Modèle d’instruction de travail pour projet
Utilisez ce modèle pour détailler le processus derrière des projets de travail généraux et spécifiques à un secteur. Il vous permet de consigner les objectifs, les actions et les tâches, ainsi que les noms et les descriptions des tâches séquentielles. Ce modèle est conçu pour apporter des instructions sur divers projets, tout en étant suffisamment précis pour fournir une structure et améliorer la communication au sein de l’organisation.
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Modèle d’instruction de travail pour construction
Ce modèle est destiné à la rédaction d’instructions complètes et logiques pour un projet ou un processus de construction. Avec des encadrés permettant de consigner chaque étape, la date d’achèvement prévue et réelle, le plan directeur de production et les autorisations, ce modèle supervise toutes les données nécessaires à la réalisation d’un processus de construction.
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Modèle d’instruction de travail
Ce modèle est conçu pour consigner un processus de travail élémentaire à l’aide d’instructions et d’étapes détaillées. Utilisez ce modèle pour rédiger les instructions de divers processus de travail : des encadrés vous permettent de consigner l’intitulé du travail, la ou les personnes responsables, les étapes et listes numérotées, ainsi que les résultats attendus. Ce modèle de base, personnalisable, simplifie la communication entre les équipes afin d’assurer la cohérence et la transparence du projet.
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Modèle d’instruction de travail de sécurité
Ce modèle fournit des instructions pour les processus de travail qui impliquent des politiques et des procédures strictes de sécurité. Utilisez ce modèle pour consigner les éléments clés des processus de travail liés à la sécurité, par exemple les dangers, les contrôles de sécurité, les exigences et les procédés de clôture. Ce guide d’instructions détaillé garantit que toute personne qui suit ce modèle répond à l’ensemble des exigences de sécurité.
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Modèle d’instruction de travail pour fabrication
Ce modèle est idéal pour les projets de fabrication, car il aide à définir le cadre et les instructions liés à un processus. Grâce à ce modèle, vous pouvez fournir des instructions détaillées sur chaque procédure de fabrication, comme le numéro ou l’identifiant du processus, la date d’échéance, le périmètre, les coûts, les programmes directeurs et les dates d’achèvement prévues. Ce modèle facilement modifiable vous fait gagner en clarté en donnant un aperçu des tâches de fabrication individuelles et de toutes les données qui les accompagnent.
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Modèle d’instruction de travail pour assemblage
Utilisez ce modèle pour consigner toutes les données liées à un processus d’assemblage : nombre d’étapes, contrôles qualité, délai de réalisation estimé et observations complémentaires. Tirez parti de ce modèle pour simplifier chaque processus d’assemblage, consigner les modifications d’instructions et suivre l’avancement de plusieurs projets, comme c’est généralement le cas dans ce contexte.
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Modèle d’instruction de travail pour projet technique
Ce modèle est conçu pour les projets techniques et les instructions spécifiques à ces processus. Utilisez ce modèle pour fournir des instructions détaillées sur chaque activité d’ingénierie, avec des encadrés permettant de consigner l’intitulé et la description du projet, le numéro de version, ainsi que le périmètre, le calendrier et la date d’achèvement du projet. Gérez tous vos projets techniques à l’aide de ce modèle d’instruction afin de simplifier la communication et de suivre tous les processus correctement.
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Modèle d’instruction de travail visuelle
Il s’agit d’un modèle simple et visuel d’instruction de travail, qui décompose le processus de travail étape par étape en fournissant des instructions assorties d’illustrations explicatives. Utilisez ce modèle pour les processus complexes et détaillés qui nécessitent des explications visuelles en plus d’instructions écrites.
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Modèle d’instruction de travail pour production
Ce modèle fournit des instructions détaillées, parfois étape par étape, sur la façon d’effectuer des tâches au cours du processus de production. Ce modèle contient des encadrés pour consigner les mises à jour des processus, les dates où surviennent d’éventuels problèmes, les coûts, l’échéancier et les autorisations de la direction.
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Modèle d’instruction de travail ISO 9001
Ce modèle fournit des instructions détaillées pour mener à bien des projets conformes à la norme ISO 9001 et aux normes connexes de management de la qualité. Ce modèle comprend des encadrés complets qui décrivent les instructions pour un processus conforme à la norme ISO 9001. Il permet également de consigner les diagrammes, les descriptions, les responsabilités et les objectifs clés du processus, entre autres données.
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Quel est l’objectif d’un modèle d’instruction de travail ?
