Formulaire d’approbation de demande d’heures supplémentaires
Soumettez ce formulaire standard de demande d’heures supplémentaires pour approbation avant d’effectuer les heures supplémentaires. Le modèle comprend des sections pour les informations de base sur les employés, le taux horaire, les détails des heures supplémentaires que vous devez effectuer et des lignes de signature pour le superviseur direct, le chef de service et le directeur du personnel. Le formulaire sert également de formulaire de pré-approbation, car il comprend des instructions pour soumettre une demande avant d’enregistrer les heures supplémentaires; mais vous pouvez également le modifier pour l’adapter à la politique de votre entreprise.
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Formulaire d’autorisation des heures supplémentaires
Il s’agit d’un modèle simple que les employés peuvent utiliser pour obtenir une autorisation pour les heures supplémentaires. Le formulaire d’autorisation, également appelé bordereau, comprend une zone pour les renseignements de base sur l’employé, le nombre d’heures supplémentaires effectuées, ainsi que les détails et la justification des heures supplémentaires. Ce modèle suffira pour toutes les demandes rapides et de dernière minute pour les heures supplémentaires que vous devez effectuer.
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Formulaire de demande d’heures compensatoires
Utilisez ce formulaire pour demander une compensation pour les heures supplémentaires ou les heures de travail exceptionnelles (par exemple, celles accumulées lors d’un voyage professionnel). Ce modèle, conçu pour être traité par les RH et la comptabilité, comprend des renseignements sur les employés et les superviseurs, le statut d’exemption ou de non-exemption FLSA (pour les travailleurs américains uniquement), le calcul du temps et des heures de déplacement/supplémentaires, ainsi que des lignes de signatures pour approbation.
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Formulaire de demande d’heures supplémentaires pour l’université
Ce formulaire d’approbation de demande d’heures supplémentaires est spécifiquement destiné au travail effectué dans une université. Le modèle comprend tous les renseignements typiques sur les demandes d’heures supplémentaires, ainsi que les codes de poste propres à l’université et une zone pour l’approbation du département et du président. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour demander une compensation des heures supplémentaires pour un employé individuel ou pour un service entier.
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Formulaire de demande d’heures supplémentaires pour fonctionnaires/militaires
Utilisez ce modèle pour demander l’approbation des heures supplémentaires ou du travail réalisé pendant les congés ou jours fériés pour les militaires ou fonctionnaires. Il inclut tous les renseignements de base sur l’employé, le nombre d’heures supplémentaires ou d’heures travaillées pendant les congés ou jours fériés, la justification des heures supplémentaires et si l’employé a choisi d’effectuer le travail ou si l’administration l’a exigé. Notez que les politiques gouvernementales et militaires sur les demandes d’heures supplémentaires peuvent changer ou être spécifiques à un ministère, alors vérifiez que ce formulaire suffira pour votre secteur d’activité.
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Formulaire de demande d’heures supplémentaires pour le personnel d’assistance
Ce modèle s’adresse au personnel d’assistance et comprend des instructions sur la façon dont votre organisation calculera la rémunération des heures supplémentaires et quand et comment soumettre le formulaire pour une compensation garantie. Inclut les détails de base de l’employé, les dates et heures des heures supplémentaires, une brève explication du travail effectué et l’approbation du superviseur. Si vous l’utilisez comme formulaire standard pour votre entreprise, assurez-vous de le réviser régulièrement pour le maintenir à jour avec votre politique.
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Formulaire de suivi des heures supplémentaires
Utilisez ce modèle pour suivre facilement les heures supplémentaires. Le formulaire peut également servir de formulaire de demande d’heures supplémentaires, mais vérifiez auprès de votre employeur si les heures supplémentaires nécessitent une approbation préalable. Le modèle sert également de journal précis de toutes les heures supplémentaires qu’un employé effectue et de sa rémunération. Ce document comprend des instructions au bas du formulaire et vous pouvez les modifier pour les ajuster à la politique de votre entreprise.
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Formulaire de régularisation des demandes d’heures supplémentaires
Il s’agit d’un formulaire de demande d’heures supplémentaires en trois parties que vous pouvez utiliser pour approuver et régulariser officiellement toutes les heures supplémentaires et la rémunération. La première section demande à l’employé de fournir des renseignements de base et le nombre proposé d’heures supplémentaires volontaires; la deuxième section demande l’approbation du superviseur et des RH; et la troisième fournit un simple tableau de suivi des heures permettant à l’employé de consigner les heures supplémentaires réelles. Pour régulariser officiellement l’accord, soumettez l’intégralité du formulaire au service de paie en tant que formulaire de demande d’heures supplémentaires.
