Politique relative aux déplacements et aux dépenses

Le Personnel de Smartsheet (« Personnel ») peut être amené à voyager pour prêter assistance au Client. Smartsheet s’engage à ce que les employés qui voyagent pour affaires le fassent de manière confortable, pratique et sûre. Dans un souci de cohérence, les directives suivantes ont été développées afin de documenter et de clarifier les dépenses autorisées qui seront facturées au Client. Smartsheet établira une facture en fonction des coûts réels encourus, sauf indication contraire ci-dessous. Smartsheet facturera le Client, qui s’acquittera de toutes ses factures conformément à l’Accord. Des reçus seront fournis sur demande pour les éléments facturés selon leur coût réel. 

 

Transport aérien

  • Tous les vols de moins de 4 heures seront réservés en classe économique. Les vols internationaux et les vols de plus de 4 heures peuvent être réservés en classe économique supérieure et Smartsheet facturera le client en fonction des coûts réels engagés.
  • Les réservations doivent être effectuées au moins quatorze (14) jours avant le voyage pour les vols intérieurs et au moins vingt et un (21) jours avant pour les vols internationaux, à moins que le Client ne demande un préavis inférieur.
  • Les billets non remboursables et non modifiables doivent être privilégiés dans la mesure du possible afin de réduire les coûts.
  • Si la compagnie aérienne facture des frais pour le premier bagage enregistré, ces frais donneront droit à un remboursement.  

 

Transport terrestre

  • Voitures de location : le Personnel louera une voiture de taille moyenne ou plus petite, sauf demande contraire du Client. Le Personnel fera le plein de la voiture avant sa restitution afin d’éviter tous frais inutiles. Aucune assurance responsabilité supplémentaire ne sera incluse pour les locations de voitures sur le territoire américain. Elle sera cependant incluse pour les locations de voitures à l’international.
  • Autres transports terrestres : le remboursement des frais de taxis, de trains, de métros et d’autobus est autorisé pour les trajets vers et depuis l’aéroport ou le loueur de voitures, et/ou dans les cas où aucune voiture de location ne sera utilisée. Les pourboires éventuels ne doivent pas dépasser quinze pour cent (15 %) du coût du voyage.
  • Kilométrage : si les locaux du Client se situent à moins de deux cents (200) miles (soit environ trois cent vingt [320] kilomètres) ou trois (3) heures de route du lieu de travail du Personnel, ce dernier peut utiliser son propre véhicule pour se rendre dans les locaux du Client. Si le Personnel conduit son propre véhicule jusqu’à l’aéroport, il déduira le kilométrage parcouru depuis son domicile jusqu’à son lieu de travail et indiquera la différence qui sera facturée au Client. Le Client remboursera les kilomètres parcourus selon le taux IRS en vigueur. Pour connaître les taux de remboursement actuels du kilométrage, veuillez consulter les taux applicables de remboursement du kilométrage des véhicules privés sur impots.gouv.fr.
  • Stationnement/Péages : les frais de stationnement et de péage associés aux aéroports, aux voyages d’affaires ou aux locaux du Client sont remboursables.

 

Hôtel et hébergement

  • Le client remboursera à Smartsheet les frais d’hébergement raisonnables, y compris les taxes ou frais d’hébergement imposés par l’établissement choisi.
  • Les factures d’hôtel doivent être détaillées et ne pas inclure de dépenses personnelles.

 

Repas

  • Smartsheet facturera au Client les coûts réels encourus. Des reçus pour justifier les frais seront fournis sur demande.

 

Modifications

  • Si le Personnel doit modifier ses plans de voyage en raison d’une demande du Client, ce dernier sera responsable de tous les frais encourus par Smartsheet. Ces frais peuvent inclure, sans s’y limiter, ce qui suit :
  • Frais d’annulation tardive de l’hébergement si le Client annule après la période de remboursement accordée.
  • Frais de modification des billets d’avion.
  • Indemnités journalières supplémentaires pour les repas en cas de prolongation du séjour.
  • Frais d’hébergement supplémentaires en cas de prolongation du séjour.

 

Dernière mise à jour : 15 décembre 2022