Avis de confidentialité des offres de Smartsheet
Dernière mise à jour : 29 mai 2020
Cet avis s'applique aux données personnelles que nous traitons lorsque vous vous inscrivez aux Offres ou les utilisez.
Données personnelles que nous collectons
Comment nous utilisons les données personnelles
Comment nous partageons les données personnelles
Intégrations ; notifications ; sites Web connexes
Choix relatifs à Votre utilisation des Offres
Conservation des données personnelles
Comment nous protégeons les données personnelles
Avis sur les transferts internationaux et bouclier de protection des données personnelles
Portée
Contenu hors de portée. Nos Offres permettent aux clients de partager et de gérer les informations en téléchargeant et en soumettant un « contenu » qui peut être partagé, stocké et accessible via les Offres. Cet avis ne couvre pas ce contenu, y compris les données personnelles inclues dans ce contenu, ni l'utilisation des intégrations de tiers avec les Offres (comme expliqué ci-dessous). Les clients contrôlent la nature du contenu et sont les contrôleurs de données de ce contenu. Nous sommes un processeur de données d'un tel contenu, ce qui signifie que nous ne l'utilisons que conformément aux directives des clients lors de leur utilisation des Offres. Nous pouvons engager des fournisseurs de services tiers pour traiter ce contenu en notre nom ou dans le cadre de la fourniture des Offres. Pour plus d'informations sur ces fournisseurs de services tiers, veuillez visiter notre page de sous-traitants.
Partage avec d'autres utilisateurs des Offres. Certaines des caractéristiques et fonctionnalités des Offres impliquent la divulgation de vos données personnelles à d'autres utilisateurs des Offres ; par exemple, votre nom, votre adresse électronique et votre image de profil peuvent être affichés lorsqu'un utilisateur visualise les informations de partage sur un conteneur, tel qu'une feuille, un rapport ou un tableau de bord ; affiche les détails de l'historique sur un conteneur (par exemple, votre adresse électronique, accès/modifications, date et heure, etc.) ; ou accède à votre profil intégré à l'application. Les clients, en tant que contrôleurs des données, contrôlent la divulgation du contenu avec d'autres utilisateurs des Offres. En tant que traiteur des données, nous suivons les instructions des clients et de leurs utilisateurs concernant la manière dont leur contenu est partagé avec d'autres utilisateurs des Offres.
Utilisateurs organisationnels. Lorsque vous utilisez les Offres pour le compte d'une organisation (par exemple, votre employeur) ou en relation avec le domaine de votre organisation, votre utilisation est soumise aux politiques de votre organisation concernant l'utilisation et la protection des données personnelles. En ce qui concerne les données personnelles inclues dans le contenu, nous collectons et traitons le contenu au nom de votre organisation, qui est seule contrôleuse des données. En tant que tel, l'administrateur système de votre organisation peut avoir la possibilité d'accéder à tout contenu, y compris toutes les données personnelles inclues dans ce contenu. Smartsheet n'est pas responsable des pratiques de confidentialité ou de sécurité de nos clients. Nous pouvons également partager des données personnelles avec votre organisation concernant votre utilisation des Offres qui peuvent inclure des détails techniques (comme des métadonnées) concernant votre contenu ou votre utilisation des Offres. Si vous avez des questions sur la façon dont vos données sont accessibles ou utilisées par votre organisation, veuillez vous référer à la politique de confidentialité de votre organisation et adresser vos demandes à l'administrateur système de votre organisation. Veuillez noter que si vous perdez l'accès à votre compte (par exemple, un changement d'emploi), vous risquez de perdre l'accès au contenu associé à ce compte.
Données personnelles que nous collectons
Nous collectons des données personnelles directement auprès de vous, auprès de tiers ou d'autres sources accessibles au public, et automatiquement (reportez-vous à notre Avis sur les cookies pour obtenir plus de détails) lorsque vous utilisez les Offres. Nous sommes un contrôleur de ces données personnelles. Nous collectons ces données personnelles aux fins décrites ci-dessous dans la section « Comment nous utilisons les données personnelles ». Si nous ne pouvons pas collecter ces données, il se peut que nous ne puissions pas vous ajouter en tant que client ou utilisateur organisationnel ou vous fournir les Offres. Consultez ce tableau pour connaître les catégories de données personnelles que nous collectons.
Comment nous utilisons les données personnelles
Nous n'utiliserons vos données personnelles que si nous avons une base légale pour le faire, comme indiqué dans ce tableau. Plus précisément, nous utilisons vos données personnelles selon vos instructions ou comme suit :
Mise à disposition des Offres. Pour mettre à disposition et exploiter nos Offres, traiter vos commandes et demandes, vos paiements ou autres transactions liées aux Offres, vous informer lorsque vous ou d'autres personnes interagissez avec vous via une Offre, pour le rapport et la résolution des bogues et des erreurs, pour effectuer les mises à niveau et la maintenance, et à des fins similaires. Cela peut inclure l'utilisation de machines ou de technologies d'apprentissage profond, comme décrit dans le paragraphe Analyse et amélioration ci-dessous.