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Feuille d’inscription pour heures supplémentaires
Parfois, un responsable ou un chef de service s’attend à une charge de travail supérieure à la moyenne et a besoin que les employés se portent volontaires pour faire des heures supplémentaires. Utilisez ce modèle comme feuille d’inscription pour les heures supplémentaires à venir - le responsable entrera simplement le projet, la ou les tâches et le nombre d’heures prévu, et les employés pourront s’inscrire pour effectuer le travail supplémentaire dont vous avez besoin.
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Modèle d’analyse et calculateur d’heures supplémentaires
Il s’agit d’un modèle Excel simple que vous pouvez utiliser pour calculer le salaire total dans le cadre d’une combinaison d’heures régulières et d’heures supplémentaires. Ajoutez simplement la rémunération des heures régulières et des heures supplémentaires, puis entrez le nombre d’heures que vous avez travaillées à chaque taux - les totaux seront automatiquement calculés. En outre, vous pouvez utiliser ce modèle pour consigner les heures sur une période de temps ; de cette façon, vous et votre responsable pouvez utiliser le document comme outil d’analyse pour planifier les charges de travail futures.
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Modèles connexes aux demandes d’heures supplémentaires
Dans cette section, vous trouverez plusieurs modèles de formulaires administratifs qui peuvent également être utiles.
Formulaire de demande de congé pour employé
Si vous devez prendre une période de congé prolongée – pour tout, du congé de maternité ou autre arrêt maladie à la fonction de juré – vous devrez peut-être demander officiellement ces jours de congé ainsi que l’indemnisation qui en découle. Utilisez ce modèle pour demander un congé : Entrez simplement vos renseignements, vos dates et heures de congé, ainsi que la ou les raisons pour lesquelles vous prenez un congé, et obtenez la signature d’un superviseur. Le formulaire comprend également un tableau des codes de congé que vous pouvez modifier en fonction des politiques de votre entreprise.
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Calendrier hebdomadaire de suivi des congés
Utilisez ce calendrier hebdomadaire pour planifier les congés et les absences à venir et suivre ces congés (qu’il s’agisse de congés payés, de journées maladie ou de RTT). Avoir un calendrier hebdomadaire peut vous aider à fournir des journaux précis avec les heures que vous avez travaillées et votre temps d’absence, et peut servir de point de départ au cas où vous auriez besoin de demander des vacances.
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Calendrier mensuel de suivi des congés
Ce modèle de calendrier simple au format paysage fournit une vue mensuelle avec beaucoup d’espace pour ajouter des notes sous chaque date. Remplissez les vacances prévues, les dates importantes et d’autres engagements personnels, et utilisez le formulaire comme un outil visuel pour planifier les congés à venir. Il vous permet également de prévoir à l’avance, de sorte que vous pouvez vous assurer que vous soumettez vos demandes de vacances / congés suffisamment tôt pour approbation.
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Calendrier annuel de suivi des congés
Utilisez ce modèle de calendrier annuel pour obtenir une vue d’ensemble de vos plans, y compris les voyages professionnels, les congés payés, les RTT et les projets personnels à long terme. Le formulaire comprend également une colonne vierge pour les notes ou une liste de tâches, et vous pouvez facilement imprimer le calendrier pour une utilisation facile et quotidienne.
Télécharger le calendrier annuel de suivi des congés (2022) - Excel
Formulaire de remboursement des frais professionnels
Ce modèle de dépenses permet aux employés de demander facilement le remboursement des frais professionnels. Entrez simplement les frais, les montants et les dates de chaque transaction et soumettez le formulaire à votre responsable ou à votre service de comptabilité pour approbation et compensation. Il s’agit d’une simple feuille de calcul Excel que vous pouvez facilement modifier selon vos besoins.
Télécharger le formulaire de remboursement des frais professionnels - Excel
Formulaire de facturation
Il s’agit d’un modèle de facture basique qui comprend des colonnes pour répertorier les biens et services que vous avez fournis, ainsi que les frais engagés. Une fois que vous avez enregistré les heures que vous avez travaillées et la rémunération demandée, soumettez la facture à votre client pour traitement et classez-la pour suivre les transactions, la facturation et les paiements. Pour des modèles de factures plus spécialisés, consultez cet article avec plus de 50 formulaires gratuits et téléchargeables.
