Qu’est-ce qu’un OKR ?
L’acronyme OKR signifie objectifs et résultats clés. Un OKR est un cadre utilisé pour définir un but en élaborant des objectifs et des résultats clés. Une organisation, un service ou une personne définissent généralement trois à cinq objectifs, qui fonctionnent comme buts à atteindre. Vous pouvez trouver plus d’informations dans notre Essential OKR guide.
Les objectifs sont ambitieux et qualitatifs, tandis que les « résultats clés » sont quantitatifs et indiquent le point où vous avez atteint un objectif. Les OKR vous obligent à passer en revue les activités redondantes et inutiles, et aident les équipes à se concentrer sur les priorités centrales du mois ou du trimestre. Les entreprises utilisent fréquemment les OKR comme outils pour changer la culture d’entreprise ou répondre aux crises dans le paysage concurrentiel.
Pour une discussion plus détaillée sur les OKR, lisez cet article d’introduction ; vous trouverez des exemples d'OKR ici. Consultez nos autres articles pour en savoir plus sur la façon d’écrire et de noter les OKR, ainsi que sur la différence entre les OKR et les objectifs SMART. Vous trouverez des modèles gratuits et téléchargeables plus utiles pour vous aider à planifier les OKR et à atteindre les objectifs à long terme dans notre article Free OKR Templates.
Qu’est-ce qu’un KPI ?
Un indicateur clé de performance ou KPI mesure les changements de performance au fil du temps ou par rapport à une cible. Les KPI surveillent les activités et programmes continus existants, et suivent la bonne marche des processus quotidiens de l'entreprise, qui permettent à votre organisation de fonctionner.
Les KPI simplifient également le processus de mesure des performances en se concentrant sur quelques critères essentiels.
Certains experts disent qu'idéalement, les KPI reflètent les conversions ou les changements de flux de trésorerie, qui ont une incidence sur les résultats. Pour mesurer stratégiquement l’avancement et les performances, vous pouvez appliquer des KPI aux programmes, projets, activités, individus, équipes ou organisations entières.
« Je définis les KPI comme des choses auxquelles vous devez toujours faire attention », explique Dan Montgomery, Directeur général d’Agile Strategies. « Ils sont comme les lumières sur le tableau de bord de votre voiture. Vous savez que s’ils ne sont pas rouges, vous n’avez pas de problème. Vous mesurez les choses essentielles pour tout garder en ordre, c’est-à-dire pour maintenir l’activité dans l'état habituel. »
Quelle est la différence entre les OKR et les KPI ?
Les KPI suivent le résultat d’une activité existante, tandis que les OKR fournissent un cadre pour améliorer les KPI. Les OKR (également appelés objectfis avancés) défient les limites et définissent comment réussir. En revanche, les KPI (également appelés objectifs retardés) décrivent les résultats.
Par exemple, si l’un de vos OKR est d’avoir le meilleur programme de formation de votre verticale, votre mesure retardée pourrait être de réduire les tickets de soutien de sept pour cent.
Comme pour les OKR, les KPI sont rarement gravés dans le marbre. Les KPI peuvent perdre leur pertinence au fur et à mesure que le contexte de votre entreprise change. Et, un KPI qui a besoin d’amélioration peut devenir un résultat clé d’OKR.
OKR vs KPI : quand les utiliser
Une autre façon de voir les OKR et les KPI est de considérer l'OKR comme une méthodologie et le KPI comme une mesure pour évaluer la réussite continue de cette méthodologie. Chaque outil a un but différent. Comme l'indique le diagramme ci-dessous, chaque outil peut vous aider à atteindre un but différent.
| Résultat souhaité | KPI | OKR |
|---|---|---|
| Avoir des objectifs clairement définis et mesurables | x | |
| Atteindre une croissance étendue | x | |
| Réussir un changement de culture, un changement stratégique, un changement de processus ou une croissance de leadership | x | |
| Maintenir le cap et consolider les gains | x | |
| Améliorer ou faire évoluer un plan ou un projet existant ou en cours | x | |
| Définir des objectifs retardés résultant d’activités et indiquant la réussite ou l’échec | x | |
| Définir des objectifs avancés pour atteindre les objectifs retardés ou prévoir les résultats des activités ou des processus | x | |
| Mesurer les performances passées des processus, activités ou entités existants | x | |
| Vérifier continuellement la durabilité de l’entreprise | x | |
| Surmonter les performances faibles des KPI ou stimuler les équipes trop complaisantes | x |
Fonctionnement conjoint des OKR et des KPI
Les OKR et les KPI sont tous deux des outils de gestion. Les OKR vous aident à atteindre des objectifs ; les KPI vous aident à mesurer cette réalisation.
