Sutherland utilise Smartsheet pour la gestion de portefeuilles de projets afin d’économiser 1 million de dollars par an et de donner aux dirigeants une visibilité en temps réel des activités

Sutherland est une entreprise de transformation numérique orientée vers l’expérience. Notre mission est d’offrir des expériences conçues et élaborées de manière exceptionnelle pour les clients et les employés. Depuis plus de 35 ans, nous nous occupons des clients de nos clients, en obtenant des résultats mesurables et en accélérant la croissance. Nos plateformes et produits exclusifs, basés sur l’IA, sont conçus à l’aide d’une propriété intellectuelle robuste et de l’automatisation.

Sutherland utilise Smartsheet pour la solution de gestion de portefeuilles de projets (Project & Portfolio Management, PPM) pour gérer les projets et automatiser la structure des projets à travers l’entreprise.  Les principaux domaines d’activité dans lesquels Smartsheet a été intégré avec succès comprennent la gestion de projet, les ressources humaines, l’acquisition de talents et l’excellence du service. « Notre entreprise a un esprit plein d’initiatives.  Le changement est une constante.  Nous avions besoin d’un outil qui nous permette de rester réactifs », déclare Bill Lafferty, vice-président associé des services de transition pour Sutherland. « Nous avions besoin d’un outil qui puisse s’adapter facilement à nos besoins, et Smartsheet est cet outil. »

Sutherland enregistre toujours une croissance rapide de ses activités, attirant continuellement de nouveaux clients dans de nouveaux territoires à l’échelle mondiale. « Lorsque j’ai rejoint l’entreprise il y a 12 ans, nous étions présents dans plus de 10 pays.  Aujourd’hui, nous sommes implantés dans plus de 20 pays, avec plus de 61 centres de livraison et environ 40 000 employés », explique Bill Lafferty. Gérer une telle croissance est un défi. « Nous ne disposions pas d’une solution PPM formelle et utilisions plusieurs outils pour gérer les projets », raconte Bill Lafferty. « En conséquence, les données relatives aux projets n’étaient pas bien intégrées, ce qui rendait la visibilité du programme difficile. » Sur le plan tactique, nous souhaitions que notre approche concernant les programmes et les projets soit plus transparente et que les parties prenantes internes et clientes disposent d’un seul et même écran.  Nous avons donc commencé à chercher une solution PPM.  Conscients que notre besoin de flexibilité et de personnalisation ne correspondait pas aux principaux outils PPM du marché, nous nous sommes mis à la recherche d’une solution PPM légère. « Nous avons adopté Smartsheet comme notre outil PPM préféré en raison de la rapidité d’adoption, de la familiarité de l’interface et de la possibilité de personnalisation pour répondre à nos besoins », poursuit-il.

Gérer les projets de manière centralisée avec la solution PPM Smartsheet 

Pour surmonter ses difficultés, Sutherland a adopté la solution PPM Smartsheet, qui lui permet d’automatiser les flux de travail des projets et de gérer de manière centralisée tous les projets internes et les projets clients. « Nous avons envisagé différents produits et nous avons choisi Smartsheet parce que son interface utilisateur est familière à un grand nombre de nos collaborateurs. Nous savions que cela simplifierait son adoption et augmenterait immédiatement la productivité », déclare Bill Lafferty. 

Sutherland compte aujourd’hui plus de 5 000 employés qui utilisent Smartsheet.  Les principaux groupes d’utilisateurs au sein de notre organisation qui utilisent le produit sont nos plus grands PMO, notre service transition et transformation (TNT), notre bureau de gestion des projets informatiques (TPMO), nos équipes de ressources humaines (RH), de recrutement des talents (TA) et d’excellence du service.  Nos PMO utilisent des espaces de travail modélisés composés de feuilles, de rapports et de tableaux de bord Smartsheet pour suivre des centaines de projets chaque jour. « Chaque projet dispose de plusieurs tableaux de bord Smartsheet pour les utilisateurs internes et externes, que nos équipes de direction et les parties prenantes du client utilisent pour avoir un aperçu global de l’avancement de chaque projet », poursuit-il. Les équipes RH et TA de Sutherland sont chargées de gérer plusieurs campagnes de recrutement simultanées à tout moment. Smartsheet leur permet de jongler avec de multiples priorités et de faciliter le processus d’intégration des nouveaux employés. Notre organisation d’excellence du service Sutherland s’appuie sur Smartsheet pour intégrer un rapport complexe de gestion de la performance globale avec le logiciel de visualisation Power BI. 

Sutherland utilise des flux de travail automatisés dans Smartsheet pour gérer et mettre à jour automatiquement les processus d’approbation. Des notifications sont automatiquement envoyées par Smartsheet pour avertir les propriétaires de projets des calendriers et des dates clés. En outre, Sutherland intègre la solution PPM Smartsheet à son logiciel de suivi de projet JIRA.

