Quel est l’intérêt des hypothèses en gestion de projets ?
Dans le cadre de la gestion de projets, les hypothèses sont des facteurs supposés vrais ou certains, bien que leur certitude ne puisse pas être pleinement confirmée. Si les hypothèses ne sont pas sans risques, elles servent de base pour avancer face à l’incertitude.
Personne ne lancerait de projets s’il fallait au préalable éliminer toute incertitude. Cependant, une hypothèse erronée peut affecter la stratégie d’un projet. « Par conséquent, vous devez documenter les hypothèses et les valider ou les confirmer dans la mesure raisonnable, » explique Alan Zucker, directeur et fondateur de Project Management Essentials. « Les hypothèses non validées vous mettent en difficulté parce que vous prenez des décisions sur la base d’informations erronées ou partielles. »
Tout le monde formule régulièrement des hypothèses. Voici quelques hypothèses que nous formulons au quotidien :
- Ouvrir le robinet fera couler de l’eau.
- L’épicerie aura en stock les articles qui figurent sur votre liste de courses.
- La connexion Internet de votre bureau sera disponible et stable.
- Le réveil sonnera à l’heure que vous aurez réglée.
- Il y aura des sachets de thé dans votre placard pour votre thé du matin.
Si vous comptez sur le thé pour bien commencer votre journée, vous devez régulièrement vérifier votre stock avant de faire vos courses hebdomadaires. De même, si vous avez une réunion importante tôt le matin, vous devez vérifier votre réveil ou en régler un supplémentaire avant d’aller vous coucher.
Dans le cadre de la gestion de projets, les hypothèses clés englobent divers facteurs tels que l’alimentation continue en électricité du bureau tous les jours ouvrables, ou un stock de papier suffisant pour l’imprimante. L’analyse des hypothèses, une composante de la gestion des risques dans la planification des projets, consiste à identifier ces hypothèses. Des hypothèses inexactes peuvent avoir un impact sur les contraintes de temps, d’argent et de périmètre.
Dans leur article publié dans l’International Journal of Project Risk Management et intitulé « Assumption Surfacing and Monitoring as a Tool in Project Risk Management » (Formulation et suivi des hypothèses en tant qu’outil de gestion des risques liés aux projets), Nils O. E. Olsson et Ingrid Spjelkavik utilisent des études de cas pour souligner l’importance des hypothèses de projet en tant que facteurs fondamentaux influençant la décision de lancer un projet. Ils suggèrent d’identifier les hypothèses clés sur lesquelles repose un projet et de les présenter dans un format qui favorise une comparaison avec la situation actuelle.
Les chefs de projets déduisent les hypothèses du projet à partir de suppositions éclairées, d’expériences antérieures et d’informations disponibles. Bien que ces facteurs échappent généralement au contrôle d’un responsable, il est essentiel de les surveiller de près afin de procéder des ajustements rapides et précis, le cas échéant.
Dans l’idéal, les hypothèses de projet sont collectées pendant la phase de lancement d’un projet. Le chef de projets renseigne les hypothèses dans divers documents, tels que l’analyse de rentabilité, la charte de projet, les contrats, les propositions, le cahier des charges et les plans de projet. Dans les contrats, l’inclusion d’une liste d’hypothèses permet d’établir une compréhension mutuelle entre le client et le fournisseur. La documentation des hypothèses garantit que l’ensemble des parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et peuvent suivre ces facteurs tout au long du cycle de vie du projet.
Risques, difficultés, contraintes et interdépendances
Les risques sont de potentiels événements qui pourraient avoir des effets négatifs, alors que les difficultés représentent des problèmes ou défis qui se sont déjà produits. Les contraintes sont des limitations ou restrictions qui ont un impact sur l’exécution du projet, tandis que les interdépendances représentent les connexions entre les tâches ou livrables d’un projet.
Les hypothèses sont à la base de la planification des projets et de la prise de décision connexe, tandis que les risques, les difficultés, les contraintes et les interdépendances sont des facteurs qui peuvent affecter l’avancement, l’exécution et les résultats des projets. Voici plus d’informations sur chaque élément :
- Risque : un risque fait référence à un événement ou une circonstance potentiels susceptibles de se produire à l’avenir et d’avoir un impact sur les objectifs, le planning, le budget ou la réussite globale d’un projet. Un risque qui pourrait avoir un impact positif sur un projet est considéré comme une opportunité.
- Difficulté : une difficulté fait référence à un problème, défi ou souci qui s’est déjà présenté et qui nécessite d’être traité et résolu.
- Contrainte : chaque projet impose des contraintes, soit des limitations ou conditions inhérentes qui affectent le périmètre, le temps, le budget ou les ressources liés au projet. Les chefs de projets peuvent n’avoir aucun contrôle direct sur une contrainte et devoir travailler malgré elle.
- Interdépendance : certaines contraintes peuvent créer des interdépendances. Une tâche dépend d’une autre lorsque son début ou son achèvement dépend du début ou de l’achèvement d’une autre.
Les hypothèses peuvent induire des risques, en ce qu’elles génèrent de l’incertitude et de potentielles erreurs. Si une hypothèse s’avère inexacte ou non valide, elle peut affecter la réussite du projet. Par conséquent, il est essentiel d’identifier, de surveiller et de gérer les hypothèses de projet dans le cadre du processus global de gestion des risques.
Pourquoi avons-nous besoin d’hypothèses de projet ?
Les équipes utilisent les hypothèses de projet pour s’assurer que tout le monde comprend les facteurs clés du projet. En documentant les hypothèses, les équipes peuvent établir le point de départ de futurs ajustements des ressources et du planning. Cette pratique leur permet de gérer efficacement les incertitudes.
Dans leur article publié dans l’International Journal of Project Risk Management, Nils O. E. Olsson et Ingrid Spjelkavik expliquent qu’un projet peut rencontrer des difficultés lorsque les hypothèses sur lesquelles il repose ne sont plus valides. Les changements associés à ces hypothèses doivent être considérés comme d’importants signaux d’alerte qui nécessitent une action rapide.
