Avis de confidentialité de Smartsheet pour les candidats
Dernière mise à jour : 29 mai 2020
Cet avis s'applique aux données personnelles que nous collectons auprès des candidats à des emplois, des stages et des opportunités de contrats indépendants via nos formulaires de candidature, notre site Web, des recommandations ou d'autres canaux de recrutement. Nous sommes les « collecteurs de données » de vos informations personnelles aux fins du traitement de votre candidature. Nous sommes responsables de décider comment nous détenons et utilisons vos informations personnelles en tant que candidat à un poste chez Smartsheet.
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Données personnelles que nous collectons
Auprès de Vous
- Identification et coordonnées. Cela inclut des informations telles que votre nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone et autres informations de coordonnées, ainsi que votre sexe, date de naissance, nationalité ou nationalités, et identifiants nationaux (par exemple, carte d'identité nationale, passeport ou numéro de sécurité sociale).
- Antécédents professionnels. Cela comprend des informations sur vos employeurs précédents et les postes occupés.
- Informations générales Cela inclut des informations telles que vos qualifications académiques et professionnelles, votre éducation, les détails inclus dans votre CV (qui pourraient comprendre des détails sur les adhésions ou les intérêts qui révèlent des informations personnelles sensibles à votre sujet), les relevés de notes et les références d'emploi.
- Informations de référence. Cela inclut les informations sur vos références professionnelles que vous partagez avec nous (y compris leur nom, leurs coordonnées et leur titre de poste, bien qu'il soit de votre responsabilité d'obtenir le consentement de vos références pour partager leurs informations personnelles avec nous), les informations que nous recevons des vérifications d'antécédents (lorsque nous les effectuons pour un certain rôle), et les informations fournies par d'autres tiers.
- Applications et rôles précédents chez nous. Cela inclut les informations sur toutes les demandes antérieures que vous avez peut-être faites pour un poste chez nous ou sur tout historique d'emploi antérieur chez nous.
- Votre statut d'immigration ou de visa. Cela inclut les informations qui nous permettraient de savoir si vous êtes autorisé ou capable de devenir autorisé à travailler pour l'une de nos sociétés du groupe.
- Autres informations que vous fournissez volontairement. Cela inclut les informations que vous pouvez fournir tout au long du processus de recrutement, notamment par le biais d'exercices d'évaluation et d'entretiens.
Si vous ne fournissez pas les informations personnelles que nous demandons et que nous considérons nécessaires pour que nous examinions votre candidature, il se peut que nous ne puissions pas continuer votre processus de recrutement.
Sauf autorisé et nécessaire ou exigé par la loi, il existe certains types d'informations que nous essayons généralement d'éviter de collecter. Par exemple, des informations qui révèlent la race ou l'origine ethnique ; les croyances religieuses, politiques ou philosophiques ou l'appartenance à un syndicat ; des données génétiques ou biométriques ; ou des informations concernant votre santé vie sexuelle (les « Données personnelles sensibles »). Nous pouvons collecter certaines Données personnelles sensibles auprès de vous à des fins de recrutement légitime et liées à l'emploi, notamment pour satisfaire aux obligations de conformité ; fournir des aménagements pour les personnes handicapées ; contrôler l'égalité des chances ; à des fins de lutte contre la discrimination ; et pour satisfaire aux obligations de déclaration. Séparément, vous pouvez choisir de divulguer volontairement des données personnelles sensibles pendant le processus de recrutement. Si la loi l'exige, nous vous demanderons votre consentement si nous collectons des données personnelles sensibles.
Auprès de tiers
Nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant auprès de tiers, notamment :
- Références professionnelles
- Informations générales fournies ou confirmées par les établissements universitaires et les prestataires de formation ou de certification
- Agences de vérification des antécédents et autres détenteurs de bases de données externes
- Agences de recrutement ou de recherche de cadres
- Sources accessibles au public, y compris les médias sociaux tels que LinkedIn ou d'autres informations disponibles en ligne (dans ce cadre, nous pouvons contacter toutes les connexions mutuelles qui ressortent des informations accessibles au public)
Automatiquement
Nous recueillons automatiquement des données personnelles à partir de la page « Carrières » de notre Site. La page Carrières vous permet de rechercher les postes disponibles. Pour plus de détails sur les données personnelles que nous collectons via nos Sites, veuillez consulter notre Avis sur les cookies.
Comment nous utilisons les données personnelles
Nous nous appuyons sur certaines bases légales pour le traitement des données personnelles que nous collectons dans le cadre de cet avis. Cela inclut notre confiance dans le principe selon lequel le traitement est nécessaire aux fins des intérêts commerciaux légitimes. Lorsque nous nous appuyons sur un intérêt commercial légitime pour traiter ces informations, nous utilisons les informations personnelles dans la poursuite d'intérêts commerciaux légitimes qui incluent :
Enregistrement des visiteurs du bureau. Pour enregistrer les visiteurs de nos bureaux et gérer les accords de non-divulgation que les visiteurs peuvent être appelés à signer, pour protéger les bureaux de Smartsheet et les informations confidentielles contre tout accès non autorisé.
