Évaluation simplifiée des fournisseurs

By Diana Ramos | 18 juin 2020 (mis à jour 29 décembre 2023)

Quels sont les fournisseurs qui devraient devenir vos partenaires commerciaux à long terme ? En utilisant un cadre et les bons outils pour faciliter le processus de sélection, le Dr Ray Carter fournit son expertise et ses meilleures pratiques pour vous aider à devenir un pro de l’évaluation des fournisseurs.  

Vous trouverez sur cette page une liste de contrôle des critères d’évaluation des fournisseurs, un cadre d’évaluation des fournisseurs, des conseils pour une évaluation solide des fournisseurs, un guide du processus d’évaluation des fournisseurs et une liste de questions sur la préparation aux catastrophes et aux pandémies.

Qu’est-ce que l’évaluation des fournisseurs ?

L’évaluation des fournisseurs est un processus d’évaluation et d’approbation que les entreprises peuvent utiliser pour déterminer si les fournisseurs et les distributeurs potentiels peuvent respecter les normes et les obligations de l’entreprise une fois qu’ils sont sous contrat. L’objectif final est d’obtenir un portefeuille de fournisseurs et de distributeurs à faible risque et de premier ordre.

Les fournisseurs et les distributeurs fournissent tous deux des services ou des biens, mais il existe une distinction : le terme de « fournisseur » s’applique aux relations commerciales entre entreprises (B2B) et entre entreprises et consommateurs (B2C), tandis que le terme « distributeur » ne s’applique qu’aux relations B2B.

les avantages de l’évaluation des fournisseurs

Bien que le processus d’évaluation des fournisseurs puisse être difficile, les avantages comprennent la recherche de sources à faible risque pour des biens et services de haute qualité, ainsi que le développement de relations d’affaires mutuellement bénéfiques et à long terme.

Dr Ray Carter

Le Dr Ray Carter est directeur de DPSS Consultants (Developing People Serving the Supply Chain), créateur du modèle 10C d’évaluation des fournisseurs et auteur de cinq ouvrages sur la gestion des fournisseurs et la chaîne d’approvisionnement, dont Practical Procurement. Il cite la pandémie de COVID-19 comme un excellent exemple de la nécessité d’une évaluation systématique des fournisseurs et des distributeurs, qui permet aux entreprises de faire face à toutes les tempêtes de l’environnement commercial.

« L’urgence de la pandémie de COVID-19 illustre l’importance d’engager des fournisseurs disposant de ressources suffisantes et d’un accès aux fonds de roulement pour continuer à fonctionner, s’adapter si nécessaire pour répondre à la demande et survivre aux crises. » L’évaluation des plans de gestion de crise des fournisseurs et des distributeurs est l’un des aspects de l’atténuation des risques que vous devez prendre en compte au cours de votre processus de sélection. « Les futures crises provoquées par des facteurs prévisibles, tels que le réchauffement climatique, la conservation des animaux sauvages et de la nature, les interactions humaines et les troubles politiques, sont presque inévitables. Il est donc essentiel d’étudier la qualité et la solidité des plans d’urgence des fournisseurs et des distributeurs. »

Le Dr Carter recommande une grande prudence lors de la sélection de partenaires commerciaux pour des biens et des services. « Les concepts d’évaluation déficients commencent par des spécifications mal définies, qui se répercutent ensuite sur le processus de passation des marchés et les critères d’attribution, ainsi que sur la sélection de fournisseurs qui ne disposent pas de l’expertise ou des ressources nécessaires », explique-t-il. « Après l’attribution, cela conduit à un climat propice à une relation houleuse caractérisée par des conflits accusateurs et, souvent, par un échec opérationnel. Un processus fiable et un examen minutieux permettent d’éviter ce risque, et bien d’autres encore. » 

L’évaluation des fournisseurs présente d’autres avantages, notamment :

