Comment McGraw Hill a évolué pour enseigner aux étudiants là où ils apprennent

Découvrez comment l’équipe chargée des symposiums de McGraw Hill gère des dizaines de processus et prend les décisions grâce à des données précises recueillies par la plateforme Smartsheet.

Industrie

  • Éducation

Taille de l'organisation

  • Grande (de 1 000 à 9 999 employés)

Région

  • Amérique du Nord

Cas d’utilisation

  • Améliorer l’expérience client
  • Gestion des événements
  • Factures et facturation

Regardez comment McGraw Hill a évolué pour enseigner aux élèves là où ils apprennent.

Les étudiants d’aujourd’hui ont grandi avec Internet et ils s’attendent à une formation numérique, avec des supports de cours, des devoirs et des tutoriels auxquels il est facile d’accéder à partir de n’importe quel appareil. L’éditeur McGraw Hill, leader dans le domaine des sciences de l’éducation, répond à ces attentes grâce à Connect™, une plateforme en ligne de gestion des devoirs et de l’apprentissage qui permet aux étudiants d’apprendre de manière plus efficace.

« L’entreprise McGraw Hill a 130 ans ; son modèle commercial d’édition était traditionnellement concentré sur les ressources imprimées, comme les manuels scolaires », explique Megan Gates, consultante en gestion d’événements à McGraw Hill. « Nous apprenons toutefois différemment. Nos méthodes d’enseignement ont changé, surtout à l’université. À l’heure actuelle, les étudiants arrivent avec plus d’outils et de technologies numériques, nous devons donc leur fournir les solutions et les services qui sont en accord avec leur façon d’apprendre. »

Connect™ propose des devoirs et des évaluations en ligne, des outils de notation automatisés, des livres électroniques et une technologie d’apprentissage adaptative qui crée des expériences d’apprentissage personnalisées pour les étudiants. M. Gates et son équipe organisent des symposiums pour promouvoir la plateforme et aider les formateurs qui ne sont pas des natifs du numérique à maîtriser la technologie. Ils rassemblent à la fois les nouveaux utilisateurs et les utilisateurs expérimentés de Connect™ pour des workshops pratiques, des groupes de discussion et des sessions de retour d’information sur les produits. Pour organiser efficacement 120 événements par an dans tous les États-Unis, M. Gates avait besoin d’un outil pour son équipe de quatre personnes. Smartsheet les aide à gérer tous les détails, des invitations aux réservations de voyage, en passant par le suivi des commentaires et des conversions des participants - même en déplacement.

« En tant qu’entreprise de sciences de l’éducation, nous devons utiliser les solutions qui nous permettent d’être à la pointe de la technologie », explique M. Gates. « Nous devons automatiser les processus pour être plus rapides et rester compétitifs sur le marché. »

« Une rapidité et une simplicité extraordinaires »

Les symposiums sur invitation de McGraw Hill permettent aux enseignants de discuter des défis auxquels ils sont confrontés et de partager des idées pour améliorer l’apprentissage des étudiants. Les participants ont également l’occasion de découvrir de nouvelles techniques et technologies d’enseignement, notamment l’apprentissage adaptatif et ludique. De nombreux événements sont adaptés à des disciplines académiques, comme les mathématiques, la communication ou la biologie, et procurent des ressources et des outils spécifiques à chaque matière que les enseignants peuvent immédiatement intégrer à leurs cours.

Smartsheet simplifie le processus d’organisation des symposiums, M. Gates et à son équipe peuvent ainsi gérer plus facilement des dizaines d’événements en cours à tout moment. Lorsque les participants s’inscrivent à un symposium sur une plateforme de gestion d’événements tierce, leurs informations sont importées dans une feuille associée à l’événement qui fournit des alertes automatiques en temps réel au fur et à mesure que les places de l’événement sont prises et quand les participants renvoient des projets ou des questionnaires avant le workshop. Le partenaire de l’équipe pour les déplacements, American Express, fournit des options pour les vols ou les trains dans une feuille partagée pour chaque symposium, M. Gates et son équipe peuvent ainsi choisir et approuver les réservations sans être inondés d’e-mails. Certains tableaux de bord montrent les performances par rapport au budget total et permettent de suivre les dépenses pour chaque événement.