Soulignant la perspective d’investissement liée aux projets, les auteurs insistent sur l’importance de s’assurer que les résultats d’un projet justifient les coûts associés. Ils signalent également que toute modification apportée aux hypothèses qui sous-tendent l’analyse de rentabilité peut affecter la capacité du projet à produire les avantages attendus.
« Les projets peuvent être perçus comme des investissements », écrivent-ils. « En tant qu’investissements, les effets d’un projet doivent justifier les coûts engagés. » Ils concluent que la gestion des risques d’un projet doit inclure la clarification et le suivi des hypothèses sur lesquelles repose l’analyse de rentabilité.
« L’expression "hypothèse de projet" semble tellement banale, alors qu’elle représente tout ce qui permet d’obtenir des résultats positifs », explique René Ffrench. En tant que ceinture noire maître, responsable des opérations Lean et directeur chez Firefly Consulting, René Ffrench affiche une vision unique de la gestion des hypothèses. « La plupart du temps, nous essayons d’être plus proactifs pour avancer. Mais cette proactivité est moins efficace pour progresser que la compréhension et la gestion des limitations et des contraintes. Si nous éliminons les obstacles, nos troupes peuvent rejoindre plus facilement la ligne de front. Il ne sert à rien de les pousser à aller plus vite et plus loin s’il reste des obstacles. Et c’est à la direction de gérer ces derniers. »
De plus, la génération, le partage et la documentation d’hypothèses en tant qu’équipe favorisent la compréhension commune des bases du projet, permettant de mettre en lumière des risques inconnus, des contraintes et de nouvelles perspectives.
« Il est intéressant de voir que nous prononçons, entendons et écrivons un même mot de la même manière, mais que nous lui prêtons des associations différentes », explique Michele Barry, qui a travaillé comme consultante chez Frontis pendant plus de 13 ans. « Vous pouvez vous réunir pour discuter du budget, du périmètre et de la température. Tout le monde a l’impression de parler de la même chose. Certaines personnes viennent de milieux similaires, d’autres se réunissent dans un but commun. On pourrait supposer qu’ils visent le même but ou l’interprètent de la même manière, mais ce n’est souvent pas le cas. »
Il est particulièrement important de regrouper les équipes transverses autour de définitions communes, car différents services ou disciplines peuvent employer des concepts clés selon des interprétations ou une terminologie variables.
L’exemple suivant, tiré de l’expérience d’Alan Zucker en tant que chef de projets, met en évidence l’intérêt d’identifier et de documenter des hypothèses. En novembre, un mois seulement avant la remise de son projet, il a été annoncé que la livraison serait retardée parce que l’organisation avait besoin d’un nouveau serveur de production. Déconcerté, Alan Zucker a demandé le pourquoi de cette exigence si tardive, dans la mesure où les discussions sur les capacités du serveur étaient en cours depuis le mois de mai. « Les discussions allaient bon train, mais rien n’était officialisé », explique-t-il. « Cette question est restée en suspens jusqu’à la dernière minute, alors que nous aurions largement eu le temps de développer différentes approches. »
Comment identifiez-vous les hypothèses de projet ?
Définissez des hypothèses dans le cadre d’un brainstorming avec votre équipe et les parties prenantes lors de réunions ou de conversations individuelles. Vous pouvez également formuler des hypothèses en parcourant les documents de projet, les réglementations et les publications du secteur. Évaluez le niveau de risque de chaque hypothèse afin de les hiérarchiser dans votre projet.
« Formuler des hypothèses au début d’un projet est très intéressant. Je pense également qu’en tant que chef de projets, vous devez écouter votre ou vos équipes. Certaines peuvent dire des choses que vous identifiez comme un risque ou une hypothèse », explique Alan Zucker.
Suivez ces étapes pour identifier autant d’hypothèses que possible :
- Réfléchissez et demandez l’avis des parties prenantes : au cours de la phase de lancement d’un projet, le chef de projets doit organiser des sessions de brainstorming pour formuler des hypothèses. Envisagez d’utiliser des techniques de brainstorming pour faciliter le processus. Impliquez activement des employés expérimentés qui ont participé à des projets similaires ou qui disposent de solides connaissances dans un domaine. En sollicitant leurs commentaires sur ce qui peut et ne peut pas faire l’objet d’hypothèses, vous pouvez tirer parti de leur expertise précieuse et identifier des hypothèses qui auraient autrement été négligées.
- Vérifiez la documentation : étoffez votre liste existante d’hypothèses en consultant un éventail de documents. Cela comprend l’examen des évaluations des risques, des registres des risques, des problèmes liés au projet, des contraintes, des bases de données alimentées par les enseignements tirés de précédentes expériences, et des hypothèses existantes figurant dans les chartes, les contrats et autres documents. Dépassez le cadre des ressources internes et explorez les pratiques du secteur, les spécifications de conception, l’historique de l’entreprise et de l’unité commerciale, les exigences du site et les réglementations en vigueur. De plus, envisagez d’examiner les bulletins techniques et autres documents externes qui pourraient contenir des facteurs dynamiques susceptibles d’influencer le projet.
- Entretenez-vous avec les parties prenantes : l’implication des parties prenantes clés via des entretiens représente une étape utile dans l’identification des hypothèses. Interrogez les principales parties prenantes pour obtenir leur impression sur votre liste préliminaire d’hypothèses. La perspective des parties prenantes fournit une compréhension plus large du contexte du projet et peut faire émerger des hypothèses spécifiques à leur rôle ou domaine d’expertise.
- Impliquez les fournisseurs et d’autres tiers : outre les parties prenantes internes, l’implication des fournisseurs et des tiers concernés est essentielle pour établir des hypothèses complètes. Demandez aux fournisseurs et aux tiers de documenter leurs hypothèses. Leur point de vue et leur expertise uniques peuvent contribuer à identifier les hypothèses qui pourraient avoir un impact sur la réussite du projet.
- Créez un journal des hypothèses : utilisez un modèle de journal d’hypothèses pour organiser et compiler vos hypothèses, ou ajoutez-les à un modèle RAID pour les suivre en parallèle des risques, des problèmes et des interdépendances. Assurez-vous que chaque hypothèse est clairement documentée, y compris ses détails utiles tels que son énoncé, sa raison d’être et son impact potentiel.