  • Atténuation des risques : En contrôlant soigneusement les fournisseurs et les distributeurs, vous pouvez réduire les risques réglementaires, contractuels et sécuritaires liés à la collaboration avec des entités extérieures à votre entreprise. 
    • Diminution du risque de conformité réglementaire : Confirmez la conformité avec les lois, les règlements et les normes qui s’appliquent à votre entreprise. Si votre fournisseur se trouve dans un autre pays ou si vous vendez à un autre pays, vérifiez également les exigences légales de ces pays. Par exemple, si vous faites des affaires dans l’Union européenne, le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique. 
    • Étendue des services et conformité des contrats : Procédez à un examen juridique des conditions contractuelles, des accords de non-divulgation ou des accords de partenariat pour vous assurer que vous avez mis en place des conditions favorables et que vous avez atténué les risques. 
    • Diminution de la sécurité et des cyber-risques : La menace du cyber-risque s’accroît à mesure que nous déplaçons notre travail vers le cloud. Il est donc essentiel de protéger toutes les données de vos clients et de votre entreprise. Votre processus de sélection devrait se concentrer sur l’évaluation d’un fournisseur tiers pour stocker vos données. Tout d’abord, identifiez et évaluez le type de données auxquelles les fournisseurs et les distributeurs pourraient avoir besoin d’accéder, et décidez s’ils ont besoin d’accéder à toutes les données, à certaines d’entre elles ou à aucune d’entre elles pour effectuer leur travail. Il est essentiel de s’assurer que le fournisseur prend les mesures appropriées pour crypter et protéger vos données. Une fois que vous avez identifié des partenaires potentiels, demandez-leur de remplir un questionnaire qui couvre de manière approfondie les détails du système de gestion de la sécurité.

Pour plus d’informations, d’outils et de modèles sur l’atténuation des risques, consultez le « Guide définitif de la gestion des risques liés aux fournisseurs ».

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Modèle de matrice d’évaluation des risques

Comprenez la tolérance de votre organisation à l’égard de risques spécifiques : c’est un facteur important lorsqu’il s’agit de choisir les entreprises avec lesquelles vous souhaitez passer des contrats de biens et de services. Cette matrice contient les informations relatives à l’évaluation des risques dont votre entreprise a besoin pour examiner, estimer et classer par ordre de priorité les risques généralement acceptables (GA), aussi faibles que raisonnablement possible (ALARP) et généralement inacceptables (GI). Ce modèle vous permet de dresser la liste de chaque risque, d’en déterminer la probabilité et d’en évaluer la gravité, le tout sur un seul diagramme à code couleur.

Matrice d'évaluation des risques

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Vous trouverez d’autres conseils et modèles utiles sur le site « Modèles gratuits d’évaluation des risques liés aux fournisseurs ».

  • Identifier les meilleurs fournisseurs : Selon une combinaison réfléchie de vos critères essentiels de sélection des fournisseurs et de l’évaluation des risques, vous trouverez les fournisseurs ayant la réputation, les compétences et les connaissances nécessaires pour relever les défis de votre entreprise.
  • Réduire les coûts : Bien que le coût ne doive pas être le facteur décisif ultime, vous ferez probablement des économies en comparant les meilleurs fournisseurs et l’environnement concurrentiel en évitant les problèmes financiers liés à un service et à une prestation médiocres. En outre, une fois que vous aurez établi votre relation, les fournisseurs pourront vous offrir des possibilités de réduction des coûts par le biais de remises sur les volumes ou de remises de continuité.
  • Augmenter l’efficacité : La capacité d’une entreprise à agir rapidement dépend de la fluidité de sa chaîne d’approvisionnement. Grâce à un suivi continu, vous remarquerez les inefficacités et serez en mesure d’y remédier en collaborant avec votre fournisseur ou distributeur avant qu’il ne soit trop tard.  
  • Renforcer les relations : Une bonne gestion des fournisseurs, qui favorise la communication, la collaboration et la loyauté, renforce votre marque et favorise des relations de travail mutuellement bénéfiques qui profitent à tous à long terme et améliorent votre réputation.
  • Améliorer votre entreprise : Un contrôle approprié vous aidera à engager des fournisseurs de premier plan et vous permettra de fournir des biens ou des services de meilleure qualité et à des prix plus compétitifs. Vous servirez ainsi beaucoup mieux vos clients : attendez-vous à une augmentation de la fidélité des clients et des ventes à mesure que vous améliorez la prise de décision et l’efficacité.