Comme l’explique Dan Montgomery, « si les KPI dépassent la limite, vous devrez peut-être créer un OKR. Les KPI sont vraiment des mesures opérationnelles, tandis que les OKR sont plutôt des mesures stratégiques conduisant à une transformation. » Les OKR de transformation atteints peuvent alors devenir des KPI.
Par exemple, si vous avez créé des logiciels clients au début des années 2000, vous avez certainement assisté à la croissance explosive des programmes SaaS peu de temps après et à la quasi-omniprésence de ces services jusqu'en 2010. Lorsque vous utilisez le bon OKR, vous pouvez aider votre produit à atteindre une situation concurrentielle. Si votre objectif est de créer une offre SaaS optimale, vos KR (résultats clés) pourraient être :
- KR : prototyper cinq options d’interface utilisateur d’ici la fin du mois de février.
- KR : demander à l’assistance d’utiliser les tickets de niveau 3 pour mener 40 entretiens avec les clients.
- KR : utiliser deux options d’interface utilisateur pour effectuer le test A/B final avec 15 utilisateurs débutants.
Au lancement du produit, le KPI indiquant que vous avez réussi peut être l’atteinte d'un Net Promoter Score® de 7 ou plus.
Comment élaborer des KPI
Pensez aux KPI comme à un moyen de communiquer ce que votre organisation doit accomplir. Créez des KPI pertinents pour votre équipe ou votre organisation ; ne les basez pas sur ce que les autres entreprises et concurrents ont choisi. Les OKR et les KPI passe-partout ne fonctionneront pas bien pour vous.
Tenez compte de ces caractéristiques lors de l'élaboration des KPI :
- Les KPI font le lien avec les objectifs stratégiques : les KPI surveillent quelque chose qui est essentiel à la santé de votre entreprise. Afin d’utiliser cet outil, vous devez d’abord définir votre objectif stratégique. (Après tout, si vous ne savez pas où vous allez, c’est difficile de reconnaître quand vous êtes arrivé.) Pour commencer, définissez votre stratégie. Et n’oubliez pas que les KPI peuvent également indiquer votre probabilité d’atteindre l'objectif. Par exemple, si votre objectif est d’augmenter les ventes de cette année de 10 pour cent, vous aurez alors une bonne idée de vos chances d'atteindre cet objectif.
- Les KPI mesurent le mouvement par rapport aux objectifs : vous devez contextualiser les KPI en fonction de votre cible. Une cible montre comment mesurer la réussite ou la façon dont les métriques doivent évoluer. Vous pouvez utiliser des métriques chiffrées ou des KPI sous forme de ratios. Par exemple, vous pourriez souhaiter augmenter les prospects qualifiés ce trimestre de quatre pour cent.
- Les KPI recueillent des données : lors de la sélection d’un KPI, assurez-vous de pouvoir réellement le suivre. Afin de déterminer cela, vous devez déterminer quels processus de l'entreprise exposent les données du KPI. Dans les cas où les résultats proviennent de plusieurs métriques, vous devrez peut-être utiliser une formule de KPI. Les formules pour interpréter les KPI existent souvent déjà. C'est le cas du temps d’exécution d'une commande, par exemple.
- Les KPI montrent où concentrer les ressources : une entreprise ou une équipe n’a besoin que d’une poignée de mesures importantes. Lorsque vous utilisez correctement les KPI, vous pouvez déterminer quelles activités de l'entreprise créent un flux de trésorerie et des bénéfices, ou extraire les informations que votre direction souhaite voir. De cette façon, vous pouvez éviter de suivre toute une masse de données, ce qui est difficile. Par exemple, si vous avez plus de trois KPI pour chaque service, vous pouvez terminer avec des centaines de KPI pour votre organisation. Vous pouvez décider si une métrique convient en déterminant si ce KPI suit des activités spécifiques dans un service. Si tel est le cas, il peut s’agir d’un bon IP (indicateur de performance), mais il peut manquer de précision pour montrer une progression plus complète. Le désir d’atteindre une bonne présence sur les réseaux sociaux est un exemple de mauvais KPI.
