Scosche utilise Smartsheet pour simplifier la gestion des projets, gagner du temps et doubler le nombre de produits lancés

Si vous entrez dans n’importe quel magasin à grande surface, vous avez de grandes chances d’y apercevoir des produits Scosche sur les étagères. Fondée en 1980, Scosche Industries est une entreprise innovante dans le domaine de la technologie et de l’électronique grand public. Elle détient plus de 400 brevets et marques déposées et vend ses produits dans plus de 50 pays. Les produits de l’entreprise comprennent la famille de supports magnétiques pour téléphones MagicMount™, le système de recharge modulaire BaseLynx™, les haut-parleurs Bluetooth® portables BoomBottle™ et le brassard de mesure cardio-optique Rhythm. 

L’équipe de développement de produits de Scosche utilise le logiciel Smartsheet pour gérer les calendriers et les projets de développement de produits, suivre les coûts des produits et communiquer avec la direction. « Smartsheet est notre outil principal pour tout le développement de produits et la gestion de tous nos projets », déclare Steve Sawyer, responsable de programme, développement de produits, Scosche Industries. « Je suis également le spécialiste Smartsheet de l’entreprise, je suis donc la personne à contacter pour tout ce qui concerne Smartsheet. »

Auparavant, Scosche utilisait diverses solutions logicielles de feuilles de calcul et de présentation pour gérer le cycle de vie du développement de produits. L’ensemble du processus était réalisé manuellement, et aucune des informations n’était partagée en temps réel. Le personnel envoyait les feuilles de calcul par e-mail, ce qui posait constamment des problèmes de contrôle de version. Scosche organise des réunions hebdomadaires avec ses dirigeants pour discuter des plans de développement de nouveaux produits. Pour préparer chaque réunion, l’équipe de développement mettait à jour des centaines de diapositives. L’équipe effectuait ensuite des mises à jour supplémentaires une fois la réunion terminée. Comme l’explique Steve Sawyer : « Nous passions tout notre lundi à préparer la réunion hebdomadaire du mardi. L’un des membres de notre équipe travaillait à plein temps pour gérer la présentation chaque semaine. C’était très inefficace. Mon objectif était de trouver une solution pour automatiser autant de nos processus que possible. »

Scosche a découvert Smartsheet alors que Chris McSweyn, responsable de l’ingénierie, était à la recherche d’une solution plus souple pour créer des calendriers et des diagrammes de Gantt. « Cet outil m’a semblé idéal pour simplifier le processus de gestion de projet de notre équipe, et j’ai donc eu envie de l’essayer », déclare Chris McSweyn.

Scosche a commencé par importer des données de développement de produits dans Smartsheet et a tiré parti des flux de travail automatisés pour étiqueter les chefs de projet et leur envoyer des notifications de tâches. Chaque fois qu’un nouveau projet ou produit est ajouté à Smartsheet, l’équipe de développement de produits et les chefs de projet individuels sont automatiquement avertis par le système. « Nous n’avons plus besoin de contacter chaque membre de l’équipe pour qu’il accomplisse une certaine tâche, car le système le leur rappelle automatiquement », souligne Steve Sawyer.

Chaque fois qu’un nouveau produit est créé, l’équipe de développement saisit les données dans Smartsheet le jour où le produit est conçu. Il peut s’agir d’une itération d’un article existant ou d’un tout nouveau concept dessiné sur une serviette de table. Dans tous les cas, un numéro de pièce et un numéro UGS lui sont attribués dans Smartsheet. Il est suivi depuis sa conception et sa livraison à l’entrepôt de Scosche, jusqu’à son expédition au client. Les données relatives à chaque produit comprennent des images, un statut, une nomenclature, un calendrier du diagramme de Gantt, ainsi qu’un calcul détaillé des coûts et des prix du marché. Chaque produit est également attribué à un gestionnaire spécifique pour assurer le suivi des étapes du projet.