Protection des droits légaux et prévention ou correction des fautes professionnelles. Pour protéger les employés de Smartsheet et d'autres personnes ; empêcher tout accès non autorisé à Smartsheet ; et lorsque nous jugeons nécessaire d'enquêter, de prévenir ou de prendre des mesures concernant des activités illégales, des soupçons de fraude ou des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité de toute personne.
Conformité aux obligations légales. Pour nous conformer à la loi ou aux procédures judiciaires ; par exemple, nous pouvons divulguer des informations en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, y compris pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi.
Évaluation de vos compétences. Pour évaluer vos compétences, vos qualifications et votre aptitude au poste pour lequel vous avez postulé, au poste pour lequel vous êtes considéré ou à d'autres postes pertinents qui sont ouverts ou le seront à l'avenir et qui pourraient correspondre à vos compétences.
Communication avec Vous. Pour communiquer avec vous sur le processus de recrutement, votre candidature pour le poste pour lequel vous avez postulé et, le cas échéant, sur d'autres postes ou opportunités potentiels avec nous.
Activités commerciales générales. Lorsque cela est nécessaire à l'administration de nos activités générales, de comptabilité, de tenue de registres, d'emploi et de fonctions juridiques.
Note spéciale concernant les candidats dans l'Union européenne. Pour les données personnelles de l'Union européenne que nous traitons, les bases juridiques pertinentes pour un tel traitement en vertu du Règlement général sur la protection des données ((UE) 2016/679) (et des lois locales de mise en œuvre des États membres de l'UE) comprennent : (i) nos intérêts commerciaux légitimes* ; (ii) votre consentement ; (iii) le respect de la loi ; et (iv) l’établissement, la défense ou la protection de nos intérêts juridiques. Ces bases ne limitent ni ne modifient les obligations, les droits et les exigences en vertu des lois sur la confidentialité des juridictions non européennes.
** En ce qui concerne les données à caractère personnel en provenance de l'UE, leur traitement est dans notre intérêt légitime, lequel ne peut être supplanté par vos intérêts et droits fondamentaux. La commercialisation auprès des personnes de l'UE n'est effectuée qu'avec leur consentement explicite.
Comment nous partageons les données personnelles
Avec nos fournisseurs de services. Nous faisons appel à des prestataires de services tiers pour traiter vos données personnelles afin de nous assister dans nos opérations commerciales et techniques. Smartsheet a des accords de traitement de données avec ces fournisseurs de services, et leur utilisation et leur accès aux données personnelles sont limités à des fins spécifiques. Ils fournissent des services liés, mais sans s'y limiter, à la prestation de services en notre nom et uniquement conformément à nos instructions, ou en conformité aux exigences légales. Pour les opportunités de stage, nous pouvons également utiliser un fournisseur de services tiers pour faciliter et gérer la relation entre vous et Smartsheet.
Avec les sociétés affiliées. Nous pouvons partager vos données personnelles avec nos sociétés affiliées pour des opportunités d'emploi et des postes.
Conformément à la loi. Nous ne divulguons des renseignements à votre sujet que si nous croyons devoir le faire pour nous conformer à la loi ou à une assignation à comparaître, à une procédure de faillite ou à un processus juridique similaire. Dans certains cas, nous pouvons être amenés à divulguer des données personnelles en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, notamment pour des raisons de sécurité nationale ou d'application de la loi. Pour les opportunités de stage, nous pouvons également être tenus de partager vos informations personnelles avec les entités éducatives concernées afin de nous conformer à la loi applicable (y compris le droit du travail) et à la réglementation.
Pour protéger les droits. Nous pouvons divulguer des informations vous concernant, telles que votre nom et vos coordonnées, pour faire respecter nos accords avec vous ou pour protéger les droits et la sécurité de Smartsheet, de nos clients et utilisateurs, et du grand public, ou comme preuve dans le cadre d'un litige dans lequel nous sommes impliqués.
Dans une transaction commerciale. Si la société Smartsheet est impliquée dans une fusion, une acquisition ou une vente de la totalité ou d'une partie de ses actifs, vos informations peuvent être transférées à l'entité acquéreuse dans le cadre de la transaction (à condition que nous informions l'acheteur qu'il doit utiliser vos données personnelles uniquement pour les objectifs divulgués dans cet avis), et peuvent également être examinées dans le cadre de l'examen de diligence raisonnable pour la transaction (par exemple, nous pouvons avoir besoin de fournir une liste de tous les comptes clients et historiques de paiement). Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles que nous collectons et recevons à votre sujet à des fournisseurs, conseillers, comptables, avocats et autres tiers n'importe où dans le monde dans la mesure raisonnablement nécessaire pour procéder à la négociation ou à la réalisation d'une fusion, d'une acquisition, d'un financement, d'une offre publique de titres, d'une réorganisation ou d'une vente totale ou partielle de nos actifs.