Un studio créatif en évolution rapide utilise Smartsheet pour renforcer son avantage concurrentiel et sa croissance

Le NHL Winter Classic n’est pas un match de hockey ordinaire. Depuis 2008, la National Hockey League (NHL) organise ce match en plein air le jour de l’an, offrant aux supporters une expérience unique. Le NHL Winter Classic est rapidement devenu l’un des événements emblématiques de la ligue, et l’édition 2024 a multiplié les nouveautés dans le monde du hockey professionnel. Les deux nouvelles franchises de la ligue (Seattle Kraken et Vegas Golden Knights) se sont affrontées à l’occasion du tout premier NHL Winter Classic organisé au stade T-Mobile Park de Seattle.

Outre la construction d’une patinoire de hockey sur un terrain de baseball, la NHL se devait d’offrir une expérience exceptionnelle aux supporters, qu’ils soient dans les tribunes ou devant leur téléviseur. Au programme : des feux d’artifice, le rappeur Sir Mix-a-Lot, des poissons volants pour évoquer le marché de fruits de mer à proximité, un bateau échoué au niveau du champ extérieur et un studio de la TNT sur le terrain pour assurer la diffusion en direct.

Ayant déjà travaillé sur l’édition 2015 du NHL Winter Classic, Hotopp, le studio créatif chargé de la conception, de la fabrication et de l’installation de tous les éléments décoratifs à l’extérieur de la patinoire, avait déjà pu se faire une idée des défis uniques que représente l’organisation d’un grand match de hockey en plein air. Cette fois-ci, la NHL voulait associer la sombre image du kraken à l’esprit caractéristique du Nord-Ouest Pacifique. 

Fort de sa précédente expérience et de son amour pour sa ville natale de Seattle, le personnel du studio Hotopp était le plus à même de relever ce défi. Il a dû gérer sa propre équipe, ses propres opérations de fabrication interne et divers fournisseurs, tout en se concertant régulièrement avec la NHL sur l’avancement des différents éléments. Le suivi des budgets associés en temps réel tout au long de ce projet en rapide évolution était essentiel pour offrir un spectacle d’exception aux supporters.

On pourrait penser qu’une entreprise qui compte seulement 17 collaborateurs aurait bien besoin de super-pouvoirs pour pouvoir tout mettre en œuvre.

Au-delà des super-pouvoirs

Bien mieux que des super-pouvoirs, Hotopp possède Smartsheet, que l’entreprise a commencé à utiliser en 2022. Auparavant, Hotopp gérait ses activités comme beaucoup d’entreprises, par le biais de feuilles de calcul et de dossiers. Mais cette méthode était loin d’être idéale, et à mesure que les activités de Hotopp se sont complexifiées et étendues du seul travail de conception à la fabrication et à l’installation, ses capacités de gestion proactive des projets ont rapidement atteint leurs limites.

Hotopp utilise des feuilles et des rapports Smartsheet pour obtenir des données en temps réel sur ses projets et partager ces informations avec les décideurs et les responsables au sein de l’entreprise et avec ses clients. Les collaborateurs ont créé leur propre modèle Smartsheet pour standardiser leur utilisation de l’outil, qui est rapidement devenu l’outil de gestion de projets par défaut. Ils utilisent Smartsheet pour suivre tous les projets actifs, en cours, en attente et potentiels. Ils utilisent également Smartsheet pour suivre tous les jalons des projets et les estimations, et comparer les chiffres réels aux estimations, y compris les coûts internes et externes.

Au départ, les collaborateurs utilisaient une seule feuille par projet. Mais à mesure que les projets se sont complexifiés et que cette méthode à feuille unique est devenue trop fastidieuse, ils ont adopté une approche à plusieurs feuilles qui comprend des feuilles distinctes pour la conception, la fabrication et les rapports destinés aux clients. Chacun accède aux feuilles dont il a besoin dans le cadre de son travail, et les responsables et cadres dirigeants peuvent consulter toutes les feuilles liées à un projet donné. Cette démarche constitue une approche plus fluide privilégiée par le personnel de l’entreprise, en particulier l’équipe créative.

L’entreprise a adopté une approche évolutive de son utilisation de Smartsheet, en y ajoutant des fonctionnalités au gré de ses besoins. Par exemple, Gary Wichansky, le PDG de Hotopp, envisage désormais d’ajouter des tableaux de bord Smartsheet afin d’obtenir une vue globale de toutes les informations de l’entreprise, plutôt que de simples vues projet par projet.

Plus de transparence et de collaboration

Hotopp utilise Smartsheet pour optimiser la transparence à travers ses activités grâce aux tableurs et aux fichiers. Les collaborateurs l’utilisent pour suivre le statut des projets et pour exécuter tous les processus de l’entreprise plus rapidement que jamais.

Par exemple, les réunions visant à faire le point sur les projets, et pour lesquelles la préparation et l’organisation demandaient auparavant quatre heures de travail cumulé, ne prennent plus que 30 minutes. De plus, la gestion de projets et les données financières sont plus facilement intégrées, assurant une gestion financière des projets plus proactive.

« Grâce à Smartsheet, l’ensemble du personnel de l’entreprise peut cliquer sur une feuille pour se tenir informé », explique Gary Wichansky. « Tout est devenu bien plus simple. »

Le PDG de Hotopp salue également l’adaptabilité du logiciel. « Nous devons parfois effectuer des tâches qui sortent de l’ordinaire. Smartsheet facilite la création de modèles ad hoc basés sur notre modèle standard afin de répondre à ces besoins particuliers. Smartsheet nous aide en quelque sorte à contrôler le chaos. »

Les services utilisent également Smartsheet pour répondre à des besoins spécifiques. Gary Wichansky donne l’exemple de son service RH, qui a créé une feuille de recrutement pour suivre les candidatures à travers le processus d’entretiens, les tests de compétences, le statut des offres d’emploi, etc.

Une expérience client incomparable

L’optimisation de la transparence et de la collaboration obtenue par Hotopp grâce à Smartsheet se répercute sur ses clients et contribue à leur offrir une expérience incomparable. Les clients sont conscients du niveau élevé de transparence et de supervision apporté par Hotopp à leurs projets, et ils apprécient de pouvoir collaborer facilement avec l’entreprise.

Par exemple, Gary Wichansky fait remarquer que les clients contactent parfois le gestionnaire de leur compte chez Hotopp pour discuter du statut d’un projet ou soulever un problème de facturation. Ces gestionnaires de compte peuvent souvent utiliser Smartsheet pour répondre directement aux questions des clients sans avoir à les faire patienter plusieurs jours.

« Nous utilisons Smartsheet pour éliminer les points de friction autour du service client », explique Gary Wichansky. « Cela permet d’assurer la satisfaction des clients. »

Un meilleur avantage concurrentiel

L’élimination des points de friction autour du service client contribue également à renforcer votre avantage concurrentiel. Gary Wichansky fait le lien entre l’utilisation de Smartsheet par Hotopp et la croissance de l’entreprise.

« Hotopp ne pourrait pas se développer au rythme actuel sans Smartsheet », confie-t-il.

Gary Wichansky reconnaît également que Smartsheet stimule l’efficacité de son personnel et favorise une gestion proactive des projets, permettant de remodeler l’image de marque de l’entreprise. 

« La façon dont Smartsheet nous permet de travailler avec nos clients nous distingue sur le marché tout en représentant un avantage concurrentiel. Nous veillons à ce que tous les clients potentiels le sachent. »

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.