En procédant à un contrôle préalable approfondi avant d’engager un fournisseur ou un distributeur, vous pouvez gagner du temps et de l’argent, tout en renforçant la confiance et la réputation de votre entreprise. Cette diligence raisonnable doit se fonder sur des critères pertinents pour vous et votre entreprise. Par exemple, si la sécurité des données et des informations personnelles est de la plus haute importance pour les entreprises de soins de santé soumise aux règles de sécurité HIPAA, ce critère peut l’emporter sur les questions de coût ou d’efficacité.

Cadre d’évaluation des fournisseurs et des distributeurs

Un cadre d’évaluation des fournisseurs et des distributeurs constitue une approche organisée permettant d’examiner et de classer les fournisseurs potentiels. Ce cadre repose sur un ensemble de critères standard permettant de déterminer l’adéquation des fournisseurs potentiels et les risques qu’ils peuvent représenter pour votre entreprise.

Vous pouvez utiliser un cadre d’évaluation pour déterminer le meilleur fournisseur ou distributeur en fonction non seulement du prix, mais aussi d’un éventail complet de préoccupations que le Dr Carter de DPSS Consultants décrit dans son modèle 10C d’évaluation des fournisseurs.

Il a créé son modèle en constatant qu’une mauvaise sélection des fournisseurs était à l’origine de l’effondrement des entreprises. « J’ai développé mon cadre pour fournir un processus simple et systématique d’investigation, d’analyse et de vérification des ressources et des capacités des fournisseurs potentiels (dont l’étendue dépend du risque et de la valeur du contrat) conduisant à la désignation d’une source efficace et durable. »

L’évaluation des fournisseurs et des distributeurs a lieu le plus souvent au sein des services d’achat. Elle fait également partie de l’étape de pré-qualification dans le domaine des achats, bien qu’elle comprenne généralement la participation et l’apport d’autres départements et parties prenantes.

Le modèle 10C d’évaluation des fournisseurs laisse suffisamment d’espace pour que vous puissiez ajouter les critères de chaque catégorie qui s’appliquent à votre entreprise, à votre modèle d’entreprise et à vos besoins en matière de biens et de services.

10C Model Supplier Evaluation
  • Compétence : Demandez aux fournisseurs de fournir des preuves de leur qualité auprès d’autres clients et examinez leurs procédures de formation et de développement, leurs dossiers de qualification, les antécédents et les aptitudes du personnel essentiel, ainsi que leurs méthodes de recrutement. 
  • Capacité : Examinez les commandes et les clients actuels et prévus des partenaires potentiels, ainsi que l’impact de ces éléments sur leur capacité à répondre à vos besoins actuels et prévus. Demandez des statistiques opérationnelles sur les problèmes de qualité ou de niveau de service, qui devraient être facilement accessibles si le fournisseur est accrédité ISO 9000. Pour en savoir plus sur cette accréditation, consultez « Le guide ultime de la norme ISO 9000 ».
  • Choix de la qualité : Examinez les politiques et les procédures que l’entreprise utilise en permanence pour contrôler et gérer la qualité et le respect des normes industrielles, telles que les normes ISO 9000 et HIPAA.
  • Cohérence des performances : Assurez-vous que votre futur partenaire sera en mesure de fournir des niveaux élevés et constants de qualité et de service pendant toute la durée du contrat. Par exemple, recherchez un fournisseur qui désigne un gestionnaire de compte comme point de contact unique chargé du contrôle de la qualité et de la supervision ; cela indique l’engagement du fournisseur à fournir des performances élevées.
  • Coût : Vérifiez si le produit ou le service peut être fourni à un prix raisonnable et s’il permet à votre fournisseur ou distributeur de rester en activité. 
  • Compte et finances : Bien entendu, vous souhaitez travailler avec une entité financièrement stable. Demandez les listes les plus récentes des actifs fixes et en circulation, les bénéfices et pertes, et les documents relatifs à la cote de crédit. 
  • Communication : Assurez-vous que votre fournisseur ou distributeur saura mettre en place et utiliser vos canaux de communication (ou se conformera à vos canaux existants), que ce soit en personne avec votre gestionnaire de compte et d’autres membres clés du personnel, par le biais de réunions virtuelles ou à l’aide d’un logiciel de collaboration.
  • Contrôle des processus internes : Demandez des preuves de la manière dont l’entreprise gère les stocks, les opérations de contrôle de la qualité, l’approvisionnement, le marketing, la distribution, la santé et la sécurité. 
  • Clarté (responsabilité sociale de l’entreprise) : Les services et les produits des fournisseurs et des distributeurs doivent être conformes aux normes et aux exigences légales et environnementales.
  • Culture : Déterminez si vous et votre partenaire potentiel partagez les mêmes valeurs et philosophies de travail avant de conclure un contrat. Une vision similaire facilite les relations de travail et permet d’établir des partenariats à long terme.

