Grâce à Smartsheet, Oerlikon est plus agile et bénéficie d’un portefeuille plus transparent

Ayant son siège en Suisse, le groupe technologique international Oerlikon fournit aux industries de pointe telles que l’automobile, les soins médicaux, l’outillage, le textile et l’aérospatiale des technologies de revêtement parmi les meilleures au monde. Il propose des solutions telles que des matériaux, des équipements de revêtement, des services de revêtement et des systèmes d’ingénierie d’usines de polymères intégrées et complètes. La société emploie plus de 11 000 personnes pour livrer ses produits et services dans 37 pays.

En 2018, Oerlikon a commencé à développer rapidement son portefeuille de clients. Cela a donné lieu à un besoin de hiérarchisation et de gestion de projets améliorées. Auparavant, c’était « celui qui parlait le plus fort » qui prenait des décisions sur les projets. Oerlikon souhaitait se doter d’un processus transparent et objectif d’évaluation des projets sur la base de leur valeur commerciale. La société a ensuite réalisé des améliorations progressives visant à combler ces lacunes, la première étant un processus de gestion des demandes lancé à la fin de l’année 2018. En 2019, le premier Project Management Office (PMO, Bureau de gestion de projets) a été établi.

La transition vers la gestion de projet a coïncidé avec de nombreuses autres transformations clés au sein de la société. « Le déploiement mondial de SAP a absorbé toute la capacité informatique et commerciale pour les projets, ce qui a créé une lutte interne pour les ressources. Cela a donné lieu à des frustrations, car les gens ne pouvaient obtenir l’assistance informatique dont ils avaient besoin ou qu’ils méritaient », admet Mme Aeschlimann. Cela a renforcé le besoin d’une méthode de hiérarchisation et de gestion de projets plus structurée et plus transparente. 

Après avoir établi le PMO, Oerlikon s’est rendu compte qu’il fallait aller plus loin. « La prochaine étape pour la société consistait à mettre en œuvre un système mondial de suivi des temps de travail pour les services et projets informatiques, capable d’analyser des données en temps réel pour évaluer le temps consacré aux projets et aux tâches. Il s’agissait de pouvoir hiérarchiser tous les projets sur la base des ICP, ce qui constituait un aspect important de la stratégie globale d’Oerlikon », affirme Mandy Aeschlimann, Directrice de la gestion SAP mondiale et responsable des programmes informatiques SAP chez Oerlikon IT Solutions. L’équipe a choisi de collaborer avec des experts en gestion agile (Agile Management Experts [AMX]), un partenaire Platinum de Smartsheet en Europe.

Le nouveau système de suivi des temps de travail a été déployé à l’aide de Smart Grid pour relier tous les services et projets mondiaux les uns aux autres. Pour accélérer le changement, Oerlikon avait besoin d’une plateforme d’agrégation des données facile à adapter et à personnaliser en interne. « C’est la flexibilité de Smartsheet qui nous a vraiment poussés à l’utiliser. Nous pouvons désormais réaliser des modifications sans avoir à faire appel à un consultant à chaque fois, et c’est important pour nous », affirme Mme Aeschlimann.

Une meilleure prise de décision, une meilleure hiérarchisation

Pour assurer un meilleur alignement sur la stratégie de la société, les projets informatiques et commerciaux étaient classés en trois piliers : Croissance organique, Efficacité et personnes, et Croissance inorganique (fusions et acquisitions). Ceci a mis en évidence la manière dont les données pouvaient être utilisées pour hiérarchiser les projets.

« Nous avons utilisé Smartsheet pour élaborer nos nouveaux processus d’examen, d’approbation et de hiérarchisation des projets dans le cadre d’une solution facile à utiliser par les équipes et pratique », estime Julia Gummert-Loellke, Directrice de la gestion de portefeuilles et de projets informatiques, Oerlikon IT Solutions. Les modèles standardisés sont les mêmes pour tous les gestionnaires de projet ; toutes les demandes peuvent donc être unifiées et examinées à l’aide des mêmes critères.

Les projets passent par un processus de demande qui est le même pour tout le monde, quelle que soit leur origine. « Nous ne faisons aucune exception et il est impossible de manipuler les modes de hiérarchisation. Celle-ci se base sur des ICP qui mesurent le degré d’efficacité du projet à faire avancer la stratégie d’Oerlikon », estime Mme Gummert-Loellke.   

Une transparence maximale grâce aux tableaux de bord en temps réel   

« Nous gérons nos rapports dans Smartsheet via des tableaux de bord en temps réel. Ainsi, nous n’avons pas besoin de nous asseoir à notre bureau pour préparer tous les mois des rapports manuels à présenter à notre Comité de pilotage informatique », ajoute Mandy Aeschlimann. Ceci permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.   

« Toutes les informations sur le statut et le budget du projet sont réunies, du début à la fin, dans Smartsheet. Cette solution nous offre une vue d’ensemble complète et une transparence optimale de tous nos projets et initiatives informatiques dans le monde entier », affirme Mme Aeschlimann. Par conséquent, chaque ligne métier connaît l’avancement de ses projets par rapport au portefeuille global, tandis que l’équipe de direction peut suivre les progrès et dépenses en temps réel pour éclairer ses décisions. Toutes les données recueillies aident également les contrôleurs à réaliser des estimations budgétaires précises pour l’année à venir. 

Toutes les parties prenantes célèbrent les réussites des projets, notamment les partenaires technologiques. « Nous sommes heureux d’avoir aidé Oerlikon à transformer la manière dont elle gérait ses projets en améliorant sa transparence, en refaçonnant ses modes de collaboration et en offrant à toutes les parties prenantes une source d’information unique pour tous les types d’information », indique Vlera Hetemi, Consultante en solutions senior chez AMX Germany GmbH. « L’équipe AMX a travaillé plusieurs fois aux côtés d’Oerlikon dans ses bureaux de Pfäffikon, en Suisse, dans le cadre de séances de brainstorming. Elle a rencontré les différentes parties prenantes et a travaillé sur les solutions conjointement avec des représentants du projet Smartsheet au sein d’Oerlikon ».

Des modèles pour faciliter l’utilisation

En tant qu’utilisatrices intensives de Smartsheet, Mandy Aeschlimann et Julia Gummert-Loellke ont aidé d’autres utilisateurs à tirer le meilleur parti de la plateforme. « Nous utilisons des modèles pour nos projets, ce qui nous permet de facilement orienter un portefeuille ou générer des rapports. Lorsque nous élaborons de nouvelles solutions, nous sollicitons le soutien des consultants. Toute personne qui a effectué un projet avec nous auparavant connaît très bien le processus et peut commencer un projet dans Smartsheet seul », dit Mandy Aeschlimann.  

« Un tableau de bord modèle prend environ une demi-journée à installer, c’est très intuitif. Tous les éléments sont déjà dans Smartsheet ; il ne vous reste plus qu’à les ajouter à votre tableau de bord. Ensuite, les données sont renseignées en une seule fois et les projets se déploient automatiquement. Ce processus accélère l’intégration des prestataires externes », ajoute Mme Gummert-Loellke. 

En optant pour Smartsheet, Oerlikon ne s’est pas contentée de simplifier la gestion des projets et portefeuilles et d’assurer la visibilité complète de projets multiples, mais elle a également lancé une approche collaborative et agile de la gestion de projet. « La méthodologie doit s’appuyer sur un environnement adaptable qui encourage les rétroactions et la participation, et je crois que nous y arriverons grâce à Smartsheet », conclut Mme Aeschlimann.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.