Le centre hospitalier Overlake Medical Center & Clinics utilise Smartsheet pour contribuer à la transformation numérique, physique et opérationnelle de l'organisation en améliorant la visibilité des projets et des objectifs stratégiques.

À l'instar de nombreux autres établissements de soins de santé, après s'être remis de la pandémie, Overlake Medical Center & Clinics souhaitait trouver de nouvelles manières de se développer, de maintenir sa rentabilité et d'offrir des services efficaces aux patients. Pour atteindre cet objectif, l'hôpital a lancé une série de sessions de planification stratégique axées sur la durabilité. Ces sessions ont abouti à la création d'un plan de transformation stratégique, physique et numérique sur cinq ans, conçu pour améliorer les soins dispensés aux patients et pour prodiguer des services médicaux avancés à davantage d'habitants de la région de Seattle, dans l'État américain de Washington. 

Dans le cadre de l'une des premières étapes de cette transformation, le centre de santé à but non lucratif, qui couvre Bellevue, dans l'État de Washington, depuis plus de six décennies, a récemment achevé le Project FutureCare, un vaste projet de rénovation du campus mettant à l'honneur une nouvelle tour de plus de 22 000 m² dotée d'une maison de naissance ultra-moderne.

Smartsheet joue un rôle de premier plan dans les initiatives de transformation diversifiées de l'organisation. « Smartsheet est essentiel à notre activité, qu'il s'agisse d'accroître la durabilité, d'améliorer les soins dispensés aux patients ou de contribuer à la transformation physique de notre campus », affirme Jeni Connelly, qui est principale responsable des projets Entreprise PMO chez Overlake.

« Avec Smartsheet, c'est comme si nous avions des centaines de gestionnaires en coulisses, alors qu'en réalité, nous sommes peu nombreux dans l'équipe. C'est l'une de nos applications fondamentales. »

Pour atteindre ces objectifs ambitieux, Overlake a reconnu qu'il était nécessaire de transformer également la manière dont les tâches étaient exécutées. « Nous n'étions pas dotés d'un système permettant de gérer les projets de manière centrale », explique J. Connelly, dont l'équipe Enterprise PMO a été chargée par la direction d'Overlake de contribuer au déploiement de la stratégie de transformation. « Nous utilisions des feuilles de calcul, les services de messagerie électronique ainsi qu'un outil basé sur le Web inefficace, et chaque projet était géré séparément par différentes équipes. » Étant donné que les projets étaient gérés de manière cloisonnée et inégale, la communication entre les équipes s'avérait difficile, et on manquait de visibilité quant à la capacité des projets à atteindre leurs objectifs stratégiques et les effets associés. « Nous avions recours à de nombreux outils pour gérer nos portefeuilles de projets », déclare-t-il. « Nous nous sommes rendu compte que nous ne pourrions pas atteindre nos objectifs stratégiques et de durabilité en continuant d'utiliser nos applications et feuilles de calcul existantes. »

Gérer des projets de A à Z dans Smartsheet

Tout en recherchant un nouvel outil de base qui permettrait d'enclencher cette transformation pluriannuelle, J. Connelly a découvert que l'équipe stratégique de la structure utilisait Smartsheet. « J'ai rapidement constaté les avantages de cet outil, et celui-ci est devenu notre système principal de gestion des projets et des portefeuilles. Grâce à cet outil, nous avons dit adieu aux feuilles de calcul et à la prise de notes manuelle », affirme-t-il. « Il était tellement facile d'apprendre à utiliser ce système. Pas besoin d'être programmeur, cet outil est à la portée de tous et chacun peut apporter un changement transformateur. »

Afin de renforcer la durabilité à long terme, Overlake a regroupé dans Smartsheet l'ensemble des informations liées aux projets dans tout l'hôpital. Ce faisant, Overlake a pu commencer à fixer des objectifs communs et à organiser ces projets en programmes stratégiques spécifiques. Au final, l'hôpital a donné la priorité à six objectifs stratégiques à long terme, chacun d'entre eux soutenu par de nombreux projets. « Cela nous permet de créer une plateforme de planification stratégique pour les 3 à 5 prochaines années », explique J. Connelly. 

Afin de renforcer sa planification stratégique, Overlake utilise Smartsheet pour gérer ces programmes stratégiques de bout en bout, de leur lancement jusqu'à leur achèvement. À présent, J. Connelly et l'équipe Enterprise du PMO, ainsi que la direction d'Overlake peuvent planifier et hiérarchiser plus efficacement le travail pour le prochain exercice fiscal en évaluant, parmi les 125 flux de travail et catégories de projet, ceux qui génèreront les recettes les plus élevées. « Il ne s'agit pas seulement de stratégie mais aussi d'exécution », insiste J. Connelly. « Nous gérons nos portefeuilles dans Smartsheet, mais chaque projet bénéficie également de sa propre planification. »

Dès qu'un nouveau projet est lancé, il est affecté à une équipe ou à un service spécifique responsable de l'approbation, du suivi et de l'achèvement. Dans Smartsheet, chaque projet est doté de calendriers détaillés indiquant le budget et le suivi des valeurs, en plus d'autres ICP. Pour aider à piloter l'organisation, les cadres de l'hôpital utilisent des tableaux de bord Smartsheet afin d'obtenir un aperçu général de tous les projets et programmes.  