Formulaire de grief pour employé
Un formulaire de grief est un document déclarant une injustice ou une infraction relevée sur le lieu de travail et fournit à un employé (le plaignant) un moyen d’ouvrir une enquête et de résoudre par la suite tout problème. Ce formulaire de grief standard pour employé contient des sections pour les coordonnées du plaignant, la date et l’heure de l’incident, les parties impliquées et les détails sur le problème en question. Vous pouvez personnaliser le modèle pour l’ajuster aux procédures spécifiques à l’entreprise, ou vous pouvez simplement modifier le document pour l’adapter à la situation.
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Formulaire d’autorisation de retenue sur salaire
Si vous souhaitez que votre employeur déduise automatiquement une certaine somme d’argent de votre salaire régulier, utilisez ce formulaire pour en faire la demande. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous voudrez peut-être retenir une partie de votre salaire (par exemple, vous voudrez peut-être mettre quelque chose de côté pour les impôts, l’épargne ou un prêt), et ce formulaire vous permet de désigner le compte sur lequel vous souhaitez verser la déduction. Entrez simplement les informations de base et demandez aux parties nécessaires d’approuver.
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Qu’est-ce qu’une demande d’heures supplémentaires?
Les dispositions fédérales définissent les heures supplémentaires comme tout travail supplémentaire au-delà des 40 heures contractuelles qu’un employé effectue au cours d’une seule semaine de travail standard. Une demande d’heures supplémentaires est un document qu’un employé rédige afin de demander l’approbation des heures supplémentaires et de recevoir la rémunération de ces heures supplémentaires. En règle générale, l’employé soumet le document à son responsable, qui approuve ou rejette ensuite la demande.
Bien que la Loi américaine sur les normes du travail équitables (FLSA) exige que les employeurs rémunèrent correctement les travailleurs pour les heures supplémentaires, il est essentiel que vous obteniez l’approbation avant de faire des heures supplémentaires. Les employeurs se réservent le droit de refuser les demandes d’heures supplémentaires, alors soumettez votre demande tôt pour avoir la garantie d’être payé pour vos heures supplémentaires.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles un employé peut avoir besoin de faire des heures supplémentaires. Les raisons courantes incluent un retard dans le travail personnel, une charge de travail supplémentaire que l’entreprise a assignée ou un manque de personnel sur un projet particulier ou dans un service particulier.
Ce qu’il faut inclure dans une demande d’heures supplémentaires
Les informations spécifiques que vous incluez sur votre formulaire de demande d’heures supplémentaires peuvent varier en fonction des réglementations de votre organisation, de votre poste et de la nature de votre entreprise (par exemple, un organisme gouvernemental par rapport à une entreprise privée). Toutefois, la plupart des formulaires de demande d’heures supplémentaires comprennent les renseignements généraux suivants :
- Informations de base sur l’employé (nom, poste, numéro d’identité de l’employé, coordonnées, etc.)
- Nom du responsable et coordonnées
- Nombre d’heures supplémentaires demandées
- Heure(s) et date(s) des heures supplémentaires demandées
- Coût total calculé des heures supplémentaires
- Justification de la demande d’heures supplémentaires (par exemple, un retard dans le travail personnel, un service en sous-effectif, un projet spécial ou d’autres raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas effectuer ce travail pendant les heures normales de travail)
- Instructions et/ou politiques de l’entreprise concernant les heures supplémentaires et les demandes d’heures supplémentaires
- Signatures d’approbation (par le responsable ou toute autre partie obligatoire)
Conseils pour soumettre des demandes d’heures supplémentaires
Soumettre une demande d’heures supplémentaires est généralement un processus simple, mais il y a certaines choses que vous devez garder à l’esprit lorsque vous le faites:
- Ayez connaissance de vos droits en tant qu’employé: En vertu de la Loi sur les normes du travail équitables (FLSA), les employeurs doivent payer les employés non exemptés et couverts pour les heures supplémentaires approuvées (au-delà de 40 heures par semaine) à un taux d’au moins une fois et demie le salaire horaire standard d’un employé. Veuillez noter que la FLSA n’exige pas la rémunération des heures supplémentaires pour tout travail qu’un employé effectue la nuit, le week-end ou les jours fériés; dans ces circonstances, l’employé doit négocier directement avec l’employeur.
