Avec Smartsheet, Rehlko offre une plus grande transparence aux clients grâce à des informations sur les projets en temps réel.

Rehlko est un leader mondial de la résilience énergétique, fournissant des solutions innovantes dans les domaines de la production d’électricité, du stockage d’énergie et des technologies renouvelables. Anciennement Kohler Energy, Rehlko a été lancée en 2024 en tant qu'entreprise indépendante engagée à alimenter le progrès et à garantir une énergie fiable pour les applications critiques dans le monde entier.

La division Power Systems de l’entreprise, qui vend et installe des générateurs de secours dans des centres de données du monde entier, utilise Smartsheet pour gérer ces projets. « Nous traitons les commandes, expédions les produits dans les temps, puis aidons à installer les générateurs et à les faire fonctionner le plus rapidement possible », explique Garrett Miller, chargé de compte principal chez Rehlko. « Il s’agit de projets de grande envergure, avec des délais allant jusqu’à un an ou plus. Smartsheet nous aide à garantir la fluidité et l’efficacité de nos processus. »

Lorsqu’on a demandé à M. Miller de gérer les projets de grands centres de données, il s’est vite rendu compte qu’il n’existait pas de solution de plateforme de gestion de projet centralisée. « Nos commerciaux avaient tous leur propre structure de dossiers et utilisaient différents outils de feuilles de calcul et d’e-mail pour documenter les jalons du projet », explique-t-il. « Il était difficile de communiquer avec la direction sur le statut des projets. Je m’entretiens régulièrement par téléphone avec 15 groupes internes, et il était difficile de recueillir et de présenter des données mises à jour d’une manière qui ait du sens pour chaque groupe spécifique. Je savais que nous devions trouver un moyen plus efficace de suivre les projets et de présenter les données aux parties prenantes internes ainsi qu’aux clients. »

Utiliser Smartsheet pour gérer les processus et présenter les données de projet mises à jour

G. Miller a trouvé ce qu’il cherchait après s’être entretenu avec l’équipe de développement de nouveaux produits de Rehlko, qui utilisait Smartsheet pour gérer des projets internes. « Nous recevons une tonne de données chaque jour, et Smartsheet nous a semblé être un moyen simple et efficace d’enregistrer et de présenter ces données », explique G. Miller.

G. Miller et son équipe ont rapidement adopté Smartsheet et ont commencé à l’utiliser pour gérer de grands projets de centres de données, de la commande initiale à l’installation finale. Lorsqu’une nouvelle commande arrive, le personnel de vente de Rehlko remplit une fiche technique commerciale, un formulaire Smartsheet qui contient des détails généraux sur le projet, y compris les produits spécifiques, le montant total de la commande, les coordonnées du client et les détails de l’expédition. Une fois la fiche technique commerciale créée, un numéro d’identification est ajouté au projet et un nouveau dossier de projet est généré. Le dossier comprend des feuilles pour les plannings, les journaux de suivi, le fret, les détails de l’expédition, les demandes de modification, les grands livres et le statut des paiements. Les feuilles dans chaque dossier de projet comprennent des tâches associées à huit étapes ou phases différentes. « Nous avons des appels hebdomadaires pour chaque étape, et nous utilisons les rapports Smartsheet pour afficher chaque ligne associée à une étape », explique G. Miller. « Nous disposons également de filtres dans Smartsheet qui affichent les jalons, les échéances clés et les projets à risque. » Les flux de travail automatisés de Smartsheet informent les chefs de projet et les autres parties prenantes internes des échéances et des tâches.

Les équipes de Rehlko utilisent également beaucoup les tableaux de bord Smartsheet, ce qui permet aux équipes internes et aux clients d’accéder à des tableaux de bord spécifiques aux projets. 

« Tous nos clients disposent de liens vers des tableaux de bord dans Smartsheet, afin qu’ils puissent voir les calendriers des projets, les finances ou les informations d’expédition en temps réel », explique Garrett Miller.

Un outil convivial qui centralise les données du projet

L’adoption de Smartsheet s’est faite sans difficulté grâce à la plateforme de développement low-code/no-code de la solution. 

« Le changement peut être difficile, mais Smartsheet est incroyablement conviviale. La solution est facile et accessible, ce qui a permis aux utilisateurs de s’y familiariser facilement », explique G. Miller. « Une fois que les gens commencent à l’utiliser, ils voient à quel point il est facile d’afficher les informations sur les clients et d’utiliser les filtres et les rapports pour trouver les données dont ils ont besoin. » 

Grâce à Smartsheet, les chefs de projet de Rehlko peuvent suivre plus efficacement les ventes de générateurs de centre de données et les informations relatives aux projets du début à la fin. « Smartsheet m’apporte deux gros avantages en tant que chef de projet : un lieu central pour regrouper toutes les données du projet, et un moyen de présenter ces données aux clients et aux parties prenantes de manière visuelle et claire. », confie M. Miller. « Cela a grandement facilité mon travail. »

Renforcer la confiance des clients grâce à une meilleure visibilité 

Les membres de l’équipe de Rehlko bénéficient d’une meilleure visibilité grâce à Smartsheet, ce qui garantit aux clients que les projets sont terminés dans le respect des consignes et des délais. « Les tableaux de bord Smartsheet sont l’outil le plus efficace dont nous disposons, car ils donnent à nos parties prenantes internes un aperçu de ce sur quoi elles doivent travailler pour l’équipe du centre de données tout en indiquant à nos clients où en sont les projets à tout moment », explique G. Miller. La meilleure chose que nous puissions faire pour nos clients est de devenir leurs partenaires dans ces projets, et la meilleure façon de développer un partenariat est la confiance. Les tableaux de bord de Smartsheet, de par leur transparence, ont été l'un des principaux moyens que nous avons utilisés pour gagner la confiance de nos clients des centres de données.

Grâce à une meilleure visibilité, les clients de Rehlko peuvent désormais voir quand les produits seront livrés et quand les paiements seront dus. « Auparavant, certains clients ne recevaient pas d’informations actualisées sur les dates de livraison, par exemple », explique Miller. « Désormais, ces données sont toujours disponibles dans Smartsheet ; il n’y a plus de surprise quant aux dates d’expédition des produits ou aux informations de paiement. »

1 200 heures par an économisées sur les mises à jour des projets

Smartsheet a aidé les chefs de projet de Rehlko à s’adapter facilement à cette augmentation importante de la charge de travail. 

« J’économise 25 heures par semaine sur la mise à jour des projets grâce à Smartsheet, car je n’ai plus à mettre à jour manuellement des feuilles de calcul distinctes pour tous les différents projets », explique G. Miller.

Rehlko continue d’explorer d’autres fonctionnalités de Smartsheet, telles que l’intelligence artificielle (IA) pour générer automatiquement des formules. « Nous cherchons à accroître l’efficacité en automatisant encore plus nos processus avec Smartsheet », explique G. Miller. « De plus, d’autres services ne cessent de me demander comment utiliser Smartsheet dans leurs domaines d’activité spécifiques. Lorsque quelqu’un vient me voir avec un problème de processus, je lui dis que Smartsheet trouvera toujours un moyen de le résoudre. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.