Modèle d’outil de gestion des parties prenantes
Télécharger un modèle d’outil de gestion des parties prenantes avec exemple de texte pour
Excel
|
Microsoft Word
Télécharger un modèle vierge d’outil de gestion des parties prenantes pour
Excel
|
Microsoft Word
Renforcez le plan de communication stratégique de votre projet et améliorez la transparence en utilisant ce modèle d’outil de gestion des parties prenantes. Disponible en version vierge à remplir ou avec des exemples de texte, cet outil vous permet de répertorier vos parties prenantes et leur fonction, ainsi que de suivre les méthodes et la fréquence de communication. Le modèle est organisé en trois sections (une pour les informations de base, une pour les informations sur le projet et une pour le niveau d’interaction avec chaque partie prenante), ce qui facilite l’ajout de tous les détails clés sur les parties prenantes.
Découvrez comment créer des plans de gestion et de communication avec les parties prenantes.
Modèle de mise à jour des parties prenantes avec matrice pour Excel
Télécharger le modèle de mise à jour des parties prenantes avec matrice pour
Utilisez ce modèle de mise à jour des parties prenantes avec matrice pour créer une analyse de la participation des parties prenantes au projet. La feuille de calcul personnalisable offre un espace permettant d’ajouter des informations sur les parties prenantes, y compris l’implication, la motivation et les déclencheurs prévus. Cet outil vous permet de représenter visuellement l’influence et le soutien de chaque partie prenante.
Modèle de plan de base d’interaction avec les parties prenantes
Télécharger un modèle de base de plan d’interaction avec les parties prenantes avec exemple de texte pour
Excel
|
Microsoft Word
|
Adobe PDF
|
PowerPoint
Télécharger un modèle de base vierge de plan d’interaction avec les parties prenantes pour
Exce
l
|
Microsoft Word
|
Adobe PDF
|
PowerPoint
Utilisez ce modèle de base de plan d’interaction avec les parties prenantes pour répertorier vos parties prenantes, préciser leur rôle par rapport à un projet et déterminer les canaux de communication utilisés par votre équipe pour les impliquer. Ce modèle est disponible sous la forme d’un tableau vierge ou avec un exemple de texte. Le format tableau permet de localiser facilement des informations spécifiques, y compris l’approche à utiliser pour interagir avec chaque partie prenante et la fréquence des échanges avec elle concernant votre projet.
Modèle de plan d’interaction stratégique
Télécharger un modèle de plan d’interaction stratégique avec exemple de texte pour
Excel
|
Microsoft Word
|
Adobe PDF
|
PowerPoint
Télécharger un modèle vierge de plan d’interaction stratégique pour
Excel
|
Microsoft Word
|
Adobe PDF
|
PowerPoint
Utilisez ce modèle de plan d’interaction stratégique pour définir une stratégie de communication détaillée qui comprend les attentes et les préoccupations de chaque partie prenante. Cet outil est disponible en deux versions : une version vierge et une version avec exemple de texte. La section Lancement favorise la transparence des besoins de chaque partie prenante et attire l’attention sur les aspects à gérer avant que ces problèmes ne perturbent la portée d’un projet. Ajoutez l’ensemble des parties prenantes et phases d’un projet pour créer un plan complet.
Matrice d’évaluation des interactions avec les parties prenantes
Télécharger une matrice d’évaluation des interactions avec les parties prenantes pour
Excel
|
Microsoft Word
|
Adobe PDF
|
PowerPoint
Une matrice d’évaluation des interactions avec les parties prenantes est un outil utilisable pour documenter le niveau actuel et idéal d’implication de chaque partie prenante. Remplissez la matrice avant le début de votre projet. Utilisez ensuite les données de la matrice pour gérer les interactions avec les parties prenantes tout au long du cycle de vie de votre projet.
Qu’est-ce qu’un plan d’interaction avec les parties prenantes ?
Un plan d’interaction avec les parties prenantes est un document qui vient compléter votre plan de projet dans le but d’identifier les parties prenantes internes et externes et de définir une stratégie de communication qui les implique efficacement.
Le plan comprend la fréquence des échanges, les plateformes de communication et le type d’informations à communiquer en fonction de l’influence ou des domaines d’intérêt de chaque partie prenante.
Éléments constitutifs d’un plan d’interaction avec les parties prenantes
Un plan efficace d’interaction avec les parties prenantes nécessite les éléments clés suivants : le nom, le rôle, le degré d’engagement et le niveau d’influence de chaque partie prenante, ainsi que la méthode et la fréquence de contact avec chacune d’entre elles.
Incluez ces éléments dans les catégories suivantes afin de vous assurer que chaque partie prenante reçoit les bonnes informations au moment approprié :
- Nom de la partie prenante : cette section identifie chaque personne impliquée dans un projet ou impactée par son résultat (employé, client, membre du conseil d’administration, investisseur, etc.). Découvrez-en davantage sur la théorie concernant les parties prenantes et leur impact sur une organisation.
- Rôle de la partie prenante : le rôle d’une partie prenante peut aider à déterminer son niveau d’engagement et le type d’informations que vous partagez avec elle.
- Degré d’engagement : il s’agit du niveau d’implication ou d’intérêt d’une partie prenante par rapport à un projet.
- Niveau d’influence : il s’agit du niveau de pouvoir d’une partie prenante quant aux décisions liées au projet.
- Méthode de communication : la méthode de communication indique de quelle façon vous communiquerez avec une partie prenante.
- Fréquence de communication : la fréquence de communication indique la fréquence à laquelle vous communiquerez avec une partie prenante.
