Sutter Roofing construit sa réussite commerciale grâce à un accès en temps réel à des données précises

L’entreprise Sutter Roofing est devenue leader dans le domaine des toitures commerciales dans le sud-est des États-Unis en prenant en charge les travaux complexes que d’autres entreprises évitent. Qu’il s’agisse d’installer des structures de protection pour qu’une entreprise de transformation alimentaire reste opérationnelle et conforme aux normes pendant le remplacement total de la toiture, ou de répondre aux normes exigeantes des clients des secteurs de la fabrication et de l’aérospatiale, cette entreprise établie depuis près de 120 ans s’est forgé une réputation grâce à sa riche expérience et à sa main-d’œuvre expérimentée. Smartsheet aide les personnes de l’organisation à gérer les données nécessaires pour comprendre à la fois l’ensemble de ses travaux passés et ses ressources et disponibilités actuelles.

« Pour nous développer, nous devons avoir des données précises sous les yeux, et nous voulons avoir confiance en ces données », déclare John Kenney, directeur de l’exploitation de Sutter Roofing. « Il n’y a rien de pire que de surestimer le nombre de personnes dont on dispose pour effectuer un travail. »

La rentabilité de l’entreprise dépend de la détermination précise du champ d’application et du prix de chaque nouveau travail. Sous-estimer les heures de travail, les matériaux ou le temps requis peut entraîner des coûts d’heures supplémentaires, des pénuries d’approvisionnement ou des échéances non respectées, autant d’éléments qui ont un impact sur le résultat final. John Kenney et son équipe utilisaient auparavant des feuilles de calcul pour assurer le suivi des données commerciales, mais ils ne pouvaient pas garantir la précision nécessaire. Différentes parties prenantes enregistraient des versions contradictoires d’un document. Il était alors difficile de savoir qui avait apporté des modifications ou quelles versions étaient les plus récentes à utiliser pour l’estimation et la planification.

Smartsheet est entrée en scène il y a trois ans, lorsqu’un nouvel employé a décrit combien ce logiciel l’avait aidé à réaliser un projet dans le cadre de son programme de construction universitaire. John Kenney s’est d’abord rendu compte que, de toutes les solutions qu’il avait examinées, celle-ci était la plus facile à apprendre. Il a ensuite commencé à explorer tout son potentiel pour transformer presque tous les aspects de l’activité de Sutter Roofing.

Estimer, planifier et suivre les travaux

Avec Smartsheet, les chefs de projet de Sutter Roofing peuvent recueillir des données détaillées sur les travaux de toiture réalisés au cours des dernières décennies : coûts des matériaux, durée, heures de travail nécessaires, problèmes imprévus, etc. Ces informations permettent aux estimateurs de l’entreprise de se faire une idée précise des besoins d’un nouveau projet et de savoir quand les équipes seront disponibles pour commencer les travaux.

« Nous conservons les données historiques de tous les projets que nous avons réalisés au cours des 20 dernières années », précise John Kenney. « Nous avons toutes les garanties existantes. Nous connaissons le nombre d’heures de travail nécessaires à la réalisation du projet, les pénuries et les excédents de matériaux, ainsi que l’équipement utilisé. Notre équipe d’exploitation peut voir la durée d’un projet, la période de l’année où il a été réalisé, le type d’équipe et le nombre d’hommes. Toutes ces données sont à leur disposition. »

L’équipe des opérations utilise Smartsheet pour planifier et programmer chaque étape d’un travail, puis suivre son état d’avancement au fur et à mesure de la progression des travaux. Les responsables ont une visibilité en temps réel de l’état d’avancement de tout projet. Si le travail est achevé à 30 %, mais que 40 % des matériaux et de la main-d’œuvre alloués ont été utilisés, les dirigeants peuvent intervenir pour identifier les problèmes, réinitialiser les processus ou les attentes et faire en sorte que les choses évoluent à nouveau dans la bonne direction.

« Par le passé, nous pouvions arriver à 90 ou 95 % [d’avancement] avant de disposer de ces informations, et ne pas avoir le temps d’apporter des corrections », explique John Kenney. « Désormais, nous recueillons les informations dès les premières étapes de chaque projet et nous pouvons intervenir pour sauver un projet qui aurait pu mal tourner. »

Il est plus facile de collecter des informations en temps réel, car les utilisateurs peuvent accéder aux formulaires et aux données sur leur téléphone. Comme de nombreux employés se déplacent régulièrement d’un chantier à l’autre, l’accès mobile leur permet d’obtenir les informations les plus récentes concernant un chantier avant leur arrivée.

Smartsheet rationalise également le programme de formation interne de l’entreprise, intitulé Sutter University. Les employés peuvent consulter les descriptions des cours, s’inscrire aux formations et suivre l’achèvement de chaque session. Sutter Roofing surveille également les certifications du secteur par le biais de Smartsheet. Cela permet de savoir clairement quels travailleurs sont qualifiés pour travailler sur des projets nécessitant des compétences particulières ou des exigences réglementaires. Il est ainsi plus facile de constituer des équipes pour les travaux les plus exigeants.

Ventes et travail administratif

Sutter Roofing utilise Smartsheet pour rationaliser la gestion de ses processus commerciaux, du suivi des opportunités de vente et des actions de marketing aux révisions et approbations de contrats. Son intégration facile avec des logiciels propres au secteur est l’une des caractéristiques préférées de John Kenney.

Comme il l’explique : « Ce que j’apprécie vraiment avec Smartsheet, c’est qu’il ne s’agit pas d’un ensemble de logiciels dans lequel vous devez tout intégrer. J’ai un système de comptabilité adapté au secteur de la toiture, un CRM et une suite RH. Mais la magie opère et toutes ces informations arrivent directement dans Smartsheet. »

Les équipes de vente peuvent suivre les opportunités et les prospects, les ventes et les contrats conclus, les commissions et les rapports de clôture. Les contrats passent par le processus d’approbation avec des alertes et des approbations automatisées qui demandent automatiquement les signatures requises et informent les services de comptabilité ou de paie des besoins spécifiques de suivi financier. Lorsque le travail est terminé, les détails du contrat, les notes de travail, les enregistrements de la main-d’œuvre et les données comptables sont tous transférés dans une feuille de clôture pour un contrôle final