Republic Elite utilise Smartsheet pour soutenir la croissance stratégique et automatiser la gestion des projets de conception et de fabrication d’armoires

Republic Elite Multifamily Interiors conçoit, fabrique et installe des armoires et des plans de travail pour les logements multifamiliaux depuis 1975. L’entreprise fournit des armoires, des plans de travail, des placards et des enceintes de baignoire entièrement installés, livrés comme solutions clés en main à des clients partout aux États-Unis. 

Republic Elite utilise Smartsheet pour rationaliser et automatiser ses processus administratifs de back-office en temps réel, offrant aux principales parties prenantes une visibilité sur le statut des projets de fabrication et d’installation.

« Smartsheet offre plus de visibilité, plus de transparence et une meilleure collaboration pour nous aider à prendre des décisions commerciales fondées sur des analyses universellement acceptées », explique Sani Venkatesan, administrateur système de Smartsheet et chef de projets pour Republic Elite.

Auparavant, les dirigeants de l’organisation et d’autres équipes internes avaient besoin d’une meilleure transparence des projets des clients au sein de plusieurs divisions. Pour organiser et gérer ces informations, le personnel de Republic Elite s’appuyait grandement sur les e-mails, les feuilles de calcul et d’autres canaux de communication désorganisés et cloisonnés. Cela entraînait des données inexactes, une mauvaise communication interne, des efforts en double et des processus incohérents. « Nos processus étaient très manuels, ce qui entraînait une déconnexion entre nos équipes, notamment au niveau des ventes et de la fabrication », explique Venkatesan.
 
Il était essentiel de surmonter ce défi, car l’entreprise devait mieux soutenir ses plans de croissance stratégique. Actuellement présente dans 24 États, l’un de ses objectifs plus larges est d’être une entreprise à l’échelle nationale, tout en continuant à évoluer et à innover. 

Suivi de tous les projets de production, de fabrication et d’installation dans Smartsheet 

En 2016, Lupe Lucio, responsable de l’information, a été chargé de trouver une solution à ce problème. Plusieurs employés internes avaient découvert Smartsheet, l’utilisant pour des tâches de base. Après avoir étudié l’outil, Republic Elite s’est rendu compte qu’il disposait de capacités beaucoup plus larges et qu’il pouvait fournir la visibilité, la flexibilité et les processus rationalisés dont l’entreprise avait besoin.  Smartsheet a été efficace pour centraliser les données, traiter les transactions commerciales standard et obtenir une vue en temps réel du statut et des problèmes des projets.

Republic Elite a adopté Smartsheet en trois phases, avec les conseils de Smartsheet. Dans la première phase, les employés de Republic Elite ont rapidement développé les compétences nécessaires pour créer des feuilles, des tableaux de bord interconnectés et des flux de travail automatisés. À la suite de cette phase, M. Venkatesan a commencé à gérer les demandes informatiques quotidiennes, les demandes d’améliorations et de perfectionnements du système en fonction des initiatives de croissance de l’entreprise. Lors de la deuxième phase d’adoption de Smartsheet, Republic Elite a obtenu la possibilité d’ajouter de nouvelles gammes de produits indépendantes des autres gammes. Smartsheet Control Center offre des plans d’action pour toutes les collections de produits qui ont été ajoutées, assurant une performance des produits à plusieurs niveaux et une gestion de la demande. Au cours de la troisième phase, la société a tiré parti des modèles Smartsheet établis pour optimiser les indicateurs de qualité et de contrôle. L’entreprise a également créé des tableaux de bord robustes et informatifs dans tous les services pour soutenir une meilleure prise de décision. « Le flux interne d’informations a été rationalisé entre les services et une vue complète du projet est enfin disponible », explique Ashley Lillevik, responsable de la coordination des projets. 

Actuellement, Republic Elite gère tous les projets liés à la production, à la fabrication et à l’installation d’armoires et de plans de travail. La société utilise également Smartsheet pour gérer les offres, les devis et les estimations, ainsi que pour le développement de nouveaux produits. Smartsheet Dynamic View aide les employés à gérer les dates et les jalons clés en fournissant une liste complète des affectations des tâches individuelles, des mises à jour des tâches et du statut d’achèvement. Le service informatique prend en charge les modifications et les mises à jour des modèles principaux au besoin.