Assistance à la clientèle. Afin de communiquer avec vous au sujet de votre utilisation des Offres ; répondre à vos communications, plaintes et demandes de renseignements ; fournir une assistance technique ; et à d'autres fins de service à la clientèle et d’assistance.
Personnalisation. Pour personnaliser le contenu que nous vous envoyons ou publions afin de vous offrir une personnalisation par rapport à la localisation (comme définir une langue par défaut) et de personnaliser autrement votre expérience lorsque vous utilisez les Offres.
Identification des opportunités commerciales. Pour évaluer les opportunités client potentielles en ce qui concerne la participation de nouveaux utilisateurs, la satisfaction des demandes de nos clients et l'amélioration de l'expérience de certains utilisateurs (par exemple, des échanges avec des groupes d'utilisateurs clients).
Communications de marketing. Pour les bulletins de marketing intégrés aux applications afin de partager des informations sur des offres spéciales, des promotions et des événements ou pour vous contacter d'une autre manière au sujet des produits Smartsheet ou des informations que nous pensons susceptibles de vous intéresser, conformément à vos préférences marketing.
Analyse et amélioration. Pour mieux comprendre comment nos utilisateurs accèdent aux offres et les utilisent, pour adapter notre contenu et nos Offres aux besoins et intérêts des utilisateurs, et à d'autres fins de recherche et d'analyse (par exemple, pour évaluer et améliorer les Offres et développer des produits, services et fonctionnalités supplémentaires). Nous pouvons utiliser des technologies machine ou d'apprentissage profond à ces fins, ce qui peut nous permettre de fournir aux utilisateurs des conseils prédictifs et d'autres fonctionnalités (par exemple, des suggestions de types de colonnes ou de texte).
Protection des droits légaux et prévention des abus. Pour protéger les Offres et nos droits (y compris les droits de propriété intellectuelle) ainsi que les droits des utilisateurs et autres personnes ; pour empêcher tout accès non autorisé et toute autre utilisation abusive ; et lorsque nous jugeons nécessaire d'enquêter, pour prévenir ou prendre des mesures concernant des incidents de sécurité potentiels ou réels, des activités illégales, des soupçons de fraude, des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité de toute personne ou des violations de nos conditions d'utilisation ou de cet avis. Nous pouvons utiliser des machines ou des technologies d'apprentissage profond à ces fins (par exemple, pour la prévention ou la détection des fraudes).
Conformité aux obligations légales. Pour se conformer à la loi, à une assignation à comparaître ou à toute autre processus ou procédure judiciaire ; par exemple, nous pouvons divulguer des informations en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, y compris en réponse à des demandes de sécurité nationale ou d'application de la loi.
Activités commerciales générales. Lorsque cela est nécessaire à l'administration de nos activités générales, à la comptabilité, à la tenue des dossiers et aux fonctions juridiques.
Comment nous partageons les données personnelles
Nous ne vendrons pas vos données personnelles à un tiers ni n'autoriserons un tiers à utiliser les données personnelles que nous fournissons à ses propres fins de marketing. Nous pouvons partager des informations vous concernant avec votre consentement, à votre demande (y compris lorsque vous utilisez des intégrations ou des notifications), ou comme suit :
Avec votre direction. Si vous choisissez d'utiliser certains produits et fonctionnalités, tels que l'envoi de communications électroniques à partir des Offres, y compris, mais sans s'y limiter, les notifications par courriel, les demandes de mise à jour, les confirmations, les mentions ou autres fonctionnalités intégrées à l'application. En utilisant ces communications électroniques, vos données personnelles (par exemple, votre nom, votre adresse électronique et d'autres données personnelles éventuelles contenues dans le contenu envoyé) peuvent être partagées avec vos destinataires tiers désignés. En tant que traiteur des données, nous suivons les instructions des clients et de leurs utilisateurs en ce qui concerne la façon dont le contenu, y compris toutes les données personnelles qu'il contient, est partagé avec d'autres.
Avec votre organisation. Si vous utilisez Smartsheet au nom d'une organisation (par exemple, votre employeur) ou en relation avec le domaine de votre organisation, cette organisation peut (i) accéder aux informations associées à votre utilisation des Offres, y compris l'usage et d'autres données (par exemple, qui a accédé, partagé, modifié, créé, édité ou supprimé le contenu) et le contenu des communications et des fichiers associés à votre compte ; (ii) contrôler et administrer votre compte, y compris le contrôle des paramètres liés à la confidentialité (par exemple, les paramètres de profil dans l'application, y compris les choix relatifs à l'affichage d'une image de profil) ; et (iii) accéder et contrôler le contenu (comme indiqué ci-dessus, le contenu est en dehors du champ d'application du présent avis).