Critères d’évaluation des fournisseurs

Les critères d’évaluation des fournisseurs doivent soutenir la mission, l’éthique et les objectifs commerciaux de votre entreprise dans les domaines de la compétence technique et de la qualité, du coût et de l’intégrité financière, de la capacité à communiquer, de la responsabilité sociale et des engagements culturels.

L’évaluation des fournisseurs et des distributeurs implique également l’examen des critères les plus importants pour les objectifs de votre entreprise et votre secteur d’activité. Par exemple, si une entreprise recherche une société d’emballage, les préoccupations les plus importantes peuvent concerner le graphisme et la conception structurelle et s’appuyer sur un examen des options personnalisées par rapport aux options standard et sur la durabilité de l’expédition. Utilisez la liste de contrôle suivante, qui s’appuie sur le modèle 10C d’évaluation des fournisseurs, pour rassembler vos critères sur les fournisseurs et les distributeurs, puis utilisez-la comme outil d’évaluation des partenaires commerciaux actuels ou potentiels.

Liste de contrôle des critères d’évaluation des fournisseurs et des distributeurs

Liste de contrôle des critères d'évaluation des fournisseurs et des fournisseurs

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Vous pouvez appliquer ces critères à des partenaires potentiels ou les utiliser pour évaluer et noter vos partenaires actuels. Réduire les partenariats n’est pas une mauvaise idée : selon une étude menée en 2020 par The Hackett Group, les entreprises comptent en moyenne 3 000 fournisseurs pour 1 milliard de dollars de dépenses. Même si vous ne dépensez pas 1 milliard de dollars par an auprès de vos fournisseurs et distributeurs, si vous n’exercez pas un contrôle strict sur vos partenaires commerciaux ou sur les entreprises qui ont accès à vos données, vous prenez un risque d’un point de vue financier et sécuritaire.

Comment évaluer un fournisseur

Lors de l’évaluation des fournisseurs et des distributeurs, vous devrez procéder à des évaluations quantitatives et qualitatives afin de garantir un processus d’achat qui fonctionne pour votre entreprise. Il est conseillé de suivre les indicateurs de façon continue afin de confirmer que les contrats sont toujours avantageux.

Modèle d’évaluation des fournisseurs

Ce modèle d’évaluation des fournisseurs tiers comprend des zones pour noter les mesures correctives et les observations, mais vous pouvez également l’adapter pour refléter les critères de votre entreprise. En outre, le modèle comprend un système de notation qui permet de classer facilement les fournisseurs et les distributeurs individuels, et vous pouvez utiliser les notes agrégées pour faire des comparaisons. En rassemblant ces informations en un seul endroit, vous pouvez facilement combiner des descriptions écrites.  

Évaluation du fournisseur

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Si vous avez besoin d’autres modèles pour gérer votre chaîne d’approvisionnement, jetez un coup d’œil aux « 13 modèles gratuits pour les fournisseurs ».