Doté d'une équipe réduite et d'objectifs ambitieux, Overlake utilise l'automatisation des flux de travail afin de garantir une efficacité d'exécution. Smartsheet envoie automatiquement des rappels par e-mail afin d'assurer un respect des échéances fixées, grâce à des flux de travail supplémentaires mis en œuvre pour éliminer les tâches et processus manuels qui nécessitaient auparavant l'envoi d'e-mails ponctuels. « Cela nous permet de nous concentrer sur notre objectif de durabilité. En effet, cela m'a permis de supprimer une autre application de ma pile technologique », indique J. Connelly.

En plus de favoriser l'efficacité au niveau des projets, Smartsheet a l'habitude de gérer des programmes plus sophistiqués, notamment les processus de fusions et d'acquisitions, qui jouent un rôle majeur dans les plans de croissance inorganique du système de santé. Ces projets ont des échéances plus urgentes et nécessitent une collaboration étroite entre plusieurs fonctions. « Pour ces projets, nous devons mobiliser plusieurs équipes, notamment celles du marketing, des ressources humaines, des logiciels, de la technologie de l'information et des installations », explique J. Connelly. « Smartsheet nous permet de collaborer et de finir dans les temps. » Jeni Connelly utilise également Smartsheet pour gérer la construction de nouvelles cliniques, en collaborant avec des partenaires externes afin de s'assurer que les délais sont respectés.

Un pôle central pour visualiser des centaines de projets 

Grâce à Smartsheet, Overlake a centralisé la gestion de projets et de portefeuilles, et peut ainsi connecter et rationaliser l'exécution des tâches dans tout l'hôpital. « Nous bénéficions à présent d'un emplacement où tout le monde peut trouver ce dont il a besoin », affirme J. Connelly. « Cela réduit grandement le temps nécessaire pour stocker et trouver les données relatives à un projet. Nous sommes donc plus efficaces. » Smartsheet donne également aux parties prenantes un aperçu en temps réel des budgets et des coûts. « Nous sommes en mesure d'économiser des sommes considérables en nous concentrant sur un seul système intégrant l'ensemble des intervenants », explique J. Connelly.  

 Grâce aux tableaux de bord, les dirigeants de l'hôpital peuvent rapidement comprendre l'état et les progrès réalisés concernant les priorités stratégiques. En effet, ils peuvent prendre des décisions plus éclairées sur les initiatives à favoriser, et sur les domaines nécessitant des investissements ou une vigilance supplémentaires. « Les cadres disposent à présent d'un moyen de tout visualiser, et ne sont plus obligés de consulter différentes feuilles de calculs ou notes papier », affirme J. Connelly. Par exemple, Scott Waters, responsable du service de technologie de l'information de l'hôpital, est le principal artisan de la transformation numérique sur 5 ans d'Overlake, et utilise les tableaux de bord Smartsheet tous les jours. « Notre capacité à concevoir et faire évoluer rapidement la structure de notre EPMO existante dans Smartsheet s'est révélée être un élément essentiel de notre réussite en ce qui concerne nos plans de durabilité au cours de l'exercice fiscal de 2023 », explique-t-il. « Nous avons été en mesure de planifier, mobiliser des ressources, suivre les progrès et prendre des décisions axées sur les données en temps réel. Notre tableau de bord Smartsheet relatif à la durabilité est devenu un point d'attention lors de nos réunions avec l'équipe de direction chaque semaine. »

Une meilleure visualisation signifie également qu'Overlake peut trouver rapidement des ressources en cas de projets urgents tels que des acquisitions. « En matière de soins de santé, nous devons pouvoir réagir très rapidement, et Smartsheet rend cela possible », indique J. Connelly.

« Rien qu'en regardant Smartsheet, nous pouvons voir quelles sont les opportunités en termes de ressources disponibles, ce qui nous permet assurément de respecter un délai de transition en cas d'acquisition. Cela est essentiel, car les cliniques ne doivent subir qu'un temps d'arrêt minimal tout en continuant à dispenser des soins aux patients.

Des résultats qui dépassent la transformation

À mesure qu'Overlake poursuit sa transformation, l'organisation a également recours à Smartsheet pour accompagner les patients et les professionnels de santé. Sur le plan clinique, Smartsheet aide Overlake à entretenir un partenariat formel avec un autre hôpital de la région, les médecins opérant dans les deux structures. « Nous avons pris en charge les projets des médecins provenant des deux organisations et les avons tous intégrés dans Smartsheet », indique J. Connelly. « À présent, certains médecins peuvent consulter le tableau de bord Smartsheet pour retrouver rapidement un projet et vérifier son statut. » Ce système permet d'améliorer davantage l'efficacité.

Grâce à Smartsheet, les professionnels de santé peuvent consacrer davantage de temps aux soins des patients. « Nous avons transformé physiquement notre campus au cours des sept dernières années, et aujourd'hui, nous entamons la transformation numérique et la transformation des processus qui l'accompagnent », affirme J. Connelly.

« Cela inclut les renforcements d'ordre logiciel qui conduisent à une meilleure expérience pour les patients et les professionnels de santé. Si nous pouvions redonner aux professionnels de santé 15 à 20 minutes de leur temps chaque jour en automatisant les processus dans Smartsheet, ils pourraient consacrer ce temps aux patients au lieu d'effectuer des tâches administratives sur ordinateur. »

De manière générale, « Smartsheet nous aide à rationaliser les projets qui sont essentiels à notre transformation numérique », indique J. Connelly. « Par conséquent, nous pouvons davantage nous concentrer sur les patients et les professionnels de santé tout en faisant entrer notre centre médical dans une nouvelle ère de modernisation ».

Pour en savoir plus sur ce témoignage, veuillez consulter notre étude de cas.