Avec les revendeurs. Si vous vous inscrivez à certains produits ou services (par exemple, des essais gratuits) et que vous résidez en dehors des États-Unis, nous pouvons partager vos données personnelles avec un revendeur de Smartsheet afin qu'il puisse vous contacter à propos de nos Offres. Nous divulguerons le partage de vos données personnelles avec des revendeurs et, si la loi l'exige, nous obtiendrons votre consentement ou nous vous autoriserons à renoncer à ce partage. Si vous achetez des Offres par l'intermédiaire d'un revendeur (quel que soit l'endroit où vous vous trouvez), nous pouvons partager certaines informations concernant votre compte et l'utilisation des fonctions avec le revendeur (ou sa société affiliée) dans le cadre de leur relation avec vous. Les revendeurs sont des contrôleurs de données indépendants de vos données personnelles.
Processeurs de paiement. Si vous faites appel à un tiers pour faciliter vos obligations de paiement, nous partagerons certaines informations relatives à l'utilisation et à la facturation de votre compte avec ce tiers à des fins de facturation et d'administration commerciale. Les processeurs de paiement sont des contrôleurs de données indépendants de vos données personnelles.
Avec nos fournisseurs de services. Nous faisons appel à des prestataires de services tiers pour traiter vos données personnelles afin de nous assister dans nos opérations commerciales et techniques. Smartsheet a des accords de traitement de données avec ces fournisseurs de services, et leur utilisation et leur accès aux données personnelles sont limités à des fins spécifiques. Ils fournissent des services liés, par exemple, à la gestion de la relation client, à la communication, à la détection et à la prévention des fraudes, à la facturation, au support client, à Internet et à la connectivité, au marketing, à la sécurité, à la formation et à l'expérience utilisateur.
Avec les processeurs d'infrastructure. Nous utilisons des tiers pour certaines des infrastructures utilisées pour héberger les données personnelles que nous traitons, y compris les fournisseurs de services infonuagiques. Smartsheet a des accords de traitement de données avec ces fournisseurs de services, et leur utilisation et leur accès aux données personnelles sont limités à des fins spécifiques.
Avec les sociétés affiliées. Si vous achetez l'un des services de nos sociétés affiliées via Smartsheet, nous pouvons partager vos données personnelles avec la société affiliée pour mettre à disposition et gérer votre compte.
Dans les transactions impliquant des tiers. Nous pouvons rendre les services, logiciels et contenus fournis par des tiers disponibles pour une utilisation sur ou via les Offres ; si vous vous collaborez avec un fournisseur tiers sur de telles fonctionnalités, vous serez informé des données personnelles partagées en connexion avec ces transactions de ce tiers.
Conformément à la loi. Nous pouvons divulguer vos données personnelles si nous pensons que nous devons le faire pour nous conformer à la loi ou à une assignation à comparaître, à une procédure de faillite ou à une procédure judiciaire similaire.
Pour protéger les droits. Nous pouvons divulguer vos données personnelles, telles que votre nom, vos coordonnées et vos informations de facturation, pour faire respecter nos accords avec vous ou pour protéger les droits et la sécurité de Smartsheet, de nos clients, de nos utilisateurs et du grand public, ou comme preuve dans les litiges dans lesquels nous sommes impliqués.
En tant qu'informations agrégées et anonymisées. Nous pouvons partager des informations agrégées ou anonymisées à votre sujet avec nos fournisseurs de services tiers à des fins commerciales internes qui peuvent inclure le marketing, la publicité, la recherche ou des fins similaires.
Dans une transaction commerciale. Si Smartsheet est impliquée dans une dissolution, une réorganisation, un financement, une offre publique de titres, une fusion, une acquisition ou une vente de la totalité ou d'une partie de ses actifs, vos informations peuvent être transférées à des prestataires, conseillers, comptables, avocats, l'entité acquéreuse, ou d'autres tiers dans le cadre de la transaction (à condition que nous informions ces personnes qu'elles doivent utiliser vos données personnelles uniquement aux fins divulguées dans le présent avis), et peuvent également être examinées dans le cadre de l'examen de diligence raisonnable pour la transaction (par exemple, il se peut que nous devions fournir une liste de tous les comptes clients et l'historique des paiements).