Différentes méthodes d’évaluation des fournisseurs

Il n’existe pas de méthode unique d’évaluation des fournisseurs qui puisse s’appliquer à toutes les situations. Pour évaluer les fournisseurs, vous devez tenir compte de votre activité et de la classification du fournisseur, ainsi que du fait que le fournisseur est un prospect ou qu’il est déjà sous contrat, et que vous effectuez un examen après l’attribution de l’offre.

Vous trouverez ci-dessous une liste de méthodes courantes que vous pouvez utiliser pour évaluer vos fournisseurs :

  • Méthode commerciale : Lorsque vous examinez l’aspect commercial d’un fournisseur ou d’un distributeur potentiel, gardez à l’esprit sa réputation, sa position dominante sur le marché, sa présence sur le marché et dans la publicité, les récompenses qu’il a obtenues, sa capacité à livrer rapidement et ses clients existants.
  • Méthode technique : L’évaluation technique est centrée sur les normes de conformité, l’innovation, l’équipement technique et les capacités scientifiques. 
  • Méthode sur dossiers : Dans ce type d’évaluation des fournisseurs, vous recueillez des données à partir de sources publiques, telles que les dossiers financiers, les nouvelles du secteur et les avis d’attribution de récompense.  
  • Méthode pré-livraison : Dans ce type d’évaluation, l’évaluateur anticipe et commence à recueillir des données à partir de sources publiques, des garanties du fournisseur ou du distributeur, et des avis publiés sur celui-ci très tôt dans le projet. Les réponses aux demandes d’informations et aux appels d’offres, accompagnées de documents justificatifs, devraient également fournir une grande partie des réponses nécessaires.
  • Méthode post-livraison : Pour cette évaluation, passez en revue une première mission ou un premier envoi et évaluez les performances et le processus. Interrogez les principales parties prenantes sur les succès, les échecs et les opérations. Les réponses fournissent des données pour les décisions, la planification et les discussions après la fin d’un événement.

En appliquant ces méthodes d’analyse des fournisseurs fondées sur des critères et des données, vous serez en mesure de prendre des décisions s’appuyant sur des preuves. N’oubliez pas que dans l’environnement commercial concurrentiel d’aujourd’hui, vous ne devez pas vous contenter de résoudre le problème du coût : le prix d’une qualité ou d’une livraison médiocre peut s’avérer trop élevé au bout du compte.

Évaluation des performances des fournisseurs

 L’évaluation des performances des fournisseurs nécessite trois éléments : une liste de fournisseurs fondée sur la valeur pour votre entreprise ; un système de suivi des performances par rapport aux indicateurs et à l’accord sur les niveaux de service ; et l’utilisation d’un système de classement stratégique.

1. Organisez votre liste : Vous pouvez utiliser la description des biens ou des services fournis par un fournisseur ou les classer en fonction de leur utilité pour l’entreprise, puis incorporer des couleurs, des chiffres, des lettres ou des mots pour les classer dans des diagrammes ou des feuilles de calcul. Vous pouvez considérer les fournisseurs en fonction de leur valeur pour l’entreprise et du montant que vous investissez dans leur engagement, afin de leur attribuer une valeur relative en fonction de leur taille, de leurs capacités ou de leur valeur monétaire. 

Carte de pointage d'évaluation des fournisseurs

Utilisez cette fiche d’évaluation comme modèle de sélection ou de système d’évaluation continue pour votre liste de fournisseurs. Une fois que vous avez rassemblé vos données et que vous les avez compilées dans la feuille de calcul, vous pouvez utiliser la liste pour comparer les fournisseurs actuels ou pour évaluer un seul fournisseur. Vous pouvez facilement modifier la liste de contrôle des critères pour l’adapter aux besoins de votre entreprise.

  Télécharger le modèle d’évaluation des fournisseurs et de fiche d’évaluation - Excel

Pour en savoir plus sur les fiches d’évaluation de la gestion des fournisseurs, consultez « Les fiches d’évaluation ultimes pour les fournisseurs ».

