Déclaration de confidentialité sur les Offres de Smartsheet
La présente Déclaration de confidentialité sur les Offres de Smartsheet (« Déclaration ») couvre la manière dont Smartsheet traite les informations vous concernant lorsque vous utilisez l’une de nos applications (les « Offres ») ou que vous interagissez avec l’une de celles-ci.
Données personnelles que nous collectons
Comment nous utilisons les données personnelles
Comment nous partageons les données personnelles
Intégrations ; Notifications ; Formulaires ; Sites Web liés
Choix relatifs à votre utilisation des Services
Déclaration de confidentialité de Smartsheet
Champ d’application
Nos Offres permettent aux utilisateurs de partager et de gérer des informations en téléchargeant et en soumettant du « contenu » pouvant être partagé, stocké et consulté par le biais des Offres. La présente déclaration sur les Offres ne couvre pas ce contenu, y compris les données personnelles qu’il contient, ni l’utilisation d’intégrations tierces avec les Offres (voir ci-après). Les utilisateurs maîtrisent la nature du contenu et en sont les contrôleurs. Nous sommes un responsable du traitement de ce contenu ; cela signifie que nous ne l’utilisons que selon les instructions des clients dans le cadre de leur utilisation des Offres. Nous faisons appel à des prestataires de services tiers pour traiter ce contenu en notre nom ou dans le cadre de la fourniture des Offres. Pour obtenir des informations sur ces prestataires de services tiers, veuillez consulter notre page concernant les sous-traitants des données.
Partage avec d’autres utilisateurs des Offres. Certaines caractéristiques et fonctionnalités des Offres impliquent la divulgation de vos données personnelles à d’autres utilisateurs des Offres ; par exemple, votre nom, votre adresse e-mail et votre image de profil s’affichent lorsqu’un utilisateur consulte les informations de partage d’un conteneur, tel qu’une feuille, un rapport, un tableau de bord, qu’il consulte les détails de l’historique d’un conteneur (par exemple, votre e-mail, les accès/modifications, la date et l’heure, etc.) ou qu’il accède à votre profil dans l’application. Les organisations et autres utilisateurs, en tant que contrôleurs des données, contrôlent la divulgation du contenu aux autres utilisateurs des Offres. Lorsque nous agissons en tant que responsables du traitement des données, nous suivons les instructions des clients, y compris de leurs utilisateurs, en ce qui concerne la manière dont leur contenu est partagé avec d’autres utilisateurs des Offres.
Utilisateurs issus d’organisations. Lorsque vous utilisez les Offres au nom d’une organisation (par exemple, votre employeur) ou en lien avec le domaine de votre organisation (c’est-à-dire que vous avez utilisé le domaine de votre employeur lors de votre inscription), l’utilisation que vous en faites est soumise aux politiques relatives à l’utilisation et la protection des données personnelles de votre organisation. En ce qui concerne les données personnelles présentes dans le contenu, nous collectons et traitons le contenu pour le compte de votre organisation qui est le contrôleur des données. À ce titre, l’administrateur système de votre organisation a la capacité d’accéder à tout contenu, y compris aux données personnelles présentes dans celui-ci. Smartsheet n’est pas responsable des pratiques de confidentialité ou de sécurité de ses clients. Nous partageons également avec votre organisation des données personnelles concernant votre utilisation des Offres, dont des détails techniques (par exemple, des métadonnées) relatifs à votre contenu ou à votre utilisation des Offres. Si vous avez des questions sur la manière dont votre organisation accède à vos données ou les utilise, veuillez consulter la politique de confidentialité de votre organisation et adresser vos demandes à l’administrateur système de celle-ci. Veuillez noter que si vous n’avez plus accès à votre compte (par exemple, en cas de changement d’emploi), vous n’aurez peut-être plus accès au contenu associé à ce compte.