Grâce à une licence restreinte, Sutherland permet également à des tiers d’accéder à Smartsheet pour des clients externes afin de gérer les révisions et les approbations de projets. Toutes les données d’un projet sont gérées au sein d’un espace de travail Smartsheet, avec un fichier d’indexation permettant d’extraire des données de plusieurs feuilles de l’espace de travail pour la création de rapports.

Une meilleure visibilité dans l’ensemble de l’entreprise

Sutherland a renforcé la visibilité des projets dans toute l’entreprise depuis l’adoption de la solution PPM Smartsheet. « En fin de compte, tout est question de visibilité », constate Bill Lafferty. « Nous disposons désormais d’un seul écran qui nous permet de considérer l’ensemble de notre portefeuille de projets et de tout voir en temps réel. »

Désormais, Sutherland peut communiquer avec les chefs d’entreprise plus simplement et plus efficacement. « Grâce à la meilleure visibilité que nous obtenons dans Smartsheet, nous pouvons fournir des informations concises sur les projets dans un format cohérent, afin que nos équipes de direction puissent prendre des décisions plus rapides et plus éclairées », explique Bill Lafferty. Par exemple, Sutherland peut être plus proactif en ce qui concerne l’entreprise. Lorsqu’un nouveau projet est lancé, les chefs de projet l’informent en amont des risques et des problèmes courants qui pourraient survenir. « Avec les informations dont nous disposons dans Smartsheet, nous pouvons identifier les difficultés rencontrées par l’entreprise et déterminer rapidement les causes profondes », poursuit-il. « Ces données nous apportent une perspective unique sur l’activité, ce qui nous permet de transformer l’environnement de manière proactive, créant ainsi une situation gagnante pour nos clients et pour nous-mêmes. »

Réduction du temps de configuration des projets de 45 minutes à 10 secondes : 1 million de dollars d’économie par an  

Grâce à l’automatisation de la solution PPM Smartsheet, les services de transition de Sutherland ont fait disparaître les processus manuels auparavant nécessaires à la création de nouveaux projets. « La création d’un nouveau projet prend environ 10 secondes maintenant, contre 45 minutes avant la PPM Smartsheet », indique Bill Lafferty. « Dans l’ensemble, cela nous fait gagner 25 heures chaque semaine, ce qui se traduit par des économies d’environ 129 000 dollars par an. » L’organisation n’a également plus besoin d’un fournisseur tiers pour fournir des fonctionnalités de maillage de données sur plusieurs feuilles de calcul.

D’autres équipes de Sutherland constatent des économies de coûts et des gains d’efficacité grâce à Smartsheet. L’équipe d’excellence du service de Sutherland profite également de la PPM Smartsheet pour mener des projets d’amélioration qui ont conduit à des économies annuelles d’un million de dollars. L’équipe RH de Sutherland a constaté des gains d’efficacité en matière de paie grâce à l’utilisation de la solution PPM Smartsheet, qui saisit 10 000 entrées par jour, avec un taux d’exception de moins de 10 % concernant l’exactitude de la paie. 

Solution temporaire de pointage créée en 48 heures

Sutherland a fait preuve de rapidité d’esprit lorsqu’un de ses fournisseurs de services de pointage a récemment subi une panne.  Une équipe de spécialistes a créé une solution temporaire de pointage pour ses activités en Amérique du Nord au sein de Smartsheet et l’a déployée dans l’entreprise en 48 heures. Sutherland a utilisé le système de pointage jusqu’à ce que sa solution principale soit rétablie. « Cela illustre parfaitement la manière dont nous utilisons Smartsheet pour nous positionner rapidement sur le marché afin de résoudre de gros problèmes d’affaires », explique Lafferty.

L’entreprise prévoit maintenant de renforcer le déploiement de Smartsheet dans toute l’entreprise. « Il y a beaucoup d’élan autour de Smartsheet ici, et davantage de personnes au sein de notre entreprise reconnaissent maintenant que Smartsheet peut répondre à leurs besoins commerciaux spécifiques », poursuit-il. « À ce jour, de mon point de vue, aucun problème n’a été impossible à résoudre avec Smartsheet. »

L’entreprise prévoit maintenant de renforcer le déploiement de Smartsheet dans toute l’entreprise. « Il y a beaucoup d’élan autour de Smartsheet ici, et davantage de personnes au sein de notre entreprise reconnaissent maintenant que Smartsheet peut répondre à leurs besoins commerciaux spécifiques », poursuit-il. « À ce jour, de mon point de vue, aucun problème n’a été impossible à résoudre avec Smartsheet. »

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