Scosche a fini par adopter Smartsheet Control Center, une fonctionnalité qui automatise la création et le suivi des projets, pour créer des tableaux de bord dans Smartsheet. « Control Center a révolutionné notre travail. Il nous permet de créer tous les modèles de fichiers de projet nécessaires pour chaque nouveau produit et de mettre automatiquement à jour les tableaux de bord lorsque les informations sur les produits sont actualisées », explique Steve Sawyer. L’équipe utilise des tableaux de bord qui répertorient tous les produits Scosche par catégorie. Les membres de l’équipe peuvent cliquer sur chaque produit pour consulter un tableau de bord plus détaillé pour ce produit. Il existe une hiérarchie de tableaux de bord, allant des résumés généraux avec diagrammes et graphiques pour les dirigeants aux statuts détaillés des projets.

En outre, l’équipe de développement utilise l’application Agenda de Smartsheet, une vue de calendrier interactive, pour afficher les calendriers des nouveaux produits par jour, semaine ou mois.

Une vue plus détaillée des processus de développement des produits

Scosche compte désormais sur Smartsheet pour obtenir une vision plus complète du statut des projets pour tous les produits de l’entreprise. En conséquence, l’entreprise peut plus facilement suivre le cycle de vie de chaque produit, de la conception à l’expédition. « Grâce à Smartsheet et à des fonctionnalités comme Control Center, l’équipe a une visibilité sur le développement des produits comme jamais auparavant. À tout moment, nous savons exactement sur quoi chaque personne travaille, quand le produit est assemblé, quand il quitte l’usine et quand il arrive. », explique Steve Sawyer.

Gagner 40 heures par semaine et réduire de moitié le temps consacré aux réunions

En obtenant des données de projet en temps réel à partir des tableaux de bord Smartsheet, Scosche a un accès rapide et facile aux dernières informations sur chaque produit et son statut de développement. Désormais, les dirigeants n’ont qu’à consulter un tableau de bord Smartsheet pour trouver ces données instantanément. Kasidy Alves, coprésident de Scosche, y voit un atout majeur du point de vue de la direction. « Lorsque nous voulons savoir combien d’UGS ont été lancées l’année dernière, ou que nous voulons une liste de tous les projets de chargeurs sans fil, par exemple, nous avons accès à ces informations. Les questions que nous avions l’habitude de poser régulièrement ont déjà leur réponse dans Smartsheet », explique Kasidy Alves.

Grâce à l’efficacité offerte par les tableaux de bord, le membre de l’équipe qui passait auparavant 40 heures par semaine à gérer des diaporamas a une description de poste différente et n’a plus besoin de créer des présentations. En outre, les réunions hebdomadaires de développement de produits n’ont plus lieu qu’une semaine sur deux et durent deux heures au lieu de quatre.

Doubler le nombre de produits lancés

Grâce à la visibilité et à l’efficacité accrues que lui procure Smartsheet, l’entreprise Scosche accélère le développement de nouveaux produits. « Grâce à Smartsheet, nous pouvons gérer davantage de produits et développer de nouveaux produits plus rapidement », affirme Mark Larson, directeur de la gestion des produits chez Scosche. « Nous lançons deux fois plus de produits aujourd’hui, par rapport à il y a cinq ans, ce qui nous permet d’innover plus rapidement. »

Scosche utilise également Smartsheet pour mieux suivre les coûts. « Nous avons vu les coûts de transport multipliés par cinq au cours des deux dernières années. Smartsheet nous donne une meilleure visibilité de ces coûts, par produit, afin que nous puissions identifier les possibilités d’économies », déclare Steve Klinger, directeur financier.

Smartsheet aide également Scosche à réduire les coûts de développement de nouveaux produits. « Nous lançons beaucoup de projets, et nous pouvons les abandonner si l’acheteur détaillant perd son intérêt. Au fil du temps, la visibilité que nous avons gagnée en utilisant Smartsheet nous a permis d’éliminer moins de projets », souligne Mark Larson. « Nous pouvons gérer plus facilement tous nos projets, et nous gaspillons donc moins de ressources en développement. »

Scosche est en train de généraliser l’adoption de Smartsheet dans toute l’entreprise. Les services des ventes, du marketing et des ressources humaines commencent par exemple à utiliser le logiciel pour gérer leurs projets. L’adoption de Smartsheet se développe naturellement, et l’entreprise prévoit de continuer à l’étendre. La précision et les résultats obtenus ont dépassé les attentes des dirigeants de Scosche. Smartsheet est vraiment un outil puissant pour l’entreprise.

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.