TRUE Projects incarne la nouvelle génération d’entreprises de construction, en plaçant la visibilité et la transparence au cœur de son activité.

L’entreprise de construction australienne TRUE Projects est née d’une volonté de faire les choses différemment dans le secteur de l’aménagement intérieur. Les cofondateurs Kane Godfrey et James Peebles ont travaillé pendant plus de dix ans dans le secteur de la construction et ont pu observer un manque de confiance généralisé dû au manque de visibilité sur les projets. Déterminés à faire les choses différemment, ils ont fondé TRUE Projects en 2018, en se donnant pour mission de créer une entreprise spécialisée dans la conception et l’aménagement de bureaux commerciaux, et fournissant une transparence totale tout au long des projets. Pour y parvenir, ils avaient besoin d’une technologie leur donnant une visibilité sur l’ensemble de leurs activités – exactement ce que permet Smartsheet.

« Nous offrons à nos clients une transparence financière totale tout au long du processus de conception et de construction, que ce soit pour consulter les factures ou les devis des prestataires », déclare Kane Godfrey, directeur de TRUE Projects. « Le passage à Smartsheet m’a permis de mettre en place un système facilement adaptable et visible, et c’est cet aspect que je préfère. »

Créer une plateforme commerciale pour la transparence

Lorsque Kane Godfrey et James Peebles ont lancé leur entreprise, ils travaillaient sur leurs ordinateurs portables dans des bars de Sydney. Leurs processus métier initiaux se résumaient à utiliser Excel, Dropbox et à correspondre par e-mails, mais ils ont rapidement réalisé qu’ils avaient besoin d’une approche plus structurée alors que l’entreprise se développait, afin de maintenir la transparence au sein de leur activité. Après avoir subi un « verrouillage fournisseur » avec un logiciel peu performant, ils recherchaient une solution flexible qui soit vraiment efficace et qui leur apporterait de la visibilité dans tous les domaines de l’entreprise, des finances au marketing en passant par l’exécution de projets.

Plutôt que d’utiliser un logiciel dédié à la construction, ils voulaient que cette solution puisse s’appliquer à toutes les activités de l’entreprise, en temps réel, afin d’éviter des problèmes tels que le contrôle des versions. Pour éviter de s’attacher à un système qui ne répondrait pas à ses besoins à long terme, TRUE Projects a opté pour une solution basée sur le cloud.

« Nous avons bataillé pendant six mois avec Excel, mais nous avions un business plan pour faire croître notre activité et savions qu’il nous fallait un système capable de nous accompagner dans cette phase de croissance », explique Kane Godfrey. « J’ai décidé de me lancer avec Smartsheet, et j’ai commencé à faire des essais. Nous avons ensuite passé quatre week-ends à bâtir l’ensemble du système, du marketing aux finances, pour créer exactement ce dont nous avions besoin. »

En très peu de temps, TRUE Projects a rendu Smartsheet opérationnel pour répondre aux besoins de son entreprise. En utilisant des modèles existants et en créant des feuilles personnalisées, l’équipe avait la possibilité de développer un outil adapté à son objectif, qui pouvait être ajusté à tout moment.

« J’ai aimé plus particulièrement les deux avantages suivants : premièrement, le système était totalement flexible et j’étais en mesure d’apporter moi-même les changements ; deuxièmement, l’intégralité du système était en ligne et j’avais la possibilité d’assister l’équipe depuis n’importe quel endroit », explique Kane Godfrey. « L’un de nos objectifs est de fournir les bons systèmes et outils à l’équipe, quel que soit l’endroit où elle se trouve, car l’un des aspects les plus frustrants de son activité était de devoir se connecter à un portail d’entreprise sur site pour obtenir les éléments dont elle avait besoin. »

Un outil de travail central pour toutes les équipes

Kane Godfrey et son équipe utilisent Smartsheet pour gérer l’ensemble des activités. Smartsheet a non seulement transformé leur manière de travailler et de fournir des informations aux clients, mais garantit aussi la cohérence de toutes les activités. Le service marketing utilise Smartsheet pour suivre tous les objectifs et les programmes, ainsi que pour collaborer avec l’équipe de vente. TRUE Projects utilise Smartsheet pour son CRM et pour gérer les leads et les pipelines commerciaux. Plutôt que de l’utiliser de manière rétroactive à des fins de suivi, l’équipe organise des réunions internes hors plateforme, puis saisit les notes et les comptes rendus dans une feuille pour en faciliter l’accès.