2. Établissez le suivi et les performances : Choisissez un auditeur ou une petite équipe capable de promouvoir ou de rétrograder un fournisseur ou de mettre en évidence des évaluations distinctives. Suivez en permanence la valeur du fournisseur et du distributeur ou réalisez une enquête sur la base d’indicateurs déclencheurs qui ont suscité des inquiétudes, comme les problèmes de qualité, les retards de livraison ou les produits endommagés.

Les enquêtes peuvent s’avérer utiles et permettre d’obtenir l’avis du personnel chargé des achats ou d’autres personnes qui peuvent être plus proches de la situation qu’un responsable. Établissez des lignes directrices pour le retour d’information des employés : veillez à ce qu’elles soient fondées sur des faits et non sur de simples opinions. Les réponses aux questions de l’enquête peuvent se situer sur une simple échelle de valeurs allant de un à cinq. Les catégories et les questions de l’enquête peuvent être les suivantes :

  • Performance : Le fournisseur a-t-il respecté les spécifications ? 
  • Livraison : Les livraisons ont-elles été effectuées à temps ? 
  • Facturation : Quel écart y a-t-il entre le prix final et le budget, le cas échéant ? 
  • Service client : Dans quelle mesure le fournisseur répond-il aux questions ou résout-il les problèmes ?  
  • Connaissances : Dans quelle mesure le fournisseur connaît-il votre entreprise ? 

3. Maintenez un système d’évaluation stratégique des fournisseurs : Appliquez ce que vous savez sur les performances des fournisseurs et des distributeurs pour segmenter les fournisseurs de manière stratégique. La matrice de Kraljic est une méthode d’évaluation des fournisseurs utilisée pour répartir les biens ou les services en les divisant en quatre quadrants ou classes, en fonction du risque ou de la complexité de l’offre du marché et de la valeur de l’article acheté en fonction de l’impact sur la rentabilité de votre entreprise. La matrice permet à votre entreprise de définir les stratégies d’achat les plus avantageuses et d’éviter les goulets d’étranglement qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs en matière de livraison de produits ou de services. 

Modèle de matrice Kraljic de segmentation des fournisseurs

Kraljic Vendor Matrix

Utilisez ce modèle pour maximiser la stabilité de l’approvisionnement, réduire les coûts et faire passer l’approvisionnement d’une transaction à une activité stratégique. Dans le modèle de Kraljic, le risque d’approvisionnement augmente lorsqu’il y a peu de fournisseurs, lorsque la disponibilité peut être affectée par des catastrophes naturelles, des pandémies ou l’instabilité gouvernementale, ou lorsque la logistique de livraison est difficile. L’impact sur les bénéfices est élevé lorsque l’article apporte une valeur ajoutée considérable à la productivité de l’entreprise ou a un impact sur la qualité.  

Le modèle vous invite à classer les services et les produits que vous achetez dans les catégories suivantes : stratégique, effet de levier, goulot d’étranglement, ou non critique, en fonction du risque d’approvisionnement et du potentiel de bénéfice de chacun. Cela vous aidera à déterminer quels fournisseurs sont les plus judicieux en fonction des objectifs de l’entreprise.

Matrice de segmentation des fournisseurs de Kraljic

Télécharger le modèle de matrice Kraljic de segmentation des fournisseurs

Word

Procéder à une évaluation continue des fournisseurs afin de détecter les signaux d’alerte lorsque les fournisseurs ne répondent pas aux attentes. Le processus devrait être facile si vous disposez d’une documentation appropriée et d’une surveillance permanente. En cas de problème, alertez immédiatement le fournisseur. Vous et le fournisseur devez disposer de plans d’urgence prévoyant des solutions de secours en cas de problème. S’il ne semble pas y avoir de solution et que la situation n’est pas anormale, vous devrez peut-être mettre fin au partenariat. Si vous mettez fin à une relation, assurez-vous de faire une analyse rétrospective avec votre équipe et votre fournisseur.