- Ayez connaissance des règlements et politiques de votre entreprise en matière d’heures supplémentaires : Bien que les lois fédérales exigent que les employeurs rémunèrent les employés pour les heures supplémentaires approuvées, les entreprises peuvent avoir des règles spécifiques entourant le processus d’approbation, telles que les délais de soumission des demandes, la rémunération pour le travail pendant les week-ends ou jours fériés, etc. Afin d’être payé pour votre travail supplémentaire, assurez-vous de connaître et de respecter ces politiques. Gardez à l’esprit que les employeurs ont le droit de refuser votre demande (par exemple, si elle ne répond pas à certains critères ou si vous la soumettez en retard) et de prendre des mesures disciplinaires contre les employés qui enfreignent les règles de l’entreprise ou les règles légales en matière d’heures supplémentaires.
- Ayez connaissance de l’action en justice possible : Si vous croyez que votre organisation ne vous a pas correctement indemnisé (que ce soit conformément aux lois fédérales ou à la politique de l’entreprise), faites vos recherches avant de prendre des mesures. Le dépôt d’une plainte sans avoir la documentation appropriée ou avant de discuter de solutions envisageables peut entraîner des frais et du temps excédentaires, ainsi qu’endommager la relation entre vous et votre employeur.
De plus, voici cinq conseils faciles qui permettront de faciliter les processus de soumission d’une demande d’heures supplémentaires, de coordination avec votre patron et d’approbation de vos heures supplémentaires :
- Définissez un calendrier de projet à l’avance : Avant de commencer à travailler sur un projet particulier, travaillez avec votre responsable (et votre équipe, le cas échéant) pour créer une chronologie pour le travail que vous effectuerez. Le calendrier peut changer, bien sûr, mais le fait d’avoir un plan approximatif en place peut aider à atténuer le besoin futur d’heures supplémentaires de dernière minute.
- Ayez une conversation avec votre responsable avant de soumettre la demande : Même si votre entreprise ne vous oblige pas à l’avertir que vous soumettez une demande d’heures supplémentaires, il est préférable d’avoir une conversation en face à face avec votre responsable pour le préparer à la demande et pour vous assurer que vous êtes tous les deux sur la même longueur d’onde au sujet de la quantité de travail que vous ferez et des délais que vous aurez.
- Assurez-vous que des heures supplémentaires sont nécessaires : Cela peut sembler évident, mais demandez si le travail est nécessaire – et si quelqu’un d’autre peut en assumer les responsabilités – avant de soumettre une demande d’heures supplémentaires. Communiquer tôt et souvent avec votre responsable et les membres de votre équipe aidera à réduire les tâches inutiles sur la liste et à s’assurer que l’entreprise utilise efficacement toutes ses ressources.
- Incluez les détails du travail que vous effectuerez: Soyez précis sur les tâches que vous prévoyez d’accomplir pendant vos heures supplémentaires - cela permettra à votre responsable (ou à d’autres parties prenantes) d’approuver la nécessité de votre travail et de donner une image complète de ce que vous avez l’intention de faire avec ce temps supplémentaire.
- Restez correct lors de l’enregistrement des heures supplémentaires: Si votre employeur approuve votre demande, soyez honnête quant à l’heure à laquelle vous finissez par travailler. Plutôt que de prendre automatiquement toutes les heures qui vous sont allouées, instaurez une forme de confiance et de responsabilité en travaillant aussi efficacement que possible pour faire le travail.
Comment tirer le meilleur parti d’une demande d’heures supplémentaires
Bien que les heures supplémentaires puissent être un problème, il existe des moyens d’en tirer plus qu’une simple compensation supplémentaire. En fait, vous pouvez utiliser vos heures supplémentaires à l’avantage de votre carrière: Citez vos heures supplémentaires pour prouver votre dévouement à votre entreprise, département ou projet, et utilisez-les comme levier si vous voulez plus de responsabilités ou si vous visez une promotion. Cela étant dit, vous ne devriez pas utiliser les heures supplémentaires principalement comme un outil pour aller de l’avant. Prenez soin de vous et livrez un travail efficace et cohérent, plutôt que de compter sur des heures supplémentaires pour vous faire remarquer (d’autant plus que trop d’heures supplémentaires peuvent entraîner un burn-out).
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