Utiliser Bridge pour la gestion de l’évolutivité et des solutions

Alors que l’utilisation de Smartsheet ne cessait de croître avec plus de 44 000 configurations de plans de travail, Republic Elite a intégré de nouveaux outils pour aider à l’évolutivité et au contrôle de sa solution Smartsheet. Pour mieux gérer le volume élevé de données, Republic Elite a développé une solution personnalisée servant à nettoyer les données du serveur principal, qui alimentent les flux de travail DataMesh, grâce à Bridge by Smartsheet. Le tout développé avec l’aide de leur chargé de compte technique Smartsheet. En stimulant la collaboration et en rationalisant les flux de travail, Republic Elite continue de réduire le temps nécessaire pour accomplir une tâche ou une action et d’augmenter le retour sur investissement.

« Continuer à renforcer la relation entre Republic Elite et Smartsheet est essentiel à notre réussite » explique M. Venkatesan.

« Aujourd’hui, 75 % du développement se fait en interne au sein de Republic Elite pour les besoins de l’application Smartsheet et de l’entreprise. Avec des solutions plus complexes, nous travaillons avec un chargé de compte technique (TAM) Smartsheet qui fournit des conseils sur les meilleures pratiques pour tous les outils et fonctionnalités de Smartsheet. »

Bridge prend également en charge le provisionnement et la gestion automatiques des projets avec Smartsheet Control Center pour déplacer automatiquement les nouveaux projets dans des espaces de travail connexes en un simple clic. Cela représente un gain de temps considérable pour l’entreprise, qui évite ainsi de déplacer manuellement les données de 20 projets dans 15 à 20 espaces de travail différents chaque semaine. 

De plus, Bridge aide Republic Elite à évoluer pour prendre en charge des volumes de données commerciales en pleine croissance. « Grâce à Bridge, nous pouvons facilement suivre les matériaux de 44 000 configurations différentes pour les plans de travail en pierre. Smartsheet nous aide à saisir et à suivre toutes ces données, favorisant ainsi notre croissance évolutive », explique M. Venkatesan. « Nous voulions résoudre notre problème d’évolutivité, ce que Smartsheet permet tout en nous aidant à poursuivre notre trajectoire de croissance. »

Une vue complète des projets d’installation

Smartsheet a rationalisé le flux de données de projet entre les services, donnant à Republic Elite une visibilité totale sur le statut de tous les projets d’installation, de bout en bout. « Nos équipes de vente ont également une visibilité sur les opportunités et les offres disponibles, ce qui leur permet de faire un suivi rapide auprès des clients. » Adam Sumrow, directeur commercial de Republic Elite, ajoute :

« La visibilité améliorée et les analyses en temps réel que nous avons obtenues grâce aux tableaux de bord Smartsheet ont permis à Republic Elite d’accélérer notre croissance des ventes et d’améliorer l’expérience client. » 

Plus de collaboration et une efficacité accrue 

Les employés de Republic Elite de différentes équipes collaborent plus efficacement en utilisant Smartsheet. Les employés des services des ventes, de l’installation et des contrats partagent désormais des données de projet cohérentes et mises à jour. « En tant que responsable des contrats, le service est similaire à une plateforme centrale. Smartsheet permet aux informations de circuler harmonieusement dans l’organisation en fournissant des déclencheurs et des tâches dans le flux de travail, ce qui a amélioré l’efficacité globale du projet, du début à la fin », explique Chalandra Harris, responsable de la facturation et des contrats chez Republic Elite.

L’entreprise continue de profiter des nouvelles fonctionnalités de Smartsheet pour saisir les opportunités commerciales. Plus récemment, elle a commencé à utiliser Smartsheet DataTable conjointement avec Dynamic View pour prendre les données globales sur les produits provenant d’entrepôts tiers et les connecter à des feuilles pour l’équipe de facturation de l’entreprise. Grâce à Smartsheet, Republic Elite trouve de nouveaux moyens de repousser ses limites et des solutions innovantes à ses problèmes.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.