Conseils pour améliorer le processus d’évaluation des fournisseurs

Le processus d’évaluation des fournisseurs est axé sur la clarté et sur une approche en quatre phases qui s’appuie sur le temps : la préparation (préparer le terrain), la découverte (effectuer une vérification préalable), l’évaluation (effectuer une comparaison des fournisseurs) et la sélection (prendre des décisions et signer des contrats). Vous trouverez ci-dessous deux bonnes pratiques à garder à l’esprit lors de l’évaluation des fournisseurs :

  • Attribuer la responsabilité : Déterminez qui, dans votre entreprise, est responsable de l’évaluation. Il s’agit souvent d’un employé du service des achats, mais pour les situations complexes ou coûteuses, vous pouvez faire appel à un analyste commercial externe. Le consultant prend en charge certains des aspects les plus chronophages du processus, notamment la recherche, la rédaction de l’appel d’offres et la réalisation d’une analyse financière approfondie qui n’est peut-être pas disponible en interne.
  • Fixer un calendrier : En l’absence d’un calendrier et d’un processus, la sélection finale et le processus d’embauche peuvent prendre jusqu’à un an. Une bonne règle basique consiste à prévoir un maximum de trois mois pour mener à bien le processus.

Processus et calendrier de sélection des fournisseurs et des distributeurs

Vendor Selection Process Template

1. Préparation : C’est à ce stade que vous définissez vos exigences de base et que vous créez des dossiers de demande d’informations (RFI) et d’appels d’offres. Les demandes d’informations et les appels d’offres constituent une norme permettant d’évaluer les fournisseurs potentiels. Elles expliquent en détail ce que vous voulez et pourquoi, et vous pouvez les utiliser pour solliciter des offres et identifier le meilleur partenaire pour le développement du produit. Une demande d’informations ou un appel d’offres est un processus concurrentiel dans le cadre duquel plusieurs entreprises peuvent soumettre des offres. Si vous ne connaissez pas encore les processus de demande d’informations et d’appels d’offres, lisez « Rédiger un appel d’offres gagnant et conquérir le processus dans votre entreprise ».

2. Découverte : Recherchez des fournisseurs et des distributeurs, puis distribuez des demandes d’informations et des appels d’offres aux entreprises qui répondent à vos critères. 

3. Évaluation : Évaluez les réponses aux demandes d’informations et aux appels d’offres. Sélectionnez les meilleurs fournisseurs, comparez leurs qualifications et examinez-les avec les parties prenantes, les juristes et les analystes commerciaux.

Après avoir reçu des demandes d’informations ou des appels d’offres de la part de fournisseurs ou de distributeurs potentiels, utilisez cette feuille de calcul pour les comparer rapidement sur la base des critères ou des attributs commerciaux figurant dans vos documents de présélection. Ce modèle constitue un moyen simple de compiler des statistiques et des informations générales pour faciliter votre processus de sélection.

Comparaison des fournisseurs

Télécharger le modèle de comparaison des fournisseurs

Excel

4. Sélection : Selon les critères que vous avez définis, choisissez et rencontrez les deux premiers fournisseurs potentiels. Demandez au responsable des achats ou aux principaux décideurs de procéder à la sélection finale. Préparez les contrats, créez les comptes et préparez l’intégration.

Modèle de Gantt sur le calendrier et le processus de sélection des fournisseurs

Ce modèle de Gantt procure à tous les membres de l’équipe un moyen simple d’organiser et de suivre le processus de sélection des fournisseurs et de s’assurer que les délais sont respectés. Pour lancer votre processus de sélection, saisissez les données relatives aux tâches (organisées ici en phases de Préparation, de Découverte, d’Évaluation et de Sélection) ainsi que le nom du responsable de la tâche et les dates de début et de fin, afin d’obtenir une vue d’ensemble de haut niveau. Personnalisez et ajoutez d’autres étapes au fur et à mesure que votre entreprise en a besoin.

Chronologie du processus de sélection des fournisseurs et des fournisseurs Gantt

Télécharger le modèle de Gantt sur le calendrier et le processus de sélection des fournisseurs

Excel

  • Vérifier la qualité de l’information : Lorsque vous évaluez des fournisseurs et des distributeurs, obtenez les meilleures informations possibles. « Un aspect essentiel du modèle 10C est la nécessité d’évaluer la qualité et la validité des informations soumises par les entreprises partenaires potentielles », conseille le Dr Carter.