- Hiérarchisez et suivez les hypothèses : après avoir regroupé des hypothèses, il est essentiel de les hiérarchiser en fonction de leur impact potentiel et de leur niveau de risque. Envisagez d’attribuer des notes de confiance pour évaluer la probabilité que les hypothèses soient vraies. Identifiez les hypothèses qui ont un impact élevé ou engendrent des risques importants pour la réussite du projet. Examinez et actualisez régulièrement le journal d’hypothèses au fil de l’évolution du projet.
Lors de l’identification des hypothèses, il est important d’instaurer un environnement dans lequel les individus n’hésitent pas à exprimer et remettre en question les hypothèses formulées sans craindre d’être jugés ou d’avoir tort. « Nous n’avons pas à rougir d’avoir utilisé la méthodologie Lean Six Sigma », explique René Ffrench. « La plupart des enseignements tirés de cette méthodologie et d’autres projets résultent d’échecs et de difficultés. Nous allons intégrer ces enseignements dans notre boîte à outils. Nous devons valoriser cet apprentissage et aller de l’avant. »
Autre considération importante : la nécessité d’avoir une vue d’ensemble et de rester à l’affût de potentiels facteurs inconnus. Prenons par exemple les récents problèmes rencontrés au niveau de la chaîne d’approvisionnement et qui affectent les projets aujourd’hui. « Vous ne pouvez pas faire les mêmes hypothèses qu’il y a quelques années », explique Michele Barry. « Qui aurait pu prédire une véritable perturbation de la chaîne d’approvisionnement ? Qui aurait pu imaginer une pandémie mondiale ? Les choses auxquelles nous ne réfléchissions pas auparavant ont changé. Aujourd’hui, nous devons nous poser les questions suivantes : les fournitures dont nous avons besoin sont-elles disponibles ? Quelles autres solutions pouvons-nous appliquer ? Quels sont leurs coûts ? Quel est le planning à respecter ? »
Michele Barry donne l’exemple d’un projet où un nouveau fournisseur a changé le conditionnement des marchandises, nécessitant un camion de livraison et une installation de stockage différents. « C’est l’hypothèse que personne n’avait envisagée, car il s’agissait d’un article standard, et non unique », explique-t-elle. « Cela souligne l’importance d’intégrer à votre projet de bonnes mesures de contrôle qualité. »
Modèle de journal d’hypothèses de projet
Télécharger un modèle de journal d’hypothèses de projet aux formats
Excel
|
Microsoft Word
Utilisez ce journal d’hypothèses de projet pour gérer efficacement vos hypothèses. Consignez la date d’entrée, la description, la responsabilité de la vérification et la date limite de vérification pour chaque hypothèse. Enfin, notez les circonstances particulières ou les solutions de contournement des problèmes dans la section dédiée aux commentaires.
Les journaux d’hypothèses n’ont pas à être compliqués. « Ils n’ont pas besoin de contenir plus de cinq ou six colonnes », développe Alan Zucker. « Quand avons-nous défini cette hypothèse ? À qui l’avons-nous attribuée ? À quel stade de sa résolution en est-elle ? Vous pouvez ensuite soit réutiliser ce champ de statut pour indiquer sa résolution, soit utiliser un champ distinct. »
Pour plus de ressources, consultez cette vaste collection de modèles d’hypothèses de projet gratuits et imprimables.
Comment utiliser une matrice d’hypothèses pour les hiérarchiser
Collectez et hiérarchisez les hypothèses à l’aide d’une matrice d’hypothèses. Une matrice type se compose d’une grille 2 × 2 avec des axes permettant de catégoriser les hypothèses comme importantes ou non importantes, probables ou improbables. Cette matrice aide à hiérarchiser les hypothèses en fonction de leur impact et de leur probabilité.
Organisez une réunion collaborative sur site ou en ligne avec les parties prenantes afin de discuter des hypothèses. Effectuez rapidement les étapes suivantes :
- Dessinez une matrice sur un tableau blanc physique ou numérique.
- Distribuez des pense-bêtes réels ou virtuels et demandez aux participants de noter rapidement leurs hypothèses concernant le projet.
- Récupérez les pense-bêtes et, avec l’aide des participants, placez chaque note dans l’un des quatre quadrants de la matrice.
- Animez de brèves discussions concernant les hypothèses contestées jusqu’à atteindre un consensus dans leur hiérarchisation.
Conseil : pour assurer une conversation ciblée et éviter des délibérations prolongées ou des débats inutiles, limitez la durée de l’exercice à deux heures maximum.
Le quadrant contenant des hypothèses jugées importantes mais incertaines mérite une attention particulière. Il est important d’évaluer la probabilité de ces hypothèses. Cependant, comme le suggère Alan Zucker, vous ne devez pas complètement ignorer les hypothèses qui figurent dans les autres quadrants, à moins qu’elles n’aient à la fois un faible impact et une faible probabilité.
Modèle de matrice d’identification des hypothèses de projet
Télécharger un modèle de matrice d’identification des hypothèses de projet aux formats
Excel
|
Microsoft Word
Les modèles vous évitent de vous soucier de la mise en forme afin que vous et votre équipe puissiez vous mettre directement au travail. Cette matrice d’hypothèses de projet aide votre équipe à collecter et hiérarchiser les hypothèses en fonction de leur probabilité et de leur impact. Il vous suffit de reporter chaque hypothèse sur la matrice en les plaçant dans le quadrant correspondant en fonction de leur importance et de leur niveau de certitude. Vous pouvez personnaliser les axes de ce modèle selon les termes de votre choix.
Comment rédiger des hypothèses liées à un projet
Lorsque vous rédigez les hypothèses d’un projet, incluez-les dans la création de l’analyse de rentabilité et du plan de projet. De plus, documentez et suivez toutes les hypothèses dans un journal d’hypothèses à des fins de référence et de suivi.
