Les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA utilisent Smartsheet pour gérer facilement des centaines d’événements pour des milliers d’athlètes et d’entraîneurs.

Tous les quatre ans, des milliers d’athlètes se réunissent pour s’affronter lors des épreuves de natation, de course à pied, de golf et dans d’autres sports lors des Jeux olympiques spéciaux aux USA. Les Jeux olympiques spéciaux (Special Olympics), sont la plus grande organisation sportive au monde pour les enfants et les adultes souffrant de handicaps intellectuels, et proposent toute l’année des formations ainsi que des activités à 5 millions de participants dans 172 pays. Cette année, les Jeux olympiques spéciaux aux USA, qui se tiendront à Orlando, en Floride, accueilleront plus de 5 500 athlètes et entraîneurs des 50 États américains et des Caraïbes, qui participeront à des centaines d’épreuves réparties sur onze sites.

La technologie joue un rôle primordial dans le succès des Jeux olympiques spéciaux aux USA, grâce à Smartsheet. L’organisation utilise Smartsheet pour gérer les horaires des participants et des bénévoles et donner aux athlètes, aux entraîneurs et aux spectateurs une meilleure visibilité sur tous les événements. « Nous aurons les Jeux olympiques spéciaux aux USA les plus avancés sur le plan technologique, et le travail que nous effectuons avec Smartsheet nous aide à toucher tous les groupes constitutifs pour mieux faire fonctionner l’ensemble du système », déclare Lonnie Snyder, directeur de l’information pour les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA.

Les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA n’ont pas toujours bénéficié d’un moyen efficace de gérer les horaires et les événements. « Nous n’avons jamais eu de stratégie particulière ou de guide de planification. Les fournisseurs et les consultants disposaient de leurs propres outils, tels que l’envoi d’e-mails et les feuilles de calcul, sans aucun moyen cohérent de tout suivre », explique Lonnie Snyder. « Pour gérer correctement un événement d’une telle importance, il était impératif de commencer à organiser notre travail afin que tout le monde puisse être au même diapason et avancer dans la même direction ».

Accroître la visibilité des événements avec des portails et des tableaux de bord dans Smartsheet

Lonnie Snyder a incité l’organisation à adopter Smartsheet pour accroître l’efficacité et la visibilité. « J’avais déjà utilisé Smartsheet auparavant, et je savais que c’était un outil innovant et facile à adopter », affirme-t-il. « J’ai vu comment Smartsheet pouvait simplifier la gestion de projet et restructurer la façon dont nous collaborons et trouvons des informations dans un seul et même endroit ».

Les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA ont commencé leur parcours avec Smartsheet en créant des plans de projet pour plus de 70 projets internes. « La liste des projets s’est transformée en une carte, où chacun pouvait cliquer sur un projet et trouver des liens vers des espaces de travail individuels avec des informations plus détaillées pour chaque chef d’équipe », explique Lonnie. « Smarsheet est rapidement devenu le pôle commun que nous utilisons pour tout ». L’organisation a ensuite créé un portail public pour les chefs de délégation (CD), responsables de chacune des 64 délégations présentes aux jeux. « Chaque CD doit pouvoir visualiser les étapes et les échéances à venir, ainsi que des éléments tels que les webinaires et les informations de contact », explique Lonnie Snyder. « Ces informations se trouvent maintenant toutes au même endroit dans Smartsheet ».

Les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA ont également créé des tableaux de bord des opérations dans Smartsheet pour donner aux dirigeants de l’organisation des aperçus détaillés des calendriers, des livraisons d’équipement, de l’hébergement, de la technologie, du transport et de la coordination des bénévoles. Le responsable de chaque sport utilise l’application mobile Smartsheet pour consulter rapidement les informations dont il a besoin. « Qu’il s’agisse du tableau de bord opérationnel d’un sport particulier ou de celui du responsable des opérations d’un site, tous nos dirigeants peuvent accéder à des données en temps réel dans Smartsheet afin de faire leur travail plus efficacement et rationaliser la planification des Jeux », poursuit Lonnie Snyder. L’organisation s’appuie sur les flux de travail automatisés de Smartsheet pour recevoir des alertes et des notifications lorsque des données de projet ou de calendrier sont soumises via chaque portail ou tableau de bord.

En outre, les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA utilisent DataMesh, un outil de Smartsheet qui met en correspondance les données entre les grandes feuilles et les rapports pour donner aux équipes internes et aux fournisseurs externes un moyen facile de suivre les détails spécifiques à l’événement. « Nous disposons d’une liste principale d’équipements et d’un processus de collecte des exigences complexes, et DataMesh les rationalise afin que nous puissions facilement voir toutes les informations nécessaires pour un lieu ou un événement particulier », indique Lonnie Snyder. « Maintenant, nous avons une liste déroulante d’éléments à choisir, notamment des types de mobiliers ou d’équipements, des fournitures médicales ou d’autres catégories. Au moment de l’approvisionnement, un fournisseur ne voit que les équipements ou les fournitures dont il est responsable sans avoir à manipuler les données sources ».

