Seven développe ses activités en simplifiant son travail grâce à Smartsheet

Seven occupe une position unique dans le secteur de la location de biens immobiliers à l’échelle mondiale. Son équipe a acquis une solide expérience au sein des plus grandes sociétés immobilières d’Europe. Cependant, en tant que société indépendante en pleine croissance, elle dispose de la flexibilité nécessaire pour réinventer complètement ses processus et ses pratiques. Smartsheet permet à Seven de faire bénéficier ses entreprises clientes d’une approche nouvelle et d’opérations souples toujours orientées vers le client.

Les services de Seven s’étendent au-delà de la sélection du site et de la gestion du processus de construction. Ils concernent également le changement organisationnel, la stratégie et les domaines de travail du personnel. Gérer un projet complexe d’immobilier locatif nécessite une équipe concentrée et organisée, composée d’employés de Seven, d’autres consultants spécialisés et de différents groupes de parties prenantes au sein de l’entreprise client.  

Pour tenir tout le monde au courant en temps réel, Seven utilisait autrefois des feuilles de calcul, des documents Word et des e-mails, mais il était rapidement difficile de savoir quelles versions contenaient les informations les plus récentes et les plus précises. Anup Patel, directeur chez Seven, s’est chargé de trouver un outil de gestion de projet. La solution choisie devait être rapide à apprendre, facile à utiliser et suffisamment puissante pour gérer des centaines d’éléments de projet sans problème.

« Notre entreprise était toute neuve. Nous venions de quelques-unes des plus grandes sociétés immobilières du Royaume-Uni et l’avantage est que nous savions ce que nous voulions faire », explique Anup Patel. « Dès que nous avons essayé Smartsheet, nous avons dit oui, nous n’avons eu aucune hésitation. J’ai trouvé le logiciel un mercredi, le vendredi nous l’avions acheté et nous l’utilisions dès le lundi suivant. »

Anup Patel a particulièrement apprécié la diversité des options de visualisation de Smartsheet. Les équipes de construction disposent de leurs traditionnels diagrammes de Gantt, tandis que les responsables du changement organisationnel peuvent utiliser des options telles que le mode Carte ou les tableaux pour communiquer les données et les étapes de progression de manière pertinente à leurs parties prenantes.

La possibilité de créer des chemins critiques et des interdépendances est une fonctionnalité essentielle. En effet, elle permet de détecter et de résoudre les retards à une étape donnée avant de compromettre les échéances ultérieures. Plus important encore, Smartsheet peut s’adapter à un grand nombre de projets interconnectés gérés par de grandes équipes.

« Tout projet est confronté à un enjeu majeur : nous travaillons avec une multitude de parties prenantes différentes », explique Olga Pushkina, cheffe de projet chez Seven. « L’équipe de projet peut réunir des personnes issues de plus de 15 organisations différentes. Il est essentiel de s’aligner. L’une des intégrations côté programme que j’ai développé pour un client mondial de PGC (produits de grande consommation) a plus de 400 projets immobiliers sur Smartsheet. Nous suivons ces projets pour eux, et 50 personnes travaillant dans quatre organisations différentes sont chargées de s’assurer que les données sont mises à jour. »

Un des avantages clés est le fait que tous les membres de l’équipe de projet n’ont pas besoin d’acheter une licence distincte pour travailler avec une feuille de projet partagée. C’est important pour les membres de l’équipe de tiers et de clients qui peuvent n’avoir que des missions à court terme ou étroitement définies dans une initiative particulière.

« Nous avons la licence d’entreprise et nous contrôlons tout. Nous sommes les propriétaires et les administrateurs des feuilles et des espaces de travail. Mais nous apprécions particulièrement le fait de pouvoir inviter nos équipes de projet à participer », déclare Anup Patel. « Nous pouvons leur attribuer des actions et des risques. Elles font partie du projet et peuvent y accéder et mettre à jour leurs propres activités. Il leur suffit de se connecter et de le faire, elles n’ont pas besoin d’avoir une licence. »

Smartsheet a permis à Seven de rationaliser et de simplifier les activités commerciales liées aux clients, notamment :