Un journal d’hypothèses est un outil essentiel pour rédiger des hypothèses et constitue un document centralisé de suivi des hypothèses à mesure que le projet avance. Un journal d’hypothèses vous permet de saisir toutes les modifications apportées à ces hypothèses, décisions et justifications. L’ensemble des membres de l’équipe doivent utiliser le journal d’hypothèses, explique René Ffrench : « Il nous permet de communiquer et de valider les hypothèses avec les parties prenantes et l’équipe de projet. »
Un journal d’hypothèses peut également constituer un outil de gestion essentiel, en particulier en cas de changement de personnel pendant un projet. Un journal bien tenu permettra à tout le monde de lire les hypothèses à tout moment au cours du projet. (Remarque : un journal d’hypothèses ne se substitue pas à un registre des risques.)
Voici les étapes à suivre pour rédiger les hypothèses liées à un projet :
- Identifier les facteurs clés : déterminez les facteurs ou variables essentiels à la réussite de votre projet.
- Délimiter les hypothèses : formulez des hypothèses sous forme d’énoncés qui reflètent vos croyances ou vos attentes concernant les facteurs identifiés.
- Être précis et concis : assurez-vous que chaque hypothèse est claire, spécifique et directement liée au projet. Évitez les ambiguïtés ou les formulations vagues.
- Prendre en compte différents points de vue : tenez compte des points de vue des parties prenantes du projet et des membres de l’équipe pour identifier tout un éventail d’hypothèses.
- Documenter les hypothèses : consignez les hypothèses identifiées dans un format structuré, tel qu’un journal ou un document d’hypothèses.
- Vérifier et valider les hypothèses : passez en revue les hypothèses avec les parties prenantes concernées pour garantir leur exactitude et leur alignement sur les buts et objectifs du projet.
- Actualiser les hypothèses si nécessaire : au fil de l’évolution du projet, passez en revue et actualisez les hypothèses à la lumière des nouvelles informations disponibles ou lorsque les circonstances changent.
Lorsque vous documentez les hypothèses dans votre journal, veillez à inclure les informations suivantes pour chaque hypothèse :
- Numéro d’identification : attribuez un identifiant unique à chaque hypothèse pour faciliter son identification.
- Date de consignation : saisissez la date à laquelle l’hypothèse a été consignée pour la première fois.
- Catégorie : indiquez la catégorie à laquelle appartient chaque hypothèse (budget, planification, produit, etc.).
- Nom et description : incluez un nom et une brève description de l’hypothèse.
- Note de probabilité : attribuez une note quant à la probabilité que l’hypothèse se produise (élevée, moyenne ou faible).
- Note d’impact : attribuez une note quant à l’impact de l’hypothèse (risque élevé, faible ou absent).
- Propriétaire : attribuez un propriétaire à l’hypothèse. Le propriétaire est incarné par toute personne qui valide l’hypothèse.
- Plan d’action : incluez une référence à un plan d’action pour atténuer l’impact de l’hypothèse si elle ne se vérifie pas.
- Date de validation : saisissez la date à laquelle le propriétaire a validé l’hypothèse.
- Statut : indiquez si l’hypothèse est ouverte ou fermée.
Quel est le meilleur moyen de s’assurer que les individus se souviennent des hypothèses et les gèrent ? « La méthode pratique représente la meilleure façon de procéder », explique René Ffrench. Michele Barry et René Ffrench soulignent tous deux que tout leader ou consultant doit « d’abord chercher à comprendre » avant d’imposer des définitions, des modèles, des outils ou autre.
« Le modèle que vous utilisez et que l’équipe maîtrise est sans doute le plus approprié », explique Michele Barry. « J’insiste sur l’importance de prendre en compte l’expérience utilisateur et de ne pas la compliquer inutilement. »
Modèle de journal RAID
Télécharger le modèle RAID avec des exemples de données pour Excel
Télécharger le modèle de journal RAID de projet vierge pour Excel
Un journal RAID est un puissant outil permettant de gérer les risques, les hypothèses, les problèmes et les interdépendances. Grâce à notre modèle de journal RAID téléchargeable, vous pouvez personnaliser le modèle en fonction des besoins de votre organisation ou utiliser l’exemple de modèle pour orienter vos actions. Catégorisez chaque élément, hiérarchisez son urgence, spécifiez-en le propriétaire et incluez les dates d’identification et de vérification.
Comment gérer les hypothèses
Afin de gérer les hypothèses de projet, commencez par les identifier et les documenter avec votre équipe de projet. Tout au long du cycle de vie du projet, passez régulièrement en revue et vérifiez les hypothèses contenues dans votre journal, en ajustant les plans et les actions en conséquence.
Une partie importante du processus de vérification consiste à impliquer activement et à interagir avec les parties prenantes et les membres de l’équipe pertinents, tout en passant en revue et en évaluant les hypothèses de projet. On parle ici d’engagement.
Cet engagement peut simplement consister à appeler une partie prenante et lui demander de valider ou contester une hypothèse, ou bien à envoyer des ressources internes par e-mail ou à contacter des personnes à domicile. « Incluez le principe d’engagement et la cartographie des parties prenantes dans votre outil de suivi », suggère Michele Barry.
De plus, le fait de disposer d’un espace physique ou virtuel dédié pour l’équipe leur permet de suivre les hypothèses tout en contextualisant les informations du projet. « L’équipe a besoin d’une base ou d’un nid », explique René Ffrench. « Les hypothèses doivent être mises en évidence. Nous élaborons également un plan de projet qui nous permet de le suivre au fil de sa progression. Nous devons également savoir comment s’intègrent ces hypothèses dans toute cette activité. L’outil RACI applicable aux activités liées à un projet est le plus puissant et unique jamais créé. » Pour en savoir plus sur cet outil essentiel de gestion de projet, consultez l’article « Un guide complet de gestion de projets pour tout RACI ».
Le suivi et la gestion des hypothèses vous permettent de déterminer comment atténuer les risques avant qu’ils ne se transforment en problèmes. Si vous ne pouvez pas vérifier chaque partie du plan dans l’immédiat, élaborez des plans de secours pour les hypothèses critiques et consignez les scénarios envisagés. « Le processus n’a rien de magique ou de sorcier. Il nécessite uniquement de procéder à un suivi structuré ou rigoureux », explique Alan Zucker. Au fur et à mesure que les hypothèses perdent en importance par rapport aux objectifs, vous pouvez les supprimer ou revoir leur niveau de priorité.