L’équipe est en mesure de travailler en ayant la certitude de disposer d’une source de référence unique. Au lieu de s’appuyer sur différents systèmes selon les services, l’entreprise n’en utilise que quatre : Xero pour la comptabilité, Dropbox, Office 365 et Smartsheet. Grâce à cette simplicité, elle peut transférer des informations d’un service à l’autre sans lever le petit doigt. Les systèmes se marient parfaitement entre eux de sorte que, chaque fois qu’un chef de projet apporte un changement, celui-ci se reflète également dans la fiche du service financier et des ventes.

Le fait de disposer d’un système basé sur le cloud et compatible avec les appareils mobiles permet à TRUE Projects d’accéder à Smartsheet depuis n’importe quel endroit, ce qui est primordial sur un chantier. Les équipes sur place peuvent se référer rapidement aux détails du projet et gérer les processus de sécurité à la volée. Cet aspect s'est avéré particulièrement utile depuis la pandémie, notamment pour s’assurer que les prestataires sont en sécurité sur le chantier. 

« L’intégration de Smartsheet et de Dropbox permet de documenter les projets et d’avoir des données à jour », poursuit Kane Godfrey. « Il est utile de disposer d’éléments tels que le suivi et l’historique des versions pour comprendre ce qui se passe, en particulier lorsque de nombreuses personnes travaillent sur la même feuille depuis différents endroits. »

Un gain de temps qui se traduit par davantage de valeur ajoutée

Selon Kane Godfrey, la visibilité offerte par la plateforme aide l’entreprise à remplir sa mission de transparence. Même si les différentes équipes (finances, gestion, ventes, etc.) utilisent des portails différents, la possibilité de gérer les informations directement dans un seul système offre à nos collaborateurs une grande clarté à chaque étape du processus dans un secteur où règne souvent la confusion.

« La tranquillité d’esprit que procurent cette connexion et cette visibilité est considérable. Il s’agit d’une source de référence unique pour l’ensemble de l’équipe, pas seulement pour moi en tant que chef d’entreprise », explique Kane Godfrey. « Toutes les données sont utilisées pour suivre les ICP en temps réel, afin que chacun puisse vérifier les objectifs que nous lui avons fixés. Plutôt que d’attendre un ajustement des données, tous les membres de notre équipe peuvent évaluer les performances en temps réel. »

Kane Godfrey a constaté un gain de temps important, notamment pour la saisie des données et l’engagement client. Cette situation s’est encore améliorée suite à l’implémentation de Resource Management par Smartsheet pour optimiser les projets, le suivi du temps et les prévisions de personnel. Grâce à ce gain d’efficacité, TRUE Projects peut se consacrer davantage à ses clients et leur offrir une expérience de conception et de construction vraiment exceptionnelle. 

« Depuis que nous avons commencé à utiliser Resource Management dans Smartsheet, nous avons fait passer le développement à un niveau supérieur. Nous avons rationalisé le processus, des ventes à la livraison des produits, et réduit le temps passé dans Smartsheet », ajoute Kane Godfrey. « Nos données sont moins sujettes aux erreurs humaines et nous gagnons environ 30 % de temps dans la gestion des données pour les équipes de vente et de projets. Même avec un simple remplissage automatique des feuilles pour éviter la duplication, nous économisons 15 % de temps sur la saisie des données. Nous en tirons un énorme avantage, et je considère que c’est une solution sans risque qui nous permet de créer ce dont nous avons vraiment besoin en tant qu’entreprise. »

« Smartsheet est un outil vraiment puissant », conclut Kane Godfrey. « Je peux consulter la situation des bénéfices de l’entreprise à un moment donné, et savoir quelles sont les prévisions actuelles pour aujourd’hui et pour les six prochains mois. Les possibilités offertes par la plateforme Smartsheet sont vraiment vastes. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.