Konoike Transport adopte la stratégie « Cloud First » avec Smartsheet et réussit à migrer un système de gestion de grande envergure

Konoike Transport Co., Ltd. (« Konoike Transport ») fournit des services de logistique et de sous-traitance dans divers domaines, allant des métaux aux produits alimentaires, en passant par la mode et la déco, le secteur médical et même les aéroports. Elle affiche un chiffre d’affaires annuel total de 311,8 milliards de yens (exercice clos en mars 2023). Avec plus de 200 sites en activité au Japon et à l’étranger, l’entreprise joue un rôle majeur dans l’économie mondiale. Elle est aujourd’hui largement reconnue comme étant un groupe de professionnels qui continue à relever les défis sociétaux et d’innovation. 

L’entreprise a commencé à travailler sur la transformation numérique (DX) en 2018. La division de promotion des TIC a été créée à la suite du recrutement d’un talent externe en tant que nouveau chef de service informatique. Celle-ci a alors adopté la stratégie « cloud first », avec pour objectif d’améliorer la productivité en migrant le système opérationnel vers le cloud. Smartsheet a été l’outil choisi dans le cadre de cette stratégie. Masaya Sato, qui a rejoint la société en 2018 au moment où ont débuté les réformes opérationnelles, s’est fortement impliqué en tant que responsable de la division de la transformation numérique et du bureau de facilitation des TIC. Il nous décrit dans quel contexte Smartsheet a été adoptée :

« Plusieurs projets ont été lancés pour faciliter les réformes, mais les employés créaient des structures WBS et des diagrammes de Gantt à l’aide d’Excel, toutes les communications se faisant par e-mail. Les différentes versions des fichiers étaient également gérées sur ces outils. Cette méthode présentait plusieurs problèmes, notamment une quantité démesurée de fichiers, et ne permettait pas de voir facilement l’avancement global des projets. Il était également difficile de partager de nouvelles informations avec fluidité. Avec Smartsheet, les informations peuvent être visualisées et partagées en ligne, et les projets sont gérés plus efficacement. J’utilisais également Smartsheet sur mon ancien lieu de travail et je connaissais sa maniabilité et ses fonctionnalités. J’ai donc décidé de l’adopter et ai encouragé les membres des équipes TIC à l’utiliser. La raison principale pour laquelle nous avons choisi Smartsheet, c’est son efficacité. Nous n’avions même pas besoin de le comparer à d’autres produits. »

Migration du système de gestion d’environ 60 sites vers un cloud en 4 mois

La pleine utilisation de Smartsheet a commencé avec le projet de migration du système de gestion des entrepôts (WMS). L’entreprise utilisait jusqu’alors un système de gestion d’entrepôt local dans environ 60 sites, mais a décidé de migrer ce système vers AWS. Smartsheet a joué un rôle important dans ce processus.

« Le projet de migration a été réparti sur neuf équipes et de nombreux employés y ont participé. Comme chaque site avait ses propres caractéristiques, le projet était géré par des collaborateurs qui connaissaient bien leur lieu de travail. Mais pour réussir la migration vers le cloud, les informations devaient également être partagées de manière horizontale. Il était donc essentiel que l’ensemble de l’équipe comprenne les statuts à jour, les progrès et les futurs plans. À cet égard, Smartsheet a joué un rôle important, car elle nous a permis de visualiser toutes les informations. Lors de la migration du système, 200 feuilles au total ont été regroupées dans Smartsheet. Les collaborateurs impliqués dans le projet n’ont pu qu’admettre l’utilité de Smartsheet. »

Non seulement la migration du système devait respecter un délai de quatre mois, mais elle ne pouvait se faire que les nuits non travaillées, lorsque les entrepôts n’étaient pas en service.

« Comme le service logistique constitue notre activité principale, nous ne pouvions absolument pas interrompre nos opérations quotidiennes. Le moindre arrêt de nos services affecterait tous les secteurs de la société et même le grand public, causant d’autres perturbations. Pour un projet qui durerait normalement plus d’un an, respecter le délai de quatre mois était également un défi. Il ne serait pas exagéré de dire que nous avons pu surmonter ces deux obstacles et mener à bien le projet de migration de notre système de grande envergure grâce à une gestion précise rendue possible par Smartsheet. »

Le meilleur outil pour faciliter la DX et changer la façon de penser au sein de l’entreprise

Outre la visualisation et le partage d’informations, Masaya Sato explique que Smartsheet a pour spécificité de disposer de nombreux modèles pratiques en ligne. Ceux-ci permettent de débuter immédiatement la gestion de projet en insérant automatiquement des données telles que la date, en utilisant des fonctions de formulaire capables de regrouper des questions, des réponses ou des informations, et en facilitant la liaison avec des outils externes tels que Slack. Il a également affirmé que, au cours du processus concret de réforme, il avait constaté encore d’autres avantages de Smartsheet.

« Il existe d’autres outils de gestion de projet, mais un bon nombre d’employés connaissaient uniquement Excel. Certains n’avaient même jamais entendu parler de gestion de projet. Un outil a beau avoir de nombreuses fonctionnalités, s’il est difficile à utiliser, il pourrait dans notre cas causer une certaine confusion au sein de l’entreprise. De ce point de vue, la solution Smartsheet est similaire à Excel, mais offre bien plus. Elle est beaucoup plus facile à utiliser et peut accomplir beaucoup plus de choses. Même les employés qui ne sont pas férus de technologie peuvent la manier sans problème. C’est pourquoi je pense que c’est le meilleur outil pour la phase de transition vers la DX. »

« Ce que je peux dire avec certitude, ayant moi-même été impliqué, c’est que cela a entraîné un esprit de réforme au sein de l’entreprise. Par exemple, lorsque nous avons défini les directives “cloud first”, certains employés ont compris la stratégie et le discours, mais pas l’implication réelle et comment nous allions avancer. Cependant, grâce à l’utilisation de Smartsheet pour exécuter cet important projet, de nombreux travailleurs ont compris la nature de la DX et l’organisation dans son ensemble a alors accueilli les réformes opérationnelles de manière plus positive. Dans ce sens, je pense que l’adoption de Smartsheet a également permis d’obtenir d’énormes résultats. »

Actuellement, la division TIC compte 30 employés. Alors qu’elle poursuit son travail de DX, la société tente de trouver de nouvelles idées pour mieux exploiter Smartsheet. Pour conclure, Masaya Sato évoque ses ambitions pour l’avenir :    

« Smartsheet a été la solution adoptée lors de la première période de la stratégie “cloud first” et je pense qu’elle a permis d’obtenir un grand nombre de bons résultats, compte tenu de la visualisation et du partage en temps réel de toutes sortes de données. Elle a également joué un rôle important dans l’amélioration de la productivité. Smartsheet devrait être davantage utilisé dans de nombreux domaines et je la recommande fortement à d’autres divisions internes et d’autres services opérationnels. »