En résumé, voici les deux actions clés liées à la gestion des hypothèses :
- Suivre les hypothèses : prêtez une attention particulière aux hypothèses à haut risque et à fort impact et validez leur exactitude. Par exemple, si l’hypothèse est que l’approvisionnement en café sera assuré avant un atelier, guettez la livraison et marquez l’hypothèse comme fermée.
- Procéder aux ajustements nécessaires : les hypothèses peuvent changer. Notez les modifications et communiquez-les au reste de l’équipe afin de garantir que leurs plans sont actualisés en conséquence.
Consultez cette collection complète de modèles de plan de gestion de projets pour trouver le modèle de planification adapté à votre projet ou votre entreprise.
Exemples d’hypothèses de projet
Les hypothèses de projet peuvent s’appliquer à tous les aspects du développement de l’entreprise. Nous avons créé une liste d’exemples d’hypothèses de projet applicables à la conception d’un site Web. Consultez la liste pour mieux comprendre à quoi ressemblent les différentes hypothèses.
Voici plusieurs exemples d’hypothèses pour une équipe chargée de créer le site Web d’une nouvelle entreprise :
- Budget : le client disposera d’un revenu suffisant pour payer la conception et le développement du site Web.
- Demande du marché : la demande des produits ou services proposés sur le site Web sera suffisante pour justifier les dépenses de développement.
- Périmètre du projet : le projet se concentrera uniquement sur la création d’un design attrayant et l’établissement de l’infrastructure technique nécessaire à la présence en ligne.
- Lancement en temps voulu : le site sera prêt à temps pour promouvoir et soutenir l’ouverture d’un site physique.
- Engagement des parties prenantes : les parties prenantes clés participeront activement au projet de conception du site Web et feront part de leurs commentaires en temps opportun.
- Disponibilité du contenu : le contenu nécessaire, comme le texte, les images et les vidéos, sera facilement disponible et fourni par les parties prenantes en temps opportun.
- Performances d’hébergement et de serveur : le fournisseur d’hébergement ou le serveur sélectionné disposera d’une capacité et d’une fiabilité suffisantes pour répondre aux exigences de trafic et de performance du site Web.
Types d’hypothèses de projet
Les types courants d’hypothèses de projet portent sur le coût, le périmètre, les ressources, le temps, la qualité, l’environnement et les parties prenantes. Les hypothèses de base abordent les questions du périmètre, du coût et du temps.
Voici quelques exemples d’hypothèses courantes, réparties par type, ainsi que des suggestions pour les tempérer :
| Exemples | Stratégies d’atténuation |
| Des ressources humaines qualifiées seront disponibles pour assumer les rôles et les responsabilités du projet. | Maintenez une réserve de ressources avec un mélange de talents internes et externes, favorisant une dotation en personnel flexible. |
| L’infrastructure technologique nécessaire, y compris le matériel et les logiciels, sera accessible et compatible avec les exigences du projet. | Réalisez une évaluation technologique approfondie au début du projet afin d’identifier les potentiels problèmes de compatibilité. |
| Les matières premières et fournitures requises seront facilement disponibles auprès des fournisseurs approuvés. | Maintenez des relations solides avec plusieurs fournisseurs afin d’assurer une chaîne d’approvisionnement diversifiée. |
| Des installations et un espace de travail appropriés seront fournis pour réaliser les activités liées au projet et accueillir les membres de l’équipe. | Réalisez une évaluation approfondie des exigences des installations et assurez une coordination précoce avec les services ou personnes responsables de la gestion des installations. |
| Les services d’assistance externes, tels que l’assistance informatique ou une expertise spécialisée, seront accessibles au besoin tout au long du cycle de vie du projet. | Définissez clairement les accords de niveau de service (SLA) avec les prestataires de services externes afin de définir les attentes en termes de temps de réponse et de disponibilité. |
| Les machines et l’équipement requis seront en bon état de fonctionnement et utilisables tout au long du projet. | Établissez un planning de maintenance proactive des machines et de l’équipement afin de limiter les pannes et de garantir des performances optimales. |
| Exemples | Stratégies d’atténuation |
| Le coût de la main-d’œuvre restera dans les limites du budget alloué au projet. | Surveillez régulièrement les coûts de main-d’œuvre tout au long du projet. |
| Les coûts des matériaux ne dépasseront pas les montants estimés et resteront stables tout au long du projet. | Établissez des relations avec des fournisseurs fiables et réexaminez régulièrement les accords tarifaires. |
| Les coûts liés aux services externes ou aux sous-traitants s’aligneront sur les montants estimés budgétisés. | Définissez clairement les attentes et les livrables dans des contrats ou des accords avec des prestataires de services externes ou des sous-traitants. |
| Les frais généraux, tels que les services publics et les dépenses administratives, resteront cohérents et conformes aux prévisions budgétaires. | Surveillez et suivez en permanence les frais généraux. |
| Les frais de déplacement et d’hébergement associés aux activités liées au projet resteront dans les limites du budget prévu. | Mettez en œuvre des politiques et des directives de voyages afin de garantir que les décisions prises sont soucieuses des coûts lors de la planification de voyages liés au projet. |
| L’inflation ou les fluctuations monétaires n’auront aucun impact significatif sur les coûts globaux du projet. | Réalisez des études de marché et des analyses économiques approfondies pour anticiper et prévoir une inflation ou des fluctuations monétaires potentielles. |
| Exemples | Stratégies d’atténuation |
| Le périmètre du projet restera inchangé tout au long du cycle de vie du projet. | Mettez en œuvre un processus formel de gestion des modifications du périmètre, qui exige une évaluation et une documentation approfondies des changements proposés. |
| Les livrables identifiés sont exhaustifs et s’alignent sur les objectifs du projet. | Appliquez un processus détaillé de collecte des exigences au début du projet afin d’assurer une compréhension complète des besoins et des attentes des parties prenantes. |
| Le projet ne nécessitera pas d’outils, de fonctionnalités ou d’extensions supplémentaires au-delà du périmètre défini à l’origine. | Développez un processus robuste de contrôle des modifications pour évaluer et gérer les demandes d’évolution du périmètre. |
| L’équipe de projet comprend clairement le périmètre et les exigences, dissipant tout risque de malentendu ou de mauvaise interprétation majeure. | Organisez des sessions de lancement de projet et de clarification des exigences avec l’équipe de projet afin d’assurer une compréhension commune du périmètre et des exigences. |
| Le cahier des charges ne sera pas influencé par des facteurs externes, tels qu’une évolution des réglementations ou des conditions du marché. | Réalisez des évaluations approfondies des contraintes environnementales et des risques, afin d’identifier de potentiels facteurs externes susceptibles d’affecter le périmètre du projet. |
| Toutes les parties prenantes clés ont apporté leurs contributions et indiqué leurs exigences, et leurs attentes ne subiront aucun changement ni ajout pendant le projet. | Établissez un plan solide d’interaction et de communication avec les parties prenantes. |
| Exemples | Stratégies d’atténuation |