Données personnelles que nous collectons
Nous collectons des données personnelles lorsque vous utilisez les Offres par l’intermédiaire de technologies telles que des protocoles de communication électronique, des cookies (voir notre Déclaration sur les cookies), des boutons widgets ou des outils. Nous agissons comme contrôleurs des données de ces données personnelles. Nous recueillons ces données personnelles aux fins décrites ci-dessous dans la section « Comment nous utilisons les données personnelles ». Si nous ne pouvons pas recueillir ces données, nous pourrions ne pas être en mesure de vous intégrer en tant que client ou utilisateur issu d’une organisation, ni de vous proposer les Offres. Reportez-vous à ce tableau pour connaître les catégories de données personnelles que nous recueillons.
Comment nous utilisons les données personnelles
Nous n’utiliserons vos données personnelles que si nous avons une base légale pour le faire, comme cela est illustré par ce tableau. Plus précisément, nous utilisons vos données personnelles selon vos instructions ou pour les finalités suivantes :
Mise à disposition des Offres. Pour fournir des services et faire fonctionner nos Offres, répondre à vos commandes et demandes, traiter vos paiements ou autres transactions liées aux Offres, vous informer lorsque vous ou d’autres personnes interagissez par le biais d’une Offre, pour signaler et résoudre les bugs et les erreurs, pour effectuer des mises à niveau et de la maintenance, et à des fins similaires. Cela inclut l’utilisation de technologies d’apprentissage automatique ou profond, comme cela est décrit dans le paragraphe Analyses et amélioration ci-dessous.
Assistance client. Pour communiquer avec vous sur votre utilisation des Offres, pour répondre à vos communications, plaintes et demandes de renseignements, pour fournir une assistance technique, et à d’autres fins de service et d’assistance client.
Personnalisation. Pour adapter le contenu que nous vous envoyons ou affichons en personnalisant le site selon l’emplacement (par exemple, en définissant une langue ou une région par défaut) et pour personnaliser votre expérience d’utilisation des Offres.
Identification des opportunités de clientèle. Pour évaluer les opportunités de clientèle dans la mesure où elles sont liées à l’engagement de nouveaux utilisateurs, au fait de satisfaire les demandes de nos clients et à l’amélioration de l’expérience de certains utilisateurs (par exemple, en communiquant avec des groupes d’utilisateurs clients).
Communications marketing. Pour les bulletins marketing de l’application, afin de partager des informations sur des offres spéciales, des promotions et des événements, ou de vous contacter au sujet des produits Smartsheet ou des informations qui, selon nous, peuvent vous intéresser, conformément à vos préférences marketing.
Analyses et amélioration. Pour mieux comprendre comment nos utilisateurs accèdent aux Offres et les utilisent, pour adapter notre contenu et nos Offres aux besoins et intérêts des utilisateurs, et à d’autres fins de recherche et d’analyse (par exemple, pour évaluer et améliorer les Offres et développer des produits, services et fonctionnalités supplémentaires). Nous utilisons des technologies d’apprentissage automatique ou profond à ces fins, ce qui nous permet de proposer aux utilisateurs des conseils prédictifs et d’autres fonctionnalités (par exemple, des suggestions de types de colonnes ou de textes).
Protection des droits légaux et prévention des abus. Pour protéger les Offres et nos droits (y compris tous les droits de propriété intellectuelle), ainsi que les droits des utilisateurs et d’autres personnes ; pour empêcher tout accès non autorisé et toute autre utilisation abusive ; et lorsque nous estimons nécessaire d’enquêter sur des incidents de sécurité potentiels ou réels, des activités illégales, des soupçons de fraude, des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité de toute personne ou des violations de nos conditions générales d’utilisation ou de la présente déclaration, et que nous estimons nécessaire de les empêcher ou de prendre des mesures à leur sujet. Nous utilisons des technologies d’apprentissage automatique ou profond à ces fins (par exemple, pour la prévention ou la détection des fraudes).
Conformité aux obligations légales. Pour nous conformer à la loi, à une assignation à comparaître ou à d’autres procédures ou processus juridiques ; par exemple, nous divulguerons des informations en réponse à des demandes légales émanant des autorités publiques ou gouvernementales, y compris en réponse à des demandes de sécurité nationale ou d’application de la loi.
