Purple Eagle LLC utilise Smartsheet pour simplifier et automatiser la gestion et l’évolutivité des spas, afin de soutenir la croissance ambitieuse de l’entreprise

Purple Eagle LLC est une société franchisée de Hand and Stone Massage and Facial Spas, une entreprise en pleine croissance qui propose des services de spa haut de gamme, et notamment des massages thérapeutiques, des soins du visage et des services d’épilation. Purple Eagle est propriétaire de 18 franchises Hand and Stone Massage and Facial Spa, et prévoit d’en créer plus de 50 au cours des cinq prochaines années. 

Depuis 2020, Purple Eagle utilise Smartsheet pour gérer les plannings des prestataires de services, suivre les nettoyages des salles, mettre à jour les licences des massothérapeutes et traiter les réclamations clients.

« Smartsheet nous a permis de gérer facilement 18 spas dans cinq États américains », explique Jeff Flannery, Directeur général et fondateur de Purple Eagle LLC. « Sans Smartsheet, nous n’aurions pas été en mesure de passer de deux à 18 sites en quelques années seulement. »

Avant 2020, Purple Eagle n’avait pas une visibilité suffisante sur les activités de chaque spa, et notamment sur les plannings des massothérapeutes, l’utilisation des prestataires de services et la gestion des relations avec les clients. Pour gérer ces tâches, l’entreprise s’appuyait sur des e-mails et une ancienne plateforme de planification, mais cette combinaison n’était pas très efficace. « Nous étions confrontés à de nombreux défis commerciaux que nous ne pouvions pas résoudre avec la technologie dont nous disposions », explique J. Flannery. « Par exemple, lorsque les prestataires de services nettoient une pièce, ils sont censés aller à la réception et attendre que le personnel inspecte la pièce avant de pouvoir recevoir un pourboire en espèces de la part d’un client. Ce processus prenait souvent trop de temps, créant ainsi un sentiment de frustration chez le personnel et les clients. » 

De plus, les massothérapeutes et autres prestataires de services ne disposaient pas d’une méthode fiable de suivi des performances professionnelles. « Ils ne disposaient pas d’un moyen efficace pour suivre leurs performances, et la direction de l’entreprise non plus », explique J. Flannery. Purple Eagle avait également besoin d’un outil plus précis pour surveiller les ventes et les taux de conversion. 

Utiliser Smartsheet pour simplifier la gestion des tâches quotidiennes 

Après avoir évalué Smartsheet, J. Flannery et son équipe ont adopté le logiciel dans toute l’entreprise. « Nous sommes une petite entreprise en pleine croissance, et j’ai toujours eu l’ambition de trouver une plateforme capable de prendre en charge une structure beaucoup plus grande », explique-t-il. « Cette plateforme, c’est Smartsheet. »

Sur chaque site, les employés commencent à utiliser Smartsheet dès leur premier jour de travail, en remplissant tous les formulaires d’intégration des ressources humaines au sein de l’outil. Les employés utilisent ensuite Smartsheet pour gérer les plannings des prestataires de services et attribuer des salles pour les rendez-vous des clients. Chaque massothérapeute remplit un formulaire Smartsheet à la fin de sa journée de travail pour confirmer la vérification des salles. Tout commercial peut lire le rapport du thérapeute dans un tableau de bord Smartsheet qui contient des photos actualisées de l’état de chaque salle.

Purple Eagle utilise Smartsheet pour mesurer les performances des prestataires de services, l’utilisation des ressources, ainsi que les taux de vente et de conversion des spas pour chaque site. Purple Eagle utilise la fonctionnalité Data Shuttle by Smartsheet pour charger des données depuis Smartsheet dans un outil de génération de rapport interne, afin de donner plus de visibilité aux dirigeants de l’organisation sur les indicateurs de ventes et de performance. Grâce à Smartsheet Dynamic View, les responsables de Purple Eagle peuvent consulter les données de performance détaillées par spa ou par employé.

Purple Eagle utilise également l’automatisation des flux de travail dans Smartsheet pour rappeler automatiquement aux massothérapeutes les dates d’expiration prochaine de leur licence et de leur assurance. L’entreprise utilise également l’automatisation des flux de travail pour intégrer Smartsheet au canal Slack interne de l’entreprise, afin d’envoyer des notifications automatiques aux gagnants du concours de cartes-cadeaux de l’entreprise.

Mettre en lumière tous les événements

Grâce à Smartsheet, les prestataires de services de Purple Eagle disposent chaque jour d’informations actualisées sur les plannings, les rendez-vous et le nettoyage des salles, et ce, en quelques clics. En conséquence, chaque spa est davantage responsabilisé grâce à des mesures de performance en temps réel, telles que la fréquentation et le nombre de manquements durant le contrôle des salles. Grâce aux tableaux de bord Smartsheet et à l’intégration avec la plateforme de planification interne, l’équipe de direction de Purple Eagle a désormais accès aux mêmes indicateurs et peut gérer plus facilement chaque site. « Lorsque vous gérez 18 sites, vous devez tenir compte de très nombreux éléments différents. Smartsheet a permis de mettre en lumière ce qui se passe sur chacun de ces sites ", affirme J. Flannery. Même si je suis à 2 000 kilomètres, je peux voir chacune des réclamations clients, chacune des demandes des employés et le planning de chacun dans un tableau de bord. Je peux également mesurer l’utilisation des ressources, ce qui était difficile auparavant. »

Grâce à une meilleure visibilité, les cadres supérieurs de Purple Eagle peuvent prendre des mesures si, par exemple, la résolution d’une réclamation client prend trop de temps.

« Même si le chiffre d’affaires d’un spa est bon, nous pouvons désormais voir si des failles apparaissent sous la surface en ce qui concerne le service client », explique J. Flannery. « Grâce à Smartsheet, nous sommes beaucoup plus proactifs. »

Un moyen plus rapide et plus facile de stimuler la croissance de l’entreprise

En automatisant les processus de gestion grâce à Smartsheet, Purple Eagle a simplifié et rationalisé des tâches jusqu’alors manuelles. « Le travail d’un responsable de spa est très complexe, et la gestion peut s’avérer chaotique lorsqu’il faut suivre 30 demandes ou plannings d’employés différents », explique J. Flannery. « Smartsheet a tout simplifié, et chaque responsable dispose désormais d’un accès rapide et facile aux tâches quotidiennes et aux informations sur les clients qu’il pourrait avoir à traiter. »

L’automatisation de Smartsheet a permis à Purple Eagle de se développer plus rapidement et plus facilement. « En automatisant les processus de gestion dans Smartsheet, nous avons pu faire évoluer l’entreprise », explique J. Flannery.

« Nous sommes passés de 1 million à 20 millions de dollars de chiffre d’affaires, et de deux à 18 sites depuis l’adoption de Smartsheet. Au cours des cinq prochaines années, nous devrions générer un chiffre d’affaires de 100 millions de dollars avec 50 sites, et cela n’aurait pas été possible sans Smartsheet. »

Purple Eagle prévoit de continuer à utiliser Smartsheet au fur et à mesure de sa croissance aux États-Unis. « Nous continuerons à automatiser et à centraliser les processus dans Smartsheet », déclare J. Flannery. « Smartsheet nous aide à faciliter notre travail, et nous savons que la solution nous aidera à relever tous les défis commerciaux qui se présenteront à nous. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.