| L’environnement réglementaire restera stable et ne subira pas de changements importants susceptibles d’affecter les exigences de conformité du projet. | Établissez des canaux de communication réguliers avec les autorités réglementaires ou les associations du secteur pour rester à la page des potentiels changements apportés à la réglementation. |
| La stabilité politique sera maintenue, et aucun changement majeur susceptible de perturber les activités liées au projet ou d’ajouter de nouveaux risques ne sera apporté aux politiques ou à la direction du gouvernement. | Surveillez le paysage politique et restez informé de tous les potentiels risques ou changements politiques. |
| Les facteurs sociaux, tels que l’opinion publique ou les normes culturelles, resteront relativement stables et n’auront aucun impact significatif sur l’acceptation ou le soutien du projet au sein de la communauté ou des groupes de parties prenantes. | Réalisez une analyse complète des parties prenantes et échangez avec les intervenants pertinents tout au long du projet. |
| Les exigences en matière de durabilité environnementale seront respectées, et le projet sera conforme aux réglementations et normes environnementales pertinentes. | Élaborez et mettez en œuvre un plan de gestion environnementale qui comprend des mesures de surveillance et d’atténuation des impacts environnementaux. |
| Les catastrophes naturelles, les événements météorologiques extrêmes ou les conditions climatiques n’auront pas d’impact significatif sur les activités liées au projet, les plannings ou la disponibilité des ressources. | Réalisez une évaluation approfondie des risques pour identifier les potentiels risques de catastrophes naturelles et les conditions météorologiques extrêmes sur le site du projet. |
| Les progrès et innovations technologiques pertinents pour l’industrie ou le domaine du projet ne perturberont pas ou ne rendront pas obsolètes de manière significative les solutions ou méthodologies proposées dans le cadre du projet. | Restez à la page des tendances du secteur et des technologies émergentes en conduisant des études de marché régulières et en participant à des conférences ou forums pertinents. |
| Exemples | Stratégies d’atténuation |
| Le planning et les jalons du projet seront réalisables dans les délais impartis. | Effectuez une étape approfondie de planification de projet, et notamment une estimation précise des tâches et de l’allocation des ressources appropriées. |
| Les interdépendances des tâches seront identifiées avec précision et les activités prédécesseurs n’accuseront aucun retard important. | Réalisez une analyse complète des interdépendances pendant la planification du projet, afin d’identifier et de documenter avec précision les interdépendances des tâches. |
| L’équipe de projet disposera de suffisamment de temps pour mener à bien toutes les activités et tous les livrables du projet tel que planifié. | Évaluez régulièrement la charge de travail et l’avancement de l’équipe de projet. |
| Le temps requis pour les processus de vérification et d’approbation sera raisonnable et ne causera aucun retard important. | Définissez des processus d’examen et d’approbation clairs, et établissez des calendriers réalistes pour chaque étape de vérification. |
| La disponibilité des ressources, telles que les ressources humaines ou l’équipement, s’alignera sur le planning du projet et ne créera pas de contraintes de temps importantes. | Planifiez les ressources dès le début du projet, afin de les identifier et de les allouer en fonction des exigences et des calendriers du projet. |
| Le séquençage des tâches et les interdépendances prévus seront identifiés avec précision, et le séquençage des tâches n’accusera aucun changement ou retard important. | Vérifiez et validez régulièrement le séquençage prévu des tâches par rapport à l’avancement réel et à l’évolution des exigences du projet. |
| Exemples | Stratégies d’atténuation |
| Les livrables du projet répondront aux normes de qualité spécifiées, voire les dépasseront. | Élaborez un plan complet de gestion de la qualité qui décrit clairement les normes de qualité et les critères des livrables du projet. |
| L’équipe de projet suivra les processus et procédures d’assurance qualité établis tout au long du cycle de vie du projet. | Offrez une formation et des ressources adéquates à l’équipe de projet en termes de procédures et processus et d’assurance qualité. |
| Les activités de test et de validation requises seront menées de manière approfondie afin d’assurer la qualité des livrables du projet. | Développez un plan complet de test et de validation qui comprend des objectifs de test, des cas de test et des critères d’acceptation clairs. |
| Les résultats du projet seront acceptés et approuvés par les parties prenantes sans avoir à les retravailler ou les réviser de manière significative. | Interagissez fréquemment avec les parties prenantes et passez régulièrement en revue l’avancement du projet, afin d’assurer un alignement continu entre les résultats du projet et les attentes des parties prenantes. |
| Le projet respectera les bonnes pratiques du secteur et les cadres de qualité reconnus. | Effectuez des recherches approfondies et restez à la page des bonnes pratiques du secteur et des cadres de qualité pertinents pour le projet. |
| L’équipe de projet hiérarchisera et s’attaquera activement à tous les problèmes ou défauts de qualité identifiés pendant l’exécution du projet. | Mettez en œuvre un processus robuste de suivi et de résolution des problèmes pour identifier et traiter rapidement les problèmes ou les défauts de qualité. |
| Exemples | Stratégies d’atténuation |
| Les parties prenantes clés participeront activement au projet de conception du site Web et feront part de leurs idées et commentaires en temps opportun. | Élaborez un plan d’engagement des parties prenantes qui décrit clairement les canaux de communication et les attentes en matière d’implication des parties prenantes. |
| Les attentes et exigences des parties prenantes ont été renseignées avec précision et bien définies au début du projet. | Effectuez une analyse complète des parties prenantes et des activités de collecte des exigences au début du projet. |
| Les parties prenantes soutiendront les objectifs du projet et contribueront activement à sa réussite. | Mettez en place des canaux de communication ouverts et transparents pour favoriser l’adhésion et le soutien des parties prenantes. |
| La disponibilité des parties prenantes pour les réunions, les révisions et les approbations s’alignera sur le planning du projet. | Planifiez à l’avance les interactions avec les parties prenantes, en tenant compte de leur disponibilité et de leurs contraintes. |
| Les priorités et préférences des parties prenantes resteront relativement stables tout au long du projet. | Établissez une communication continue avec les parties prenantes, ainsi que des contrôles réguliers pour rester informé de toute modification des priorités ou des préférences. |
| Les parties prenantes comprendront et accepteront le périmètre, les buts et les résultats du projet. | Élaborez et communiquez une charte de projet ou un énoncé de vision complet qui décrit clairement le périmètre, les buts et les résultats souhaités du projet. |
Les hypothèses de projet les plus courantes
Les hypothèses de projet les plus courantes impliquent généralement des facteurs tels que la productivité des employés, les niveaux de compétences des membres de l’équipe, le respect des calendriers, la disponibilité des ressources et les coûts prévus. Bien qu’elles soient souvent considérées comme basiques, ces hypothèses peuvent considérablement affecter un projet.