Opérations commerciales générales. Lorsque cela est nécessaire pour le fonctionnement et l’administration de nos activités générales, de notre comptabilité, de la tenue de nos registres et de nos fonctions juridiques.
Comment nous partageons les données personnelles
Nous ne vendrons pas vos données personnelles à un tiers ou ne permettrons pas à un tiers d’utiliser les données personnelles que nous fournissons à ses propres fins commerciales. Nous communiquons les informations qui vous concernent avec votre consentement, à votre demande (y compris lorsque vous utilisez des « intégrations ou des notifications »), ou comme suit :
À votre attention. Si vous choisissez d’utiliser certains produits et fonctionnalités, comme l’envoi de communications électroniques à partir des Offres, y compris, mais sans s’y limiter, les notifications par e-mail, les demandes de mise à jour, les confirmations, les mentions @ ou d’autres fonctionnalités intégrées à l’application. En utilisant ces communications électroniques, vos données personnelles (par exemple, votre nom, votre adresse e-mail et d’éventuelles autres données personnelles présentes dans le contenu envoyé) seront partagées avec les destinataires tiers prévus. En tant que responsables du traitement des données, nous suivons les instructions des clients et de leurs utilisateurs en ce qui concerne la manière dont le contenu, y compris les données personnelles qu’il contient, est partagé avec d’autres.
À l’attention de votre organisation. Si vous utilisez Smartsheet pour le compte d’une organisation (par exemple, votre employeur) ou en rapport avec le domaine de votre organisation, cette organisation peut : (i) accéder aux informations associées à votre utilisation des Offres, y compris les données d’utilisation et autres données (par exemple, qui a accédé au contenu, l’a partagé, amendé, créé, modifié ou supprimé), ainsi que le contenu des communications et des fichiers associés à votre compte ; (ii) contrôler et administrer votre compte, y compris contrôler les paramètres liés à la confidentialité (par exemple, les paramètres de profil dans l’application, y compris les choix relatifs à l’affichage d’une image de profil) ; et (iii) accéder au contenu et le contrôler (comme indiqué ci-dessus, le contenu est en dehors du champ d’application de la présente déclaration).
À l’attention des revendeurs. Si vous vous inscrivez pour certains produits ou services (par exemple, des essais gratuits), nous partagerons vos données personnelles avec un revendeur Smartsheet, afin qu’il puisse vous contacter au sujet de nos Offres. Nous communiquerons le partage de vos données personnelles aux revendeurs et, lorsque la loi l’exige, nous demanderons votre consentement ou nous vous permettrons de refuser ce partage. Si vous achetez des Offres par l’intermédiaire d’un revendeur (quel que soit l’endroit où vous vous trouvez), nous partagerons certaines informations concernant votre compte et votre utilisation des fonctionnalités avec le revendeur (ou sa société affiliée) dans le cadre de sa relation avec vous. Les revendeurs sont des contrôleurs de données de vos données personnelles indépendants. Une liste complète des revendeurs est disponible ici.
À l’attention des responsables du traitement des paiements. Nous faisons appel à de tierces parties (par exemple, Stripe) pour nous aider à traiter les paiements de nos clients. Smartsheet a conclu des accords de traitement des données avec ces responsables du traitement des paiements, limitant leur accès aux données personnelles et l’utilisation qu’ils en font. Si vous faites appel à un autre tiers (par exemple, PayPal) pour faciliter vos obligations de paiement, nous partagerons certaines informations relatives à l’utilisation et à la facturation de votre compte à ce tiers à des fins de facturation et d’administration commerciale. Les responsables du traitement des paiements sont des contrôleurs de données de vos données personnelles indépendants ; veuillez vous référer à leurs déclarations de confidentialité respectives pour plus d’information.