    « Le modèle définit les preuves vérifiées et de haute qualité comme étant complètes, vérifiées par un tiers, actuelles et exhaustives. Les preuves de qualité moyenne sont presque complètes, fournissent une certaine vérification, une certaine observation et une contribution à la recherche documentaire et à l’observation limitée. Les preuves de faible qualité reposent sur des documents et des recherches documentaires, sont incomplètes et font l’objet d’une vérification limitée. Vous pouvez utiliser ces notes dans l’évaluation globale du prestataire ou du fournisseur », explique-t-il.
  • Établir des indicateurs clés de performance (ICP) : Les ICP sont des mesures commerciales déployées pour évaluer les performances de facteurs spécifiques et d’objectifs stratégiques qui sont essentiels à la réussite de l’entreprise. Vous pouvez utiliser les ICP dans l’évaluation des fournisseurs afin de vérifier leurs performances. Pour en savoir plus sur l’élaboration de vos propres indicateurs de performance clés et sur la manière de les organiser, consultez la rubrique « Tout savoir sur les tableaux de bord des ICP ».
  • Envisager un cahier des charges commun : Si vous travaillez avec d’autres fournisseurs sur un projet de grande envergure, le Dr Carter estime qu’il est judicieux de mettre en place un processus de présélection commun. « Les principaux prestataires travaillant sur HS2 (projet de liaison ferroviaire à grande vitesse de 100 millions de livres au Royaume-Uni) ont collaboré pour créer un système de pré-qualification commun qui permettra de réduire les coûts et de rationaliser les appels d’offres pour les sous-traitants », explique-t-il. « Les soumissionnaires qui souhaitent travailler avec quatre des principaux prestataires du projet HS2 passeront par un processus de pré-qualification identique, ce qui réduira les doublons et le remaniement constant des informations de soumission pour répondre aux différents formats du client. »
  • Mettre l’accent sur la communication : Donnez et recevez en retour pour améliorer les relations et les résultats. Dès le début d’un processus ou d’un projet, il faut être clair avec les fournisseurs sur les attentes, les délais et les informations essentielles, sans pour autant les submerger. Personnalisez la communication et répondez rapidement aux préoccupations.
  • Faire une visite sur place : Effectuez une visite sur place pour vérifier que les informations fournies par écrit ou au cours d’une conversation correspondent à la réalité. Une inspection en personne permet de voir comment le fournisseur mène ses activités et de déterminer s’il est en mesure de répondre à vos critères.
  • Intégration : Après avoir suivi un processus aussi exigeant, vous voudrez entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs. Une façon éprouvée de partir du bon pied et d’assurer une interaction harmonieuse consiste à mettre en place un processus transparent d’intégration de vos nouveaux fournisseurs. Découvrez les meilleures pratiques en matière d’intégration en consultant « Comment rationaliser l’intégration des fournisseurs : Meilleures pratiques, flux de processus et listes de contrôle ».

Exploitez les logiciels du cloud : utilisez-les pour simplifier la conformité, réduire les risques et aider à organiser et à accélérer l’évaluation des fournisseurs.

Préparation aux catastrophes et aux pandémies

L’évaluation des fournisseurs doit inclure des questions sur la préparation aux catastrophes et aux pandémies. La pandémie de COVID-19 a mis en évidence la nécessité d’évaluer la capacité des fournisseurs à fournir les services et les produits dont vous avez besoin pour maintenir les opérations critiques dans des conditions d’urgence.

La diversité des clients, des fournisseurs et des prestataires tiers dans les différentes zones géographiques permettra d’éviter les points de défaillance uniques et de réduire l’exposition de votre entreprise aux pannes locales, ainsi qu’aux événements géopolitiques et pandémiques.

Voici quelques questions sur la préparation aux catastrophes et aux pandémies à poser aux fournisseurs actuels et potentiels :

Disaster Pandemic Checklist

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