Voici quelques-unes des hypothèses les plus courantes :
- Les membres de l’équipe de projet disposent des compétences et de l’expertise requises pour assumer efficacement les rôles qui leur sont attribués.
- Les parties prenantes du projet comprennent clairement les buts et objectifs du projet.
- Le projet sera mené à bien en respectant le budget alloué.
- Le projet sera livré dans les délais ou échéances spécifiés.
- Les exigences et le périmètre du projet sont bien définis et ne changeront pas de manière significative au cours du projet.
- L’équipe de projet aura accès aux ressources nécessaires (équipement, technologie, matériaux, etc.) tout au long de la durée du projet.
- Les membres de l’équipe de projet collaboreront et communiqueront efficacement tout au long du projet.
- Les risques et incertitudes associés au projet ont été correctement identifiés et pris en compte.
- Les hypothèses et contraintes du projet ont été identifiées et prises en compte avec précision lors de la planification du projet.
- Les exigences réglementaires et de conformité liées au projet resteront stables et cohérentes.
Hypothèses de projet de haut niveau
Les hypothèses de projet de haut niveau sont des hypothèses générales et globales qui forment la base d’un projet. Elles englobent généralement des facteurs stratégiques, organisationnels ou sectoriels qui influencent considérablement la réussite du projet. Les équipes doivent inclure ces hypothèses dans la charte du projet.
Outre l’ajout des hypothèses de haut niveau à la charte, envisagez de les ajouter également à l’énoncé des travaux, aux côtés des contraintes et des livrables.
Voici quelques hypothèses initiales clés qui peuvent entraîner l’échec du projet si elles ne sont pas validées :
| Hypothèse de haut niveau | Stratégie de gestion |
| Le projet s’aligne sur les buts et objectifs stratégiques de l’organisation. |
|
| Des ressources financières adéquates seront allouées pour soutenir le projet. |
|
| Les parties prenantes sont engagées et soutiennent le projet. |
|
| Le projet est basé sur des études de marché ou des informations clients précises et fiables. |
|
| Le projet s’inscrit dans le cadre juridique et réglementaire. |
|
| L’infrastructure technologique et les systèmes nécessaires sont en place pour soutenir le projet. |
|
| Une direction de projet compétente est en place. |
|
« Dans le cadre des projets, l’équipe se concentre souvent sur les tactiques, mais elle doit les intégrer à la stratégie », analyse René Ffrench.
Hypothèses intégrées à une charte de projet
Lors de la création d’une charte de projet, il est courant d’inclure certaines hypothèses qui constituent la base de la planification et de l’exécution du projet. Limitez votre liste aux hypothèses qui menacent le plus la réussite du projet.
Voici un exemple de récapitulatif de projet de développement de logiciels avec cinq exemples d’hypothèses de haut niveau à inclure dans la charte de projet :
| Récapitulatif du projet : le projet vise à développer et mettre en œuvre une nouvelle solution logicielle de gestion de la relation client (CRM) pour une entreprise. Le système CRM rationalisera la gestion des données clients, optimisera les activités commerciales et marketing et améliorera le service client. L’équipe de projet sera responsable de la conception, du développement et du déploiement du système CRM dans tous les services concernés dans un délai de six mois. | |
| Hypothèse | Stratégie de gestion |
| La plateforme technologique choisie pour le système CRM est compatible avec l’infrastructure informatique existante et peut être intégrée de manière transparente dans l’environnement de l’entreprise. |
|
| Les utilisateurs finaux au sein de l’organisation adopteront le nouveau système CRM et participeront activement aux tests d’acceptation des utilisateurs ainsi qu’aux activités de formation. |
|
| Le budget alloué au projet est suffisant pour couvrir les coûts de développement, les frais de licence et toutes les mises à niveau d’infrastructure requises. |
|
| Les données clients existantes peuvent être migrées avec précision depuis le système actuel vers la nouvelle solution CRM sans perte de données ni problèmes d’intégrité importants. |
|
| Les fournisseurs tiers ou les prestataires de services externes requis dans le cadre du projet, tels que les services d’hébergement ou les partenaires d’intégration, fourniront leurs services et respecteront les délais convenus. |
|
Hypothèses intégrées aux plans de projet
Les hypothèses du plan de projet couvrent des éléments plus détaillés que ceux qui figurent dans la charte, y compris les hypothèses à moindre impact. Ces hypothèses comprennent les ressources, les jalons, les calendriers, le budget et les activités, y compris les tâches individuelles et les détails de la communication d’équipe.