À l’attention de nos prestataires de services. Nous utilisons des prestataires de services tiers pour traiter vos données personnelles afin de nous aider dans nos opérations commerciales et techniques. Smartsheet a conclu des accords de traitement des données avec ces prestataires de services limitant leur utilisation et leur accès aux données personnelles à des fins spécifiques. Ils fournissent des services relatifs, par exemple, à la gestion de la relation client, à la communication, à la détection et à la prévention des fraudes, à la facturation, à l’assistance client, à l’Internet et à la connexion, au marketing, à la sécurité, à la formation et à l’expérience utilisateur.
À l’attention des responsables du traitement de l’infrastructure. Nous faisons appel à des tiers pour l’infrastructure utilisée pour héberger les données personnelles que nous traitons, y compris les fournisseurs de cloud. Smartsheet a conclu des accords de traitement des données avec ces prestataires de services limitant leur accès aux données personnelles et l’utilisation qu’ils en font à des fins spécifiques.
À l’attention des sociétés affiliées. Si vous achetez les services de l’une de nos sociétés affiliées par l’intermédiaire de Smartsheet, nous partagerons vos données personnelles avec la société affiliée pour approvisionner et gérer votre compte.
Dans le cadre de transactions impliquant des tiers. Nous mettrons les services, les logiciels et le contenu fournis par des tiers à votre disposition pour une utilisation sur ou par le biais des Offres ; si vous vous engagez avec un fournisseur tiers de ces fonctionnalités, vous recevrez des notifications ou d’autres formes d’information quant au partage des données personnelles liées à ces transactions avec ce tiers.
Comme l’exige la loi. Nous pouvons divulguer vos données personnelles si nous pensons devoir le faire pour nous conformer à la loi ou à une assignation à comparaître, à une procédure de faillite ou à une procédure judiciaire similaire.
Pour protéger les droits. Nous divulguerons vos données personnelles, telles que votre nom, vos coordonnées et vos informations de facturation, pour appliquer nos accords avec vous ou pour protéger les droits et la sécurité de Smartsheet, de nos clients, de nos utilisateurs et du grand public, ou comme preuve dans un litige dans lequel nous sommes impliqués.
En tant qu’informations groupées et anonymisées. Nous partagerons des informations groupées ou anonymisées vous concernant avec nos prestataires de services tiers à des fins commerciales internes, qui peuvent inclure le marketing, la publicité, la recherche ou des fins similaires.
Dans le cadre d’une transaction commerciale. Si Smartsheet est impliquée dans une dissolution, une réorganisation, un financement, une offre publique de titres, une fusion, une acquisition ou la vente de tout ou partie de ses actifs, vos données seront transférées à des prestataires, conseillers, comptables, avocats, à l’entité acquéreuse ou à d’autres tiers dans le cadre de la transaction (étant entendu que nous informons ces personnes qu’elles doivent utiliser vos données personnelles uniquement aux fins divulguées dans la présente déclaration), et seront également examinées dans le cadre du contrôle préalable de la transaction (par exemple, nous aurons besoin de fournir une liste de tous les comptes clients et des historiques de paiement).
Intégrations ; Notifications ; Formulaires ; Sites Web liés
Connecteurs et intégrations. Nos Offres fourniront un accès via des connecteurs et des intégrations (« intégrations ») à vos comptes tiers tels que Microsoft, Tableau, Slack ou Facebook. Les intégrations peuvent être utilisées pour extraire ou transmettre des informations depuis ou vers les Offres, et pour permettre au tiers concerné de recevoir des notifications, telles que des mises à jour de feuilles, de la part des Offres. Toute information que vous autorisez à être transférée des Offres vers une intégration est soumise à la déclaration de confidentialité du tiers, et non à la présente déclaration. Nous vous encourageons à lire attentivement la déclaration de confidentialité de tout tiers auquel vous autorisez la réception d’informations provenant des Offres.
Envoi de notifications. Nos Offres vous permettent d’envoyer des notifications (par exemple, des demandes de mise à jour) à d’autres personnes par e-mail, SMS et autres plateformes de messagerie tierces (par exemple, Slack, Facebook Messenger et Microsoft Teams). Vous pouvez mettre à jour vos préférences en matière d’envoi de notifications par le biais des paramètres personnels des Offres. Toute information que vous autorisez à être transférée depuis les Offres est soumise à la déclaration de confidentialité du tiers, et non à la présente déclaration. Nous vous encourageons à lire attentivement la déclaration de confidentialité de tout tiers auquel vous autorisez la réception d’informations provenant des Offres.
