Motul Asia Pacific ne laisse aucune place aux erreurs ou aux retards en amont d’un projet complexe

En 1853, alors que la révolution industrielle était en train de bouleverser le monde, Motul lançait sa première entreprise. Depuis lors, la société a été reconnue comme un spécialiste de premier plan dans la production et la distribution de lubrifiants et de fluides pour moteurs de haute technologie. Motul, dont le siège social se trouve à Aubervilliers, possède des succursales aux quatre coins du monde. 

Aucune marge d’erreur

L’une de ces succursales, Motul Asia Pacific, se préparait à un projet ambitieux. L’entreprise souhaitait changer de fournisseur de services d’entreposage pour le site de Singapour, un centre de consolidation où les marchandises sont importées du monde entier et distribuées aux clients. « Nous avions l’impression de ne pas obtenir ce dont nous avions besoin du fournisseur de services précédent », explique Sanjeev Wangoo, directeur de la fabrication et responsable de la chaîne d’approvisionnement chez Motul Asia Pacific. « Nous avions un délai très serré de trois mois pour coordonner une migration compliquée, qui impliquait beaucoup de planification, d’activités, de communication et de services. Par exemple, nous avons dû annoncer une zone d’exclusion aérienne pendant un certain temps et informer les clients qu’il n’y aurait pas de logistique de distribution pendant cette période. » 

Pendant la migration, Motul a également dû examiner de plus près et affiner les procédures opérationnelles normalisées (SOP) pour différents processus. « Nous voulions identifier les erreurs dans nos travaux précédents et améliorer nos flux de travail », poursuit S. Wangoo. « Je me suis rendu compte que nous devions être mieux équipés pour un projet d’une telle envergure. »

Préparer le terrain

Cela a incité Motul à rechercher une solution complète de gestion de projet. « À l’époque, nous utilisions d’autres outils tiers et nous avions du mal à gérer les droits d’accès », explique S. Wangoo. « Je cherchais une plateforme permettant à tout le monde de collaborer facilement, même sans licence. »

S. Wangoo a rapidement été invité à une session utilisateur sur Smartsheet.

« J’ai entendu des témoignages concernant l’utilisation de la plateforme par d’autres personnes, et je l’ai trouvée impressionnante et adaptée », explique S. Wangoo. « J’ai demandé à Smartsheet de venir présenter la solution avec mon équipe, et notre personnel l’a trouvée très intéressante. »

Motul a contacté Copernicus Consulting, une société de conseil en informatique, pour obtenir de l’aide concernant la mise en œuvre de la Plateforme Smartsheet pour la gestion moderne des portefeuilles et des projets. « Nous avons mis en place différents flux, chacun œuvrant sur un aspect différent du projet comme le service client, les finances, le produit, les ventes, la logistique et la chaîne d’approvisionnement », explique S. Wangoo. « Nos flux suivent chaque tâche, chaque échéance, chaque risque, chaque détail et chaque activité afin de réduire le risque de voir un élément passer entre les mailles du filet. Notre personnel utilise des outils d’automatisation, des rappels et des déclencheurs pour faciliter l’exécution, tandis que nous utilisons des tableaux de bord pour suivre leur progression. »

Une énergie synchronisée

En jouant cartes sur table, Motul a acquis la visibilité nécessaire à une migration fluide vers un nouveau fournisseur de services. « Une fois que nous aurons identifié ce qui doit être fait et en quoi ces tâches sont interdépendantes, tout se déroulera sans accroc », révèle S. Wangoo.

« Au lieu de spéculer sur les problèmes éventuels, nous pouvons immédiatement repérer les retards ou les problèmes, ce qui est crucial lorsque nous travaillons dans des délais aussi serrés. J’ai l’impression que toute l’équipe contrôle et maîtrise la situation, et mesure ses progrès chaque semaine. Nous avons maintenant planifié chaque aspect du projet et avons déjà commencé notre migration. »

En disposant d’un moyen plus efficace de communiquer des informations avec Smartsheet, les employés sont en mesure d’économiser un temps considérable, ce qui leur permet de se consacrer à leurs activités principales. « Nos chefs de projet peuvent réduire le temps consacré aux tâches manuelles, comme la compilation de données et de rapports. Il leur suffit simplement d’afficher un tableau de bord avec des mises à jour en temps réel », remarque S. Wangoo. « Ils n’ont plus besoin d’envoyer des e-mails ou des feuilles pour alerter leurs collègues des échéances imminentes. Ils peuvent au contraire se concentrer sur des tâches liées à l’entreprise, comme la réécriture des SOP. Smartsheet a vraiment aidé notre équipe à se coordonner et à collaborer de manière plus efficace. »

Perfectionner d’autres flux de travail

Témoin de l’utilité de Smartsheet pour rationaliser un flux de travail complexe, Motul a décidé d’essayer la solution sur son processus d’enregistrement de nouveaux produits (NPR). « Lorsque nous présentons un nouveau produit, il passe par diverses étapes de validation, des ventes à l’équipe de direction », explique S. Wangoo. « Auparavant, nous utilisions d’innombrables logiciels tiers et e-mails, et il était difficile de mettre à disposition toutes les informations nécessaires. J’ai demandé à mon équipe de travailler avec Copernicus afin de mettre au point une solution dans Smartsheet. » Motul est sur le point de finaliser cet outil, ce qui lui donnera une visibilité de bout en bout sur chaque produit, et a déjà commencé à mettre au point une solution de gestion des stocks basée sur Smartsheet. 

La clé d’une adoption réussie

Aujourd’hui, l’équipe de Motul à Singapour est entièrement familiarisée avec ces solutions. « Le succès d’un outil dépend de l’efficacité avec laquelle vous communiquez ses avantages et ses fonctionnalités aux employés », explique S. Wangoo.

« Nos chefs d’équipe ont organisé des sessions pour les membres de leur équipe et, jusqu’à présent, tout le monde a utilisé Smartsheet efficacement. Tout le monde s’y est habitué facilement, même notre cheffe de projet qui n’avait pas eu énormément de temps pour se familiariser avec Smartsheet. Malgré cela, elle a trouvé qu’il était très facile de lancer le projet. »

De plus, l’équipe informatique envisage d’utiliser Smartsheet dans son service, après en avoir constaté les avantages.

Forte d’une adoption réussie dans le bureau de Singapour, la société Motul cherche à transmettre ses connaissances aux quatre coins du monde. « Nous prévoyons d’étendre Smartsheet aux équipes basées dans les autres pays », conclut S. Wangoo. « Grâce à un cas d’utilisation aussi réussi, je pense que d’autres seront facilement convaincus de suivre notre exemple. »