• Configuration et saisie de projets : Seven ajoute de nouveaux projets dans le système à l’aide d’un formulaire unique qui utilise un filtrage automatisé pour envoyer les informations à différentes feuilles en fonction des exigences du projet.
• Analyse de données : des formules permettent aux propriétaires de projets de calculer la situation financière ou les prévisions des projets. Elles peuvent également être utilisées pour évaluer la charge de travail et la disponibilité de chaque membre de l’équipe pour les nouveaux projets des clients.
• Rapports et surveillance : les tableaux de bord offrent une visibilité optimale aux parties prenantes, avec la possibilité d’explorer les moindres détails.
• Recrutement : les demandeurs d’emploi soumettent leurs candidatures par le biais d’un formulaire. Des flux de travail automatisés aident les responsables du recrutement à coordonner les séries d’entretien et à faire passer les candidats à l’étape suivante.

Les réunions régulières sur l’état d’avancement des projets ont été transformées. Anup Patel estime qu’une réunion de projet mensuelle exigeait auparavant une demi-journée de travail pour rassembler et préparer les informations. Avec Smartsheet, les membres de l’équipe peuvent simplement extraire les données en temps réel pendant la réunion. Ce gain de temps représente une semaine de travail complète au cours d’une année, qui peut être consacrée aux affaires du client. De plus, ces réunions se déroulent plus efficacement, ce qui permet de gagner encore plus de temps.

« Une réunion classique dure une heure. Auparavant, on passait une demi-heure à parcourir le compte rendu de la dernière réunion, car personne n’avait la moindre idée de ce qui avait été actualisé et de qui avait fait quoi », déclare Anup Patel. « Désormais, nous pouvons utiliser cette heure pour nous concentrer sur les problèmes, car nous sommes savons les identifier : cette action n’a pas été menée à bien, celle-ci est rouge parce que quelqu’un a signalé ce risque. Nous utilisons cette heure pour résoudre le problème et faire en sorte que l’action soit menée à bien ou que le risque soit réduit. Ainsi, chacun sait que lorsqu’il se rend à une réunion avec Seven, quelque chose va être accompli. Nous ne lisons pas une liste, nous résolvons les problèmes et nous progressons. »

Les réunions ne sont pas les seules à changer : Seven utilise Smartsheet pour rationaliser les processus et mettre en place des pratiques de travail plus efficaces dès le départ.

Comme l’explique Anup Patel : « Dans ma vie antérieure, les gens disaient : "adaptons l’outil à notre processus". Aujourd’hui, nous faisons l’inverse. En comprenant l’outil, nous sommes capables de remettre en question les processus, de les rendre plus efficaces, puis d’adapter l’outil en conséquence.Cette approche a été le facteur de différenciation pour un certain nombre de nos clients. Ils apprécient la façon dont nous utilisons la technologie pour renforcer la transparence et la collaboration. »

Smartsheet est un facteur de différenciation déterminant pour les clients potentiels, qui sont impressionnés par le fait que Seven utilise la technologie pour simplifier les processus et renforcer la transparence. Olga Pushkina décrit un récent succès remporté auprès d’une importante organisation à but non lucratif : ses propres systèmes technologiques étant dépassés et son budget pour les mises à niveau étant très réduit, le client a saisi l’occasion de profiter des ressources de Seven pour gérer les processus et résoudre les problèmes qu’il n’était pas en mesure de traiter.

En quelques années seulement, Seven, d’abord composée de ses deux fondateurs, est devenue une entreprise de plus de 20 personnes, et elle est en passe de poursuivre son expansion rapide. Smartsheet a joué un rôle crucial dans cette croissance, en fournissant une gestion efficace des données, en permettant des perspectives immédiates et en favorisant la responsabilité individuelle de ses clients.

« Nous pouvons voir quand les gens ont consulté l’outil et quand les choses ont été actualisées pour la dernière fois », indique Anup Patel. « Les personnes qui travaillent sur des projets ne peuvent se cacher nulle part. Vous êtes totalement responsable des actions qui vous ont été confiées. Ce système s’est avéré très efficace pour induire un changement de comportement au sein des équipes de projet. »