Modèles gratuits de notes de frais

By Andy Marker | 28 novembre 2016 (mis à jour 5 juin 2023)

Une note de frais est couramment utilisée pour enregistrer les frais de voyage d’affaires, comme les transports, la nourriture, l’hébergement et les frais de conférence. Mais une note de frais peut également être utilisée pour documenter toute dépense professionnelle pour laquelle un employé doit être remboursé. Par exemple, vous pouvez utiliser des notes de frais pour suivre le kilométrage et l'essence utilisés pour le travail, les réunions avec des clients qui comprennent des repas ou d’autres divertissements, ou même des fournitures de bureau achetées par un employé. Une note de frais constitue un relevé précis des coûts professionnels, ce qui est important pour la planification budgétaire et la déclaration fiscale. Fournir des reçus pour toutes les dépenses énumérées dans une note de frais permet de prévenir les erreurs, et prépare les entreprises pour leurs déclarations fiscales et leurs audits. La collecte des notes de frais des employés chaque semaine ou chaque mois peut protéger contre les erreurs budgétaires et contribuer à garantir que l’argent est bien dépensé.

Selon les besoins de votre entreprise, une note de frais peut être longue et détaillée, ou un simple formulaire. Elle comprend généralement une liste détaillée des dépenses, ainsi qu’une description pour chaque item. Les dépenses peuvent être divisées en catégories, telles que le kilométrage, les repas, les frais d’hôtel ou la formation des employés. Si cette note est spécifiquement liée à un voyage, elle peut inclure des informations sur la destination et la raison du voyage. Tout paiement anticipé des frais doit être indiqué et soustrait du coût total du remboursement. Il est également important d’inclure une ligne de signature pour l’approbation et les coordonnées de la personne qui demande un remboursement. Pour une tenue exacte des registres, il est possible de noter la période au cours de laquelle les coûts ont été engagés.

Les feuilles de dépenses peuvent également être utiles pour créer un budget personnel, que vous suiviez les revenus mensuels et les dépenses du ménage, que vous vous lanciez dans un projet de rénovation ou que vous planifiiez un mariage. Un budget personnel suit vos dépenses principales et peut révéler où vous pouvez réduire les coûts et augmenter les économies. Pour répondre aux besoins personnels comme professionnels, nous avons inclus ci-dessous différents modèles gratuits de feuilles de dépenses, allant des notes de frais officielles aux budgets simples pour l'usage personnel et la planification d’événements. Pour utiliser ces modèles de dépenses Word et Excel, cliquez sur le bouton de téléchargement, enregistrez le fichier sur votre appareil, et personnalisez ou imprimez le modèle au besoin.

Modèle simple de notes de frais pour Excel

Rapport de dépenses simple

Téléchargez le modèle simple de notes de frais

Excel

Ce modèle de note de frais est une simple feuille de calcul permettant d'indiquer la date, le type et le montant total de chaque dépense. Vous pouvez personnaliser ce modèle en modifiant les en-têtes de colonne pour catégoriser les dépenses, ou en ajoutant de nouvelles colonnes si nécessaire. Les frais sont détaillés, et le montant total du remboursement est calculé pour vous, moins les éventuels paiements anticipés.

Modèle de revenus et de dépenses mensuels pour Excel

Dépense de revenu mensuel

Téléchargez le modèle de revenus et de dépenses mensuels

Excel

Utilisez ce modèle pour suivre chaque mois vos revenus et les dépenses. Ce modèle de dépenses Excel se présente sous forme d'une feuille de calcul simple qui calcule les totaux pour vous. Il peut être adapté pour inclure toutes les dépenses que vous souhaitez suivre ; chaque mois occupe une feuille distincte, ce qui facilite le suivi des dépenses mensuelles et annuelles.

Modèle de feuille de dépenses pour Excel

Feuille de dépenses

Téléchargez le modèle de feuille de dépenses

Excel

Ce modèle basique de feuille de calcul de dépenses est conçu pour suivre les dépenses, qu’elles soient personnelles ou professionnelles. Suivez les achats et autres dépenses en enregistrant le mode de paiement, le type de transaction, le montant du paiement et d’autres renseignements. Vous pouvez vous référer à cette feuille de dépenses en tant qu’outil de référence facile, créer un rapport de dépenses mensuel et additionner rapidement les dépenses sur n’importe quelle période.

Modèle de notes de frais hebdomadaires pour Excel

Rapport de dépenses hebdomadaire

Téléchargez le modèle de notes de frais hebdomadaires

Excel

Certaines entreprises exigent que les employés soumettent des notes de frais hebdomadaires pour permettre le suivi et le remboursement des dépenses à intervalles réguliers. Ce modèle fournit un enregistrement détaillé des dépenses pour chaque jour de la semaine. Vous pouvez modifier les catégories de dépenses en fonction de vos besoins, qu’il s’agisse des frais de déplacement, des frais d’expédition, des repas d’affaires ou d’autres dépenses. Un espace est prévu pour décrire le cadre professionnel de différentes dépenses, le type de paiement et les sous-totaux.

Modèle de notes de frais de déplacement pour Excel

Rapport de frais de voyage

Téléchargez le modèle de notes de frais de déplacement

Utilisez ce modèle détaillé de notes de frais de déplacement pour suivre les dépenses liées aux voyages d’affaires. Ce modèle comprend le suivi du kilométrage, les autres frais de transport, l’hébergement, les repas, etc. Il prévoit aussi de l’espace pour répertorier les dépenses diverses qui ne correspondent pas forcément aux autres catégories. Vous pouvez inclure les coordonnées de l’employeur et de l’employé, ainsi que des informations sur la destination et l’objectif du voyage.

Feuille de suivi des frais kilométriques professionnels pour Excel

Feuille de suivi du kilométrage professionnel

Télécharger la feuille de suivi des frais kilométriques professionnels

De nombreuses entreprises et organisations remboursent aux employés les frais kilométriques. Cette feuille de frais kilométriques peut être utilisée pour enregistrer et calculer les kilomètres parcourus à des fins professionnelles. Saisissez le tarif par km et le nombre de km pour calculer le montant total du remboursement. Vous pouvez inclure des relevés de compteurs kilométriques et toute information pertinente concernant l’objectif ou le résultat du déplacements.

Formulaire de remboursement des frais professionnels pour Excel

Formulaire de remboursement des frais professionnels

Téléchargez le formulaire de remboursement des frais professionnels

Les employés peuvent utiliser ce modèle de note de frais pour demander le remboursement de leurs frais professionnels, et les employeurs peuvent l’utiliser pour justifier le paiement de ces frais. Il s’agit d’un modèle basique de notes de frais Excel qui décrit les coûts, répertorie les montants et enregistre les dates de chaque transaction. Il peut également être facilement modifié pour inclure plus de colonnes ou des informations supplémentaires.

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