Voici quelques exemples d’hypothèses de projet qu’une équipe peut inclure dans un plan de projet, mais pas dans la charte de projet, dans le cadre d’un projet de ressources humaines :
| Récapitulatif du projet : le projet de refonte de site Web de « Modern Market » vise à réorganiser notre site Web de commerce électronique afin d’améliorer l’expérience utilisateur, la navigation et l’esthétique, ainsi qu’à intégrer des outils d’analyse améliorés pour un meilleur suivi des clients et une meilleure personnalisation. Le projet sera réalisé sur une période de six mois par notre équipe interne de conception de sites Web, en collaboration avec les services marketing et informatique. | |
| Hypothèse de projet | Stratégie de gestion |
| Les périodes de maintenance régulièrement planifiées resteront constantes, ce qui permet de prévoir les temps d’arrêt dus aux mises à jour du site. |
|
| Pendant toute la durée du projet, les principaux navigateurs Internet (Chrome, Safari, Firefox, etc.) n’effectueront pas de mises à jour importantes qui pourraient nuire à l’affichage ou aux fonctionnalités du site Web. |
|
| Les plug-ins tiers prévus pour être intégrés au site Web à des fins d’analyse resteront stables et pris en charge tout au long de la durée du projet. |
|
Erreurs à éviter lors de la formulation d’hypothèses de projet
Évitez de formuler des hypothèses sans les documenter et les communiquer clairement dans le cadre de la planification du projet. Une autre erreur courante consiste à ne pas régulièrement vérifier et actualiser les hypothèses. Au fur et à mesure que les projets évoluent, certaines hypothèses peuvent ne plus être valides et de nouvelles hypothèses peuvent émerger.
Voici quelques bonnes pratiques à suivre qui vous aideront à éviter les erreurs courantes lors de la documentation des hypothèses de projet :
- Documenter et vérifier régulièrement les hypothèses : dressez une liste d’hypothèses et vérifiez-la au moins deux fois. Ne l’archivez pas et ne l’oubliez pas. Utilisez-la et actualisez-la de façon dynamique.
- Identifier les interdépendances : les interdépendances peuvent révéler des hypothèses cachées. Il est essentiel de cartographier et de comprendre ces relations.
- Vérifier les hypothèses : évitez de considérer les hypothèses comme une réalité sans les vérifier. « Vous devez définir vos hypothèses, élargir votre vision, puis reprendre vos hypothèses en y apportant des modifications », explique Michele Barry. « Ajoutez-les au plan de projet et planifiez des révisions. Ce travail n’est pas aussi intéressant que les autres tâches liées à la gestion de projets, mais il n’en reste pas moins important. »
- Assumer la responsabilité des lacunes : si vous repérez quelque chose, occupez-vous-en. Si vous identifiez des lacunes ou des problèmes potentiels dans le plan, attachez-vous à les résoudre au lieu de laisser d’autres personnes les gérer.
- Solliciter la collaboration : la collaboration est essentielle dans le cadre de la planification des projets. « Vous avez besoin de quelqu’un avec qui échanger vos idées », explique René Ffrench. Parlez à d’autres dirigeants et collègues expérimentés, et impliquez les personnes en charge du processus de planification.
- Ne pas compter trop sur les personnes les mieux payées : prenez garde à l’effet HIPPO, dans le cadre duquel l’opinion de la personne la mieux payée peut avoir trop de poids, ce qui peut vous faire manquer des opportunités si d’autres hésitent à formuler des idées différentes.
- Actualiser l’approche : ne vous en tenez pas à des pratiques ou des méthodes qui ne sont plus pertinentes ou efficaces. Instaurez une culture d’équipe ouverte au changement et à l’adaptation. « On pourrait dire que nous ne ménageons pas nos efforts à construire l’avion que nous pilotons », confie Michele Barry. « Nous conservons tout, même ce qui n’est pas vraiment utile. Il vous faut une culture au sein de laquelle les équipes peuvent accepter les défis et les changements. »
- Vérifier continuellement les hypothèses : ne limitez pas la vérification des hypothèses à l’analyse de rentabilité ou à la phase de planification stratégique. Continuez à identifier et suivre les hypothèses pertinentes tout au long de la durée de vie du projet.
- Considérer les hypothèses comme des risques potentiels : les hypothèses représentent un risque. Assurez-vous que l’impact potentiel de chacune de ces hypothèses sur la réussite de votre projet est bien compris.
- Documenter clairement les hypothèses : il est essentiel de documenter vos hypothèses clairement et spécifiquement. L’ambiguïté peut conduire à une mauvaise compréhension et à une mauvaise interprétation, ce qui peut compromettre le projet.
- Tenir compte des facteurs externes : ne limitez pas vos hypothèses aux facteurs internes. Des facteurs externes tels que la situation du marché, les réglementations ou les avancées technologiques peuvent avoir un impact considérable sur votre projet.
Kit de lancement pour hypothèses de projet
Télécharger le kit de démarrage pour hypothèses de projet
Utilisez ce kit de démarrage pour identifier et consigner rapidement vos hypothèses de projet. Le kit contient tous les documents dont vous avez besoin, y compris une matrice d’hypothèses 2 × 2 et un modèle imprimable de journal d’hypothèses. Tous ces modèles sont gratuits et entièrement modifiables pour répondre aux besoins de votre organisation. Téléchargez-les individuellement ou sous forme de kit de démarrage complet.
Ce kit contient les éléments suivants :
- Une matrice d’hypothèses 2 × 2 au format Excel , pour vous aider à collecter et hiérarchiser les hypothèses en fonction de leur impact potentiel et de leur probabilité.
- Un modèle RAID au format Excel , pour consigner et évaluer vos hypothèses de projet ainsi que les risques, les problèmes et les interdépendances de votre projet.
- Un modèle de journal d’hypothèses de projet au format Excel , pour consigner et suivre les hypothèses tout au long du cycle de vie du projet.
- Un modèle d’e-mail d’annonce de collecte d’hypothèses de projet au format Microsoft Word , pour informer les membres de l’équipe d’une réunion de brainstorming et discussion autour d’hypothèses.
- Un modèle d’e-mail d’annonce d’une réunion concernant les hypothèses de projet au format Microsoft Word offrant un espace pour inclure un lien de réunion virtuelle.
Gérez efficacement les hypothèses de projet avec la gestion du travail en temps réel dans Smartsheet
De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.