Crain transforme sa façon de travailler avec l’automatisation Smartsheet

Crain Communications apporte ses nouvelles à plus 6 millions de chefs d’entreprise du monde entier. Son objectif : la réussite de son public. Fondée en 1916, cette entreprise de médias privée est à l’origine d’articles et d’informations fiables et pertinents pour 24 revues numériques et papier axées sur leur secteur, notamment AdAge, Crain’s Business, Automotive News et Modern Healthcare.

Tandis que le travail des journalistes de Crain exerce un impact sur les entreprises du monde entier, les dirigeants de son siège social à Detroit, dans le Michigan, ont pris conscience de la nécessité d’un changement de processus. La gestion de la collaboration et des flux de travail constituait un défi, et ses principales équipes commerciales devaient réunir 24 marques différentes au titre de leur charte de mission, One Crain.

Une équipe de deux personnes a été chargée de s’attaquer à cette initiative de réforme pluriannuelle, qui nécessite d’obtenir l’adhésion des parties prenantes afin d’étendre son service de gestion des processus à toute l’organisation, ce qui n’est pas une mince affaire.

« L’an dernier, nous concentrer sur les processus de bout en bout et les flux de travail associés est devenu notre objectif, afin de vraiment favoriser l’amélioration des processus de manière plus globale », explique Kristine Francois, directrice adjointe des projets commerciaux et des initiatives d’amélioration des processus. Elle avait besoin d’une solution avec automatisation intégrée pour faciliter cette stratégie. Elle a donc choisi Smartsheet.

Identifier les améliorations des processus

À mesure que les opérations commerciales évoluent chez Crain, K. Francois doit créer des processus évolutifs et reproductibles, puisque le conglomérat est adepte des méthodes Lean. « Auparavant, nous étions fortement décentralisés, ce à quoi nous avons remédié au cours des trois dernières années », indique K. Francois. « Pour parvenir à la centralisation, nous devions normaliser les processus et notre approche du travail. »

Au fil des ans, les employés de Crain sont restés concentrés sur leur marque ou leur service et se sont principalement appuyés sur les communications par e-mail, Microsoft Excel et Word pour gérer les projets. Ces méthodes disparates ont conduit à un fonctionnement cloisonné, à des problèmes de contrôle des versions et à trop de temps passé à trier les fils de discussion par e-mail pour retrouver les conversations de travail. « Il n’y avait pas vraiment de normalisation dans la gestion des projets », explique K. Francois. « Nous essayons de mettre en œuvre des processus qui reposent sur le fonctionnement de nos différentes publications tout en gardant à l’esprit la vision de l’entreprise, “One Crain”. »

Pour atteindre ses objectifs d’amélioration des processus, de gestion des fournisseurs et d’élimination des e-mails, l’équipe s’est tournée vers la plateforme d’exécution du travail Smartsheet. Elle utilise aussi le Smartsheet Control Center pour gérer les projets et les transferts liés aux publications de Crain’s Business.

Une plus grande clarté de communication grâce aux flux de travail automatisés

Crain utilise Smartsheet pour normaliser les flux de travail. « À l’aide de feuilles, de formules et de flux de travail automatisés, nous pouvons mener le cycle de vie des campagnes », indique Sean McDuffie, chef de projets et architecte de solutions pour les entreprises. « C’est un processus très transparent. Lorsqu’un groupe fournit les informations dans la feuille, le transfert est automatique, ce qui élimine la nécessité d’envoyer des e-mails. »

« Les flux de travail automatisés de Smartsheet permettent à Crain de rationaliser la communication et la prise de décision pour un projet ou une demande », ajoute K. Francois. « Cela nous permet d’exécuter les tâches entrantes encore plus rapidement. »

À travers l’adoption à l’échelle de toute l’entreprise, l’équipe essaie de faire évoluer l’état d’esprit de sa culture de travail vers la gestion des processus dans Smartsheet. Pour rendre la transition plus rapide, S. McDuffie a conçu des flux de travail automatisés afin de gérer les relations avec les fournisseurs grâce à Smartsheet. L’équipe dispose d’un ensemble de colonnes pour gérer les besoins internes, d’un autre afin d’englober ceux des fournisseurs et de deux de plus au cas où ces besoins se superposent.

« Auparavant, le déploiement du processus de communication des campagnes d’e-mailing envoyées au nom de marques tierces pouvait prendre une semaine », explique S. McDuffie. « À présent, les informations sont saisies dans un formulaire Smartsheet, ce qui rationalise le processus de prise en charge et réduit le temps nécessaire de moitié. »

L’automatisation Smartsheet, avec notamment les rappels, lui permet de se concentrer sur les améliorations des processus. « Auparavant, il y avait plus de temps morts, pendant lesquels votre demande était bloquée dans une boîte mail. Maintenant, Smartsheet envoie des rappels automatisés et fournit une visibilité nous permettant de gérer cette demande et de détecter plus tôt les lacunes en matière de communication. »

« À mesure que nous créons ces solutions Smartsheet, cette automatisation peut contribuer à réduire la paperasse », indique S. McDuffie. De plus, l’équipe utilise @mentions dans les commentaires de feuille. « Ces fonctionnalités permettent vraiment aux parties prenantes de cibler la communication entre elles. Une fois que nous avons commencé à utiliser des listes de distribution pour l’attribution des tâches, nous avons compris que nous pouvions considérablement élargir la portée des alertes automatisées. »

L’avenir de Crain s’annonce brillant avec Smartsheet

K. Francois élabore la stratégie globale du programme, tandis que S. McDuffie crée l’architecture des flux de travail pour soutenir des transitions transparentes entre les services qui travaillent sur les mêmes projets. Actuellement, ce flux de communication représente un défi.

« Nous disposons d’un système de tickets qui n’a pas vraiment sa place dans notre flux de processus », explique K. Francois. « En réduisant notre dépendance à ce système, nous pouvons diminuer les coûts. Les alertes et rappels automatisés de notre flux de communication dans Smartsheet vont résoudre ce problème. »

« Nos clients internes ont l’habitude de dire : “J’ai une question ou une demande” et de créer un ticket », poursuit K. Francois. « C’est ce que nous nous employons à faire disparaître, car cela crée des incertitudes et manque de normes et de clarté. Nous voulons que Smartsheet prenne le relais. »

Smartsheet a également contribué à faire évoluer les fonctions de K. Francois au sein de Crain. « Au lieu de ne me concentrer que sur la gestion de projets, je me suis davantage orientée vers les problèmes relatifs aux processus en raison de mon implication accrue au niveau de Smartsheet », indique K. Francois. « Smartsheet nous a aidés à évoluer pour que nous considérions Crain dans son ensemble, nos processus et la façon dont nous allons travailler efficacement. »

Pour Crain, l’expansion au sein de l’organisation n’est qu’une question de temps. « C’est le point fort de Smartsheet », explique S. McDuffie. « Je peux créer des aperçus et des processus pour les personnes, mais surtout leur apprendre à en établir elles-mêmes. Leur propre flux de travail. Leurs propres alertes. »

À mesure que l’entreprise réinvente ses flux de travail, l’équipe peut expérimenter de nouvelles idées tout en déployant des processus plus efficaces dans Smartsheet. « Disposer d’un outil aussi facile à utiliser nous aide à mettre sur pied des solutions rapidement et nous permet de maintenir une norme Crain », indique S. McDuffie. « En outre, cela rend les choses beaucoup plus amusantes. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.