Lors d’un symposium, M. Gates et son équipe peuvent accéder à la feuille de l’événement Smartsheet sur un appareil mobile au lieu de transporter de lourds classeurs imprimés pour suivre les horaires et la logistique, comme c’était le cas auparavant. Lors d’un récent événement, M. Gates était en train d’organiser le trajet au restaurant pour les participants lorsqu’elle s’est aperçue qu’un participant manquait à l’appel. Elle a pu l’appeler directement sur son mobile à partir de ses coordonnées auxquelles elle a pu accéder dans son application mobile Smartsheet pour confirmer qu’il ne souhaitait pas venir sans retarder le reste des participants ou oublier accidentellement quelqu’un.

« Quand vous vous occupez de 200 personnes, vous devez pouvoir accéder à leurs coordonnées en un clin d’œil », explique M. Gates. « Ce que j’adore dans Smartsheet, c’est que je peux ouvrir l’application et rechercher le nom, je le trouve quel que soit le nombre de feuilles que j’ai; même si j’en ai cent feuilles pour cent événements différents. La rapidité et la simplicité sont extraordinaires. »

Prendre de meilleures décisions

Lorsque M. Gates et son équipe ont examiné les solutions techniques pour la gestion des symposiums, elles savaient qu’elles avaient besoin des fonctionnalités d’un outil de gestion de projet et de la simplicité d’utilisation d’un tableur. Il était essentiel de mesurer les données ; L’équipe ne doit pas simplement pouvoir surveiller le budget, mais également évaluer les programmes sur la base de mesures quantifiables, comme l’avancement, le nombre de leads recueillis, le taux de conversion, etc.

« Seules les données nous permettent de prendre des décisions en connaissance de cause », explique M. Gates. « Elles nous racontent une histoire de différentes perspectives. Elles documentent nos budgets, nous informent du nombre d’événements que nous sommes capables d’organiser, du nombre d’enseignants que nous touchons, d’où ils se trouvent dans le parcours client et enfin du retour sur investissement. Il est donc extrêmement important de pouvoir extraire les données de nombreuses feuilles et de les intégrer à un graphique ou à un tableau de bord simples qui peuvent être utilisés par les ventes, les équipes produits, le service financier et nos managers. Smartsheet nous permet de prendre des décisions en meilleure connaissance de cause, en ce qui concerne non seulement le fonctionnement interne, mais également le développement de nos produits. »

Grâce à Smartsheet, l’équipe chargée des événements peut utiliser la classification rouge-orange-vert pour identifier les problèmes en un seul coup d’œil. Il est possible de ventiler les dépenses en plusieurs catégories et de les représenter graphiquement dans des tableaux de bord qui permettent aux managers de voir en un coup d’œil les performances actuelles et le retour sur investissement sans aucun calcul supplémentaire. Comme les informations sont stockées à un emplacement centralisé, les utilisateurs peuvent générer des rapports à jour qui indiquent le statut actuel afin de prendre des décisions en toute connaissance de cause sur la gestion des dépenses pour le reste de l’année et la planification des événements de l’année suivante.

« J’ai une meilleure vue d’ensemble sur la participation à nos différents événements, ce qui est très important, car je dispose de données à jour en permanence », déclare M. Gates. « Si ce n’est pas le cas, nous jetons tout simplement l’argent par les fenêtres. Je suis une meilleure responsable, car je peux voir le résultat financier chaque jour et fournir instantanément les informations au processus. »

Smartsheet permet à M. Gates et à son équipe de respecter les délais, le budget et de garantir la transparence totale vis-à-vis des décideurs de l’entreprise. Cette solution leur facilite également la vie lorsqu’elles se déplacent dans le pays.

« C’est une équipe qui voyage beaucoup ; Elle doit se sentir prête à participer à un événement », déclare M. Gates.« Smartsheet nous a vraiment aidés à nous organiser. Cette solution m’a également aidée à gérer les délais, à suivre les échéances et à respecter le budget. Elle me permet de conserver tout le monde sur la bonne voie, ce qui est synonyme de succès. »

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