Un moyen plus facile de gérer un événement complexe de sept jours

Grâce à Smartsheet, les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA donnent aux différents utilisateurs des détails actualisés sur les événements directement sur leurs téléphones ou leurs tablettes, ce qui permet de simplifier la gestion d’une compétition d’une semaine aussi complexe. « Smartsheet nous permet de disposer d’un emplacement central auquel chacun peut se référer pour connaître les derniers détails d’un projet ou d’un événement. Il nous aide également à résoudre rapidement tout problème qui survient », explique Lonnie. « En cas d’incident, il n’est plus nécessaire de passer un tas d’appels téléphoniques ou de multiplier les e-mails pour trouver la bonne personne. La recherche de cette personne ne nécessite qu’un coup d’œil rapide sur un tableau de bord dans Smartsheet ».  Désormais, au lieu de passer au crible des dizaines d’e-mails, les chefs de délégation peuvent compter sur les flux de travail de Smartsheet pour les avertir des modifications ou des mises à jour apportées à la planification.

Smartsheet permet également à l’organisation de répondre rapidement aux demandes des dirigeants. « Avec Smartsheet, lorsque le PDG pose une question difficile, il est possible de trouver la réponse en quelques secondes », précise Lonnie Snyder. Par exemple, les données sur le budget sont constamment mises à jour et disponibles via des tableaux de bord budgétaires spéciaux. « Étant donné que les informations se trouvent dans un espace de travail central, n’importe qui peut voir à tout moment quel budget a été approuvé », poursuit Lonnie Snyder. « Cela nous évite d’avoir des surprises lors des réunions ».

Des économies de coûts prévues de plus de 200 000 $.

Les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA réalisent des économies de coûts grâce à l’efficacité de Smartsheet. « Sans le portail des chefs de délégation de Smartsheet, nous aurions eu besoin d’au moins trois employés supplémentaires à temps plein pour gérer toutes les données et toutes les demandes qui nous parviennent chaque jour », explique Lonnie Snyder. « Le fait de ne pas avoir à embaucher davantage de personnel nous permet d’économiser facilement 200 000 dollars par an ».

L’organisation permet également de gagner du temps en aidant les utilisateurs à trouver plus rapidement les informations dont ils ont besoin. « Nous recevons jusqu’à dix demandes par semaine de la part d’équipes, de fournisseurs ou de familles pour des informations actualisées sur les calendriers ou les événements. Dans mon poste précédent, il fallait parfois jusqu’à une semaine pour trouver des réponses à ces demandes. Désormais, nous sommes en mesure de trouver toutes les informations dont les gens ont besoin en moins de quelques heures », explique Lonnie Snyder.

Un outil simplifié pour le suivi des événements 

Smartsheet étant une solution low-code , les membres de l’équipe des Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA ont mis peu de temps à l’adopter et à tirer parti de ses fonctionnalités. « Quel que soit le type d’ordinateur ou de système d’exploitation dont ils disposent, les utilisateurs ont trouvé Smartsheet très facile à utiliser », déclare Lonnie Snyder. « La solution est si intuitive, qu’il ne faut que quelques minutes pour maîtriser des tâches complexes comme la création d’un formulaire web ou le déplacement des champs. Certains de nos employés sont devenus des utilisateurs avancés en seulement quelques semaines. Ils étaient capables d’utiliser des formules avancées, des champs de résumé et d’autres fonctionnalités très peu de temps après avoir adopté Smartsheet ».

En outre, les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA ont intégré Smartsheet à leur nouvelle application mobile d’engagement des supporters, qui permet aux athlètes et aux supporters de créer et de consulter les horaires des matchs, de trouver l’emplacement des sites et les distances pour les rejoindre, de rechercher d’autres athlètes et les entraîneurs, et d’envoyer des messages d’encouragement. « Nous tenions à fournir aux supporters et aux athlètes une expérience VIP ; c’est précisément ce que nous offrons avec l’application d’engagement des supporters », déclare Lonnie Snyder. « Nous avons fait en sorte que Smartsheet soit notre source de vérité unique pour le calendrier de nos événements, et cela met automatiquement à jour l’application également ».

Une transition en douceur vers les Jeux de 2026

Les Jeux olympiques spéciaux de 2022 aux USA s’appuient sur l’adoption de Smartsheet pour assurer une transition en douceur vers les Jeux spéciaux de 2026 au Minnesota. Lonnie Snyder occupera le poste de directeur de la technologie et de l’information pour ces jeux. « « Nous prévoyons une simple transition de compte afin que la prochaine équipe dirigeante dispose de tout ce dont elle a besoin dans Smartsheet pour réussir les Jeux de 2026 », indique Lonnie Snyder. « Elle n’aura pas à faire de programmation complexe ou à utiliser un autre système de gestion de contenu. Il lui suffira de mettre à jour les feuilles dans Smartsheet et de transmettre immédiatement des données en direct aux personnes concernées. Nous avons prouvé que Smartsheet pouvait gérer toutes les données que nous lui avons soumises. On pourrait le comparer à un couteau suisse très performant : tout est possible avec Smartsheet ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.