Une instruction de travail, également connue sous le nom de mode opératoire, de consigne de poste ou d’instruction de travail visuelle, est essentielle à votre processus opérationnel, car elle présente des informations spécifiques, séquentielles et détaillées sur la façon d’accomplir une certaine tâche. Elle fournit des instructions simples non seulement sur les projets et processus, mais aussi sur de multiples politiques et procédures dans des domaines tels que la sécurité, les ressources humaines et les systèmes techniques.
Une instruction de travail réduit le risque et les erreurs lors de l’exécution d’un processus, ce qui augmente l’efficacité de l’entreprise et la précision. En décomposant les procédures et les méthodes de travail complexes d’un processus en instructions détaillées étape par étape, l’instruction de travail rationalise les processus, améliore la communication et la prise de décision, et garantit la bonne compréhension des tâches pour toute personne qui respecte le document.
Quand elle est appliquée, l’instruction de travail apporte en outre de nombreux autres avantages à votre entreprise. Une instruction de travail peut vous aider à :
consigner la bonne façon d’effectuer toutes les activités, de la plus importante à la moins importante
garantir que toutes les parties respectent les normes, les règlements et les politiques opérationnelles
fournir le contenu nécessaire afin que les utilisateurs n’aient pas à chercher d’informations explicatives par eux-mêmes
conserver des informations exactes et précises dans tous les services
décrire comment effectuer les tâches spécifiques d’un processus global de manière claire et détaillée
former les nouveaux membres du personnel ou rappeler les processus au personnel actuel
définir toutes les composantes d’un processus ou d’une tâche, telles que les responsabilités, les exigences, les outils et d’autres informations importantes
établir une méthode cohérente pour tous les processus, de l’informatique aux RH en passant par l’ingénierie
suivre les achats et leurs informations clés, comme la quantité, le prix unitaire et les dates d’expédition
obtenir une approbation pour l’achat d’un élément ou une modification du processus système
Comment rédiger une instruction de travail
La rédaction d’une instruction de travail complète, claire et pédagogique peut être une mission intimidante, car elle exige d’être méticuleux et d’avoir une excellente connaissance de la tâche ou du processus concerné. Pour éviter les approximations lors de la rédaction d’une instruction de travail, suivez ces étapes simples :
Écrivez l’introduction. Placez le projet dans son contexte, identifiez les responsables et consignez clairement la tâche ou le travail à accomplir. Incluez un aperçu de l’objectif du travail décrit dans les instructions.
Décrivez comment réaliser le travail. Divisez chaque étape en consignes simples et faciles à suivre : chaque action doit être claire et compréhensible pour le lecteur. Incluez tous les éléments nécessaires à la réalisation du travail, tels que les matériaux, les références, les images ou les visuels qui expliquent les étapes écrites.
Confirmez les informations. Consultez les spécialistes du domaine et les parties prenantes clés pour vous assurer que chaque étape mentionnée est exacte et à jour.
Optez pour une mise en page efficace afin de faciliter la lecture. Une fois que toutes les étapes sont écrites, assurez-vous que les instructions sont faciles à comprendre. Vérifiez que les instructions sont décrites étape par étape, et que chaque étape apparaît en gras et est détaillée à l’aide de listes numérotées ou à puces.
Simplifiez et réécrivez les instructions si nécessaire. Relisez le document et assurez-vous que tout est logique. Simplifiez les étapes en cas d’ambiguïté, et réécrivez ou reformulez si nécessaire pour assurer la cohérence.
Mettez l’instruction en pratique. Donnez le document à un membre de l’équipe et demandez-lui de suivre les étapes. Déterminez s’il y a des ambiguïtés, si les instructions ne sont pas claires ou ne permettent pas d’atteindre l’objectif final.
Enregistrez et partagez. Une fois que vous avez terminé toutes les étapes ci-dessus, enregistrez l’instruction, envoyez-la à vos équipes et sauvegardez-la à un endroit accessible à toute personne qui pourrait en avoir besoin.
Comment réaliser une instruction de travail visuelle
Une instruction de travail visuelle offre les mêmes fonctionnalités qu’un modèle d’instruction de travail basique, mais permet de visualiser facilement les instructions décrites dans le document. Les instructions de travail visuelles sont généralement utilisées dans les services et les domaines qui nécessitent une explication illustrée d’une tâche (p. ex. en bureau d’études, pour le développement de produits ou la production).
Pour rédiger une instruction de travail visuelle, le processus est simple : suivez les mêmes étapes que pour une instruction de travail classique, puis ajoutez des graphiques, des images, des diagrammes ou des organigrammes selon les cas. Consignez les étapes dans un formulaire écrit, puis décomposez ces mêmes étapes à l’aide d’éléments visuels.
Imaginons par exemple que l’instruction concerne l’installation d’un bureau pour un nouvel employé. Notez chaque étape, pas à pas : localiser l’endroit où installer le nouveau bureau, assembler les pieds, placer le plateau au-dessus, etc. Ensuite, prenez des photos de quelqu’un qui réalise chaque étape, ou incluez des diagrammes qui montrent exactement comment chaque étape doit être effectuée. N’oubliez pas qu’une instruction de travail se concentre sur la façon de réaliser chaque étape d’un processus, alors documentez et reproduisez le processus en gardant cela en tête.
Conseils pour rédiger vos instructions de travail
Pour vous aider à préparer des instructions de travail complètes pour tous vos processus opérationnels, consultez ces conseils utiles lorsque vous rédigez, modifiez et mettez à jour vos instructions de travail.
Assurez-vous qu’elles soient claires et faciles à comprendre pour chaque personne qui s’y réfère, que cette dernière fasse partie du personnel, de l’équipe ou soit une partie prenante.
Recueillez toutes les informations nécessaires au préalable pour vous faire une idée de la façon dont vous souhaitez structurer vos instructions, et rédigez le processus en consultant des personnes qui connaissent bien la tâche ou le travail.
Déterminez toutes les procédures, politiques et interdépendances importantes qui régissent la tâche ou la mission pour laquelle vous créez des instructions.
Évitez les mots et phrases complexes, le jargon inutile, les acronymes et les termes techniques, tout en uniformisant le vocabulaire employé.
Utilisez la voix active pour que la personne qui lit les instructions s’identifie.
Gardez le document aussi court et concis que possible, assurez-vous que toutes les données et informations sont utiles et exactes, et organisez toutes les étapes logiquement.
Incluez des visuels ou des images si nécessaire pour rendre le document attrayant, en complément des instructions écrites.
Assurez-vous que le document final est facilement accessible.
Passez régulièrement en revue le document et mettez à jour les instructions au besoin.
Quelle différence entre une instruction de travail et une procédure d’exploitation standard (SOP)
Les instructions de travail et les procédures d’exploitation standard (SOP), également connues sous le nom de documentation de travail et de manuels d’utilisation, sont des outils importants sur un lieu de travail, car ils aident à décrire un processus en détail et fournissent des instructions sur la meilleure façon d’effectuer une procédure. Les deux sont généralement plus détaillées qu’une procédure et fournissent des instructions sur les spécificités d’un processus de travail. Cependant, elles ne décrivent pas exactement la même chose.
En termes simples, les SOP définissent ce qui doit être fait, par qui et sous quel délai. Les SOP décrivent tout ce que vous devez faire dans une certaine situation ou lorsque vous effectuez un certain processus de travail.
Inversement, une instruction de travail décrit comment mener à bien un processus en expliquant comment réaliser chaque étape individuelle, dans l’objectif de rationaliser l’opération globale. Les instructions de travail appuient chacune des procédures décrites dans un SOP ; généralement, il existe une instruction de travail qui complète chaque SOP ou procédure.
L’importance de l’instruction de travail
Bien souvent, les organisations négligent les instructions de travail parce que les processus semblent simples à comprendre, qu’elles disposent déjà de personnes aptes à former les autres ou qu’elles ne souhaitent tout simplement pas passer du temps à créer des instructions détaillées pour chaque processus. Cela dit, une instruction de travail est essentielle au succès d’une entreprise, et ce pour de nombreuses raisons.
Une instruction de travail aide à la fois à créer la base de connaissances de l’entreprise et à la préserver grâce à des instructions documentées. Les instructions de travail contribuent à éviter toute interprétation erronée d’un processus, à limiter l’erreur humaine, à ne pas se rejeter la faute lorsqu’un processus tourne mal et à assurer une sécurité maximale lors de l’exécution d’une tâche. À long terme, une instruction de travail peut également faire gagner du temps à une entreprise en établissant et en consignant le moyen le plus efficace d’accomplir un processus.
Dans l’ensemble, le temps investi dans la création d’une instruction de travail pour un processus sera rentabilisé une fois qu’elle aura été diffusée dans l’ensemble de l’entreprise et utilisée par de nombreux collaborateurs.
Ressources pour instructions de travail
Lorsque vous préparez votre instruction de travail, consultez ces ressources pour obtenir des conseils rédactionnels et pour comprendre l’importance de ce document – ainsi que l’impact positif qu’une instruction bien rédigée peut avoir sur votre entreprise. Préparez également des modèles de référence afin de créer des instructions de travail complètes pour les besoins de votre entreprise.
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