Intégrations ; notifications ; formulaires ; sites Web connexes
Intégrations. Nos Offres peuvent fournir un accès via des connecteurs et des intégrations (« Intégrations ») à vos comptes tiers tels que Tableau, Slack ou Facebook. Les intégrations peuvent être utilisées pour extraire et/ou envoyer des informations depuis ou vers les Offres, et pour permettre au tiers concerné de recevoir des notifications des Offres, telles que des mises à jour de feuilles. Toute information que vous autorisez à transférer des Offres vers une intégration est régie par la déclaration de confidentialité du tiers, et non pas la présente. Nous vous encourageons à lire attentivement la déclaration de confidentialité de tout tiers que vous autorisez à recevoir des informations des Offres.
Envoi de notifications. Nos Offres vous permettent d'envoyer des notifications (par exemple, des demandes de mise à jour) à d'autres personnes par courriel, SMS et autres plateformes de messagerie tierces (par exemple, Slack, Facebook Messenger et Microsoft Teams). Vous pouvez mettre à jour vos préférences concernant la distribution des notifications via les paramètres personnels des Offres. Toute information que vous autorisez à être transférée à partir des Offres est régie par la déclaration de confidentialité du tiers, et non par la présente. Nous vous encourageons à lire attentivement la déclaration de confidentialité de tout tiers que vous autorisez à recevoir des informations des Offres.
Formulaires. Nos Offres incluent une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de publier des formulaires en ligne qui permettent aux individus de soumettre des données aux Offres. Bien que les données contenues et fournies par un individu entrent dans la catégorie « contenu » qui est hors de portée de cet avis, Smartsheet peut collecter des données d'utilisation (par exemple, l'adresse IP, la date et l'heure de soumission, le type de navigateur, etc.) qui pourraient être considérées comme des données personnelles, pour : les analyses et les améliorations ; protéger les droits légaux et prévenir les abus ; et pour se conformer aux obligations légales, comme indiqué plus en détail dans la section « Comment nous utilisons les données personnelles ».
Liens vers d'autres sites Web. Nos offres incluent des fonctionnalités qui vous permettent de créer des liens vers d'autres sites Web dont les pratiques de confidentialité peuvent différer des nôtres. Toute information que vous soumettez à un site Web n'appartenant pas à Smartsheet ou à l'une de ses sociétés affiliées est régie par la déclaration de confidentialité de ce site, et non par le notre.
Application mobile ; données de géolocalisation
Si vous choisissez de télécharger certaines Offres, par exemple l'application mobile Smartsheet (« Appli mobile »), nous pouvons recevoir des données personnelles supplémentaires de votre appareil mobile, conformément à vos préférences. L'application mobile peut avoir accès à la caméra de votre appareil ou à sa situation géographique en fonction des fonctionnalités que vous activez dans les Offres. Grâce aux paramètres de votre appareil, vous avez la possibilité de configurer les fonctionnalités (par exemple, la caméra de votre appareil ou la localisation de ce dernier) auxquelles l'Appli mobile peut accéder et nous n'accéderons à ces informations qu'à votre demande. L'Appli mobile peut également recueillir des informations relatives à votre utilisation de l'Appli mobile (par exemple, l'identification de l'appareil, les informations de connexion, la langue et le fuseau horaire) ; les informations sur les événements de l'appareil (par exemple, les pannes, l'activité du système et les paramètres matériels) ; et des informations concernant votre interaction avec l'Appli mobile, que nous pouvons utiliser pour fournir et améliorer l'Appli mobile. Si vous utilisez les Offres au nom d'une organisation, les informations obtenues par l'application mobile peuvent être accessibles à votre organisation. Pour plus d'informations sur votre utilisation de l'application mobile, consultez le Contrat de licence utilisateur final mobile.
Choix liés à votre utilisation des Offres
Outre « Vos droits » décrits ici, vous avez les choix suivants en fonction de votre utilisation des Offres :
Fermeture de votre compte. Si vous souhaitez fermer votre compte, vous pouvez le faire en vous connectant et en utilisant les paramètres d'administration du compte ou en soumettant ce formulaire. Si vous avez utilisé les Offres au nom de votre organisation ou en relation avec le domaine de votre organisation, toutes les informations que vous avez partagées dans les Offres resteront accessibles à l'administrateur système de votre organisation. Si vous partagez du contenu ou des informations via nos Offres avec d'autres utilisateurs, il se peut que ces utilisateurs continuent à y accéder.
Correction de votre compte. Si vous n'utilisez pas les Offres au nom de votre organisation, vous pouvez vous connecter et utiliser les paramètres d'administration de compte ou soumettre ce formulaire pour accéder ou mettre à jour les informations de profil de votre compte. Si vous êtes un utilisateur organisationnel, vous pouvez vous connecter et utiliser les paramètres d'administration de compte ou contacter un administrateur de votre compte pour accéder ou mettre à jour les informations de profil de compte. Si vous avez des questions sur la façon de retirer un consentement que vous avez donné, veuillez remplir ce formulaire.