Formulaires. Nos Offres comprennent une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de publier en ligne des formulaires autorisant les individus à soumettre des données aux Offres. Bien que les données détenues et fournies par une personne entrent dans la catégorie « contenu » qui n’est pas couverte par la présente déclaration, Smartsheet collecte des données d’utilisation (par exemple, adresse IP, date et heure de soumission, type de navigateur, etc.) qui pourraient être considérées comme des données personnelles, pour les raisons suivantes : analyses et améliorations ; protection des droits légaux et prévention des abus ; et pour se conformer aux obligations légales, comme cela est indiqué plus en détail dans la section « Comment nous utilisons les données personnelles » ci-dessus.
Liens vers d’autres sites Web et contenu de tiers. Nos offres comprennent des fonctionnalités qui vous permettent de vous lier à d’autres sites Web et d’intégrer du contenu (par exemple, des iFrames) provenant de sources tierces dont les pratiques de confidentialité peuvent différer des nôtres. Toute information que vous soumettez à un site Web n’appartenant pas à Smartsheet ou à l’une de ses sociétés affiliées est soumise à la déclaration de confidentialité de ce site, et non à la présente.
Application mobile ; Données de géolocalisation
Si vous choisissez de télécharger certaines Offres, par exemple, l’application mobile Smartsheet (« application mobile »), nous recevrons des données personnelles supplémentaires de votre appareil mobile, conformément à vos préférences. L’application mobile peut avoir accès à l’appareil photo de votre appareil ou à son emplacement géographique selon les fonctionnalités que vous activez dans les Offres (par exemple, lecture des codes-barres sur mobile). Grâce aux paramètres de votre appareil, vous avez la possibilité de configurer les fonctionnalités (par exemple, l’appareil photo de votre appareil ou l’emplacement géographique) auxquelles l’application mobile peut accéder et nous n’accéderons à ces informations qu’à votre demande. L’application mobile peut également recueillir des informations relatives à votre utilisation de l’application mobile (par exemple, l’identification de l’appareil, les identifiants de connexion, la langue et le fuseau horaire), des informations relatives aux événements de l’appareil (par exemple, les pannes, l’activité du système et les paramètres du matériel) et des informations concernant votre interaction avec l’application mobile, que nous utilisons pour approvisionner et améliorer l’application mobile. Si vous utilisez les Offres au nom d’une organisation, les informations obtenues par l’application mobile seront accessibles à votre organisation. Pour obtenir des informations supplémentaires sur votre utilisation de l’application mobile, consultez le Contrat de licence d’utilisation mobile.
Choix relatifs à votre utilisation des Offres
En plus de « Vos droits » énoncés ici, vous disposez des choix suivants en ce qui concerne votre utilisation des Offres :
Fermer votre compte. Si vous souhaitez fermer votre compte, vous pouvez le faire en suivant ces instructions ou en contactant l’Assistance. Si vous avez utilisé les Offres au nom de votre organisation ou en relation avec le domaine de votre organisation, toute information que vous avez partagée dans les Offres restera accessible à l’administrateur système de votre organisation. Si vous partagez du contenu ou des informations par le biais de nos Offres avec d’autres utilisateurs, ces derniers continueront à y avoir accès.
Modifier votre compte. Si vous n’utilisez pas les Offres au nom de votre organisation, vous pouvez vous connecter et utiliser les paramètres d’administration du compte, ou soumettre ce formulaire pour accéder aux informations de votre profil de compte ou les mettre à jour. Si vous êtes un utilisateur issu d’une organisation, vous pouvez vous connecter et utiliser les paramètres d’administration du compte ou contacter un administrateur de votre compte pour accéder aux informations du profil du compte ou les mettre à jour. Si vous avez des questions sur la manière de retirer un consentement que vous aviez accordé, veuillez remplir ce formulaire.