Comment créer un plan d’interaction avec les parties prenantes
Un plan d’interaction avec les parties prenantes est essentiel à tout projet, car il détermine qui recevra les informations liées au projet, comment cette personne les recevra et à quelle fréquence. Utilisez le guide étape par étape suivant pour créer un plan d’interaction avec les parties prenantes.
- Identifier les parties prenantes de votre projet
Identifiez les personnes impliquées dans un projet et affectées par son résultat. Ajoutez des parties prenantes internes (comme les membres du conseil d’administration) et externes (comme les investisseurs). Dans certains cas, le processus d’identification de vos parties prenantes sera évident ; dans d’autres cas, vous devrez peut-être confirmer les personnes à inclure auprès de responsables ou d’autres parties prenantes. Pour en savoir plus sur les parties prenantes et sur la façon de répondre à leurs besoins, consultez ces modèles gratuits d’analyse des parties prenantes. - Recueillir les coordonnées de chaque partie prenante
Vous avez besoin des coordonnées des parties prenantes à des fins de communication, que vous envoyiez une actualisation de projet ou une invitation à une réunion. - Déterminer le niveau d’influence de chaque partie prenante
D’après le Project Management Institute, « l’influence indique le pouvoir relatif d’une partie prenante sur et au sein d’un projet » et repose sur la position hiérarchique, économique, sociale ou politique de l’individu, ainsi que sur ses connaissances et compétences spécialisées en matière de négociation et d’obtention de consensus. Indiquez dans votre plan si le niveau d’influence de chaque partie prenante est élevé, moyen ou faible.
Pour vous aider à évaluer le niveau d’influence de chaque partie prenante, consultez ces modèles gratuits de cartographie des parties prenantes. - Déterminer le niveau d’engagement de chaque partie prenante
Pour chaque partie prenante, indiquez si elle est neutre, solidaire, résistante, leader ou ignorante. Le niveau d’engagement d’une partie prenante dépend souvent de son engagement personnel ou financier envers la réussite d’un projet. - Déterminer les intérêts de chaque partie prenante
Déterminez le type et la quantité d’informations à partager avec chaque partie prenante. Par exemple, un client n’a pas besoin de connaître les détails du budget, contrairement à un investisseur. - Déterminer la méthode de communication
Déterminez comment vous comptez communiquer avec chaque partie prenante : par le biais d’e-mails, de réunions en face à face, d’appels téléphoniques ou d’outils de discussion tels que Slack et Microsoft Teams. La méthode varie pour chaque partie prenante en fonction de ses préférences et des besoins du chef de projet. - Déterminer la fréquence de communication
Déterminez à quelle fréquence vous comptez communiquer avec chaque partie prenante : sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou autre. Les parties prenantes ne requièrent pas toutes la même fréquence. Vous communiquerez probablement plus souvent avec les parties prenantes qui présentent un degré élevé d’engagement. - Téléchargez le modèle de plan d’interaction avec les parties prenantes.
Comment utiliser un plan d’interaction avec les parties prenantes
Créez votre plan d’interaction avec les parties prenantes pendant la phase de planification d’un projet pour poser les bases de la communication avec l’ensemble des contributeurs clés et de leur inclusion. Référez-vous régulièrement au plan afin de le mettre à jour en cas de modification.
Avantages de l’utilisation d’un plan d’interaction avec les parties prenantes
L’utilisation d’un plan d’interaction avec les parties prenantes présente plusieurs avantages. À un niveau élevé, il établit un cadre pour répondre aux exigences de communication d’une partie prenante concernant un projet.
Voici les avantages supplémentaires d’un plan d’interaction avec les parties prenantes :
- Collaboration : la collaboration avec les parties prenantes pendant votre projet renforce la confiance et les relations.
- Communication efficace : les informations sont structurées et faciles à comprendre.
- Efficacité : les chefs de projets et les membres de l’équipe savent quoi faire et quand.
- Gestion des attentes : les attentes des parties prenantes sont coordonnées avec la portée, les objectifs et les livrables d’un projet.
- Atténuation des risques : vous risquez beaucoup moins de communiquer inefficacement, d’oublier de relayer certaines informations ou de laisser de côté une partie prenante importante lorsque vous utilisez un plan d’interaction avec les parties prenantes.
- Prise de décision transparente : les méthodes de communication sont simples pour les chefs de projet, les parties prenantes et les membres de l’équipe.
- Ressource utile : toutes vos informations sur les interactions avec les parties prenantes sont regroupées au même endroit. Vous pouvez faire référence à ces informations pendant le projet en cours ou les utiliser comme ressource dans le cadre de futurs projets.
Améliorez votre gestion de projet grâce aux modèles de plan d’interaction avec les parties prenantes de Smartsheet
De la simple gestion de tâches et de projets à la gestion complexe de ressources et de portefeuilles, Smartsheet vous aide à améliorer la collaboration et à accélérer le travail. Vous avez ainsi les moyens d'accomplir plus de travail. La plateforme Smartsheet facilite la planification, la capture, la gestion et la création de rapports sur le travail depuis n'importe où, ce qui permet à votre équipe d'être plus efficace et d'accomplir plus. Créez des rapports de synthèse sur les métriques clés et obtenez de la visibilité en temps réel quant au travail grâce aux rapports de synthèse, aux tableaux de bord et aux flux de travail automatisés conçus afin d'aider votre équipe à rester connectée et informée. Quand les équipes bénéficient de clarté quant au travail en cours, elles peuvent accomplir bien plus dans le même temps. Essayez Smartsheet gratuitement, dès aujourd'hui.