications avec les clients se sont beaucoup améliorées grâce aux données en temps réel concernant les plannings, qu’ils peuvent consulter également », indique Rebekah Schreader. « Globalement, cela nous aide à améliorer le service client ».

Par exemple, Electromek anticipe plus facilement les problèmes concernant l’avancement des projets et remet plus rapidement les projets bloqués sur les rails. « C’est particulièrement important dans le secteur de la santé car les patients peuvent pâtir des retards enregistrés dans les projets », fait remarquer Rebekah Schreader. « En faisant preuve de transparence et en mettant les informations à la disposition de nos clients, nous pouvons gérer leurs attentes et les rassurer sur l’avancement des projets ».

Un temps de configuration des nouveaux projets réduit de 30 heures à 30 minutes 

En tirant parti des fonctionnalités d’automatisation et de tableau de bord de Smartsheet, Electromek peut créer de nouveaux projets beaucoup plus facilement et rapidement qu’auparavant. « Je passais facilement jusqu’à 30 heures par semaine à configurer un nouveau projet car j’étais obligée d’utiliser des outils de gestion de projets et feuilles de calcul différents pour regrouper les informations, de lire de nombreux e-mails et commentaires et d’inspecter les calendriers des ingénieurs de services pour déterminer qui serait disponible », explique Rebekah Schreader. « À présent, Smartsheet me permet de configurer un projet en 30 minutes et de le préparer au lancement ». En 2022, Rebekah a créé 146 nouveaux projets dans Smartsheet, ce qui représente plus de 4 000 heures économisées par an.

En gagnant du temps lors de la création de projets, elle peut se consacrer davantage à l’amélioration de la qualité.

« L’année dernière, j’ai créé plus de 350 documents de certification pour nos ingénieurs », a-t-elle affirmé. « Je n’aurais jamais pu le faire sans les économies de temps réalisées grâce à Smartsheet ».

Electromek prévoit d’élaborer un tableau de bord Smartsheet pour les ingénieurs de services qui remplacera le tableau noir utilisé pour programmer des rendez-vous et des projets. « Smartsheet nous offre une flexibilité importante et nous sommes impatients de continuer à nous développer avec cet outil », affirme Rebekah Schreader. « C’est bien simple : Smartsheet nous simplifie la vie ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.