- Les KPI requièrent un tableau de bord : vous pouvez rendre compte des KPI lors de réunions annuelles et trimestrielles. Cependant, la direction peut avoir besoin de mises à jour hebdomadaires et même quotidiennes. Chaque employé peut bénéficier de l’observation en temps réel de la façon dont les actions impactent les résultats. Les tableaux de bord fournissent un moyen efficace de partager les résultats à la minute ainsi que les tendances plus importantes.
Exemples de KPI
Parfois, les KPI sont appelés métriques saines ou métriques de performance. Un exemple de métrique saine est le Net Promoter Score®. Voici d’autres exemples de KPI que les différents secteurs utilisent :
- Santé : taux d'occupation des lits, rapport entre le personnel et les patients, évaluation de la satisfaction des patients
- RH : rapport de compétitivité salariale (SCR), taux de départs volontaires, taux d’embauches internes
- Commerce de détail : taux de conversion (acheteurs qui achètent des biens), retour sur investissement sur marge brute (GMROI), croissance annuelle (YOY)
- Ventes : réunions prévues, valeur à vie des clients, prospects qualifiés par l'équipe commerciale (SQL)
- Technologie : taux de satisfaction des clients, réalisation de la valeur commerciale, gestion de la valeur acquise (EVM) pour les écarts de coûts et de calendriers
Tableaux de bord des KPI
Les tableaux de bord proposent une technique pour suivre les changements et comparer les résultats des métriques essentielles. Les tableaux de bord vous aident à comprendre en un coup d’œil quand votre entreprise prospère ou lorsque des problèmes se développent.
Étant donné que les KPI surveillent l’avancement, ils doivent faire partie du tableau de bord analytique de votre organisation. Partager des informations sur les KPI au sein de votre entreprise est essentiel pour mettre en évidence les réussites et les domaines à améliorer.
Pour créer le meilleur tableau de bord possible, tenez compte de votre public et du type de données dont il a besoin. Suivez les bonnes pratiques en matière de conception Web, et utilisez des modèles reconnus pour créer des tableaux de bord faciles à lire. Cliquez ici pour trouver plus d’informations sur la création d’un excellent tableau de bord de KPI, et consultez la galerie de tableaux de bord Smartsheet Dashboard Gallery pour voir des exemples de tableaux de bord très efficaces.
Darrel Whiteley, un Master Black Belt du Lean, maître du Lean et expert Kaizen de Firefly Consulting, recommande plusieurs moyens d’optimiser l’utilisation des KPI dans un tableau de bord.
« J’aime utiliser des jauges pour afficher les KPI », explique M. Whiteley. « J’aime utiliser des images reconnaissables comme un compteur de vitesse ou un thermomètre (des choses que les gens voient et utilisent dans la vie quotidienne) pour les tableaux de bord qui se composent généralement de chiffres uniquement. »
Lorsque vous utilisez des KPI dans un tableau de bord, assurez-vous de concevoir le tableau de bord de façon à calculer les changements en temps réel ou quasiment en temps réel. L’utilisation de métriques composées et de métriques à long terme qui prennent des mois à s’accumuler ne vous aidera pas. « Les meilleures métriques sont celles que vous obtenez directement dans votre système informatique », explique M. Whiteley. « Par exemple, SAP clôture les ventes quotidiennes chaque nuit. Ses analyses en temps réel fournissent les totaux des ventes, afin que vous n’ayez pas à calculer les résultats vous-même. »
De plus, assurez-vous d’utiliser vos KPI d’une manière claire et compréhensible pour toutes les parties prenantes.
« Les gens comprennent les ventes par jour », explique M. Whiteley. « Les gens ne comprennent pas le pourcentage de ventes à planifier. Si votre objectif d’amélioration stratégique est de passer d’une entreprise de 5 milliards de dollars à une entreprise de 5,5 milliards de dollars, alors il vous faut montrer les ventes par jour. Ensuite, vous pouvez facilement aligner vos ventes par jour avec vos objectifs généraux, ce qui donne aux membres de votre équipe des résultats qui les intéressent. N’oubliez pas que vous avez besoin de résultats que votre personnel trouve intéressants et importants. Sinon, ils perdront de vue l’importance des objectifs de l’entreprise et, par conséquent, de leurs propres objectifs. »
Utiliser les OKR et les KPI pour mesurer les stratégies et atteindre les objectifs avec Smartsheet
Donnez à vos employés les moyens de se dépasser grâce à une plateforme flexible conçue pour répondre aux besoins de votre équipe, et capable de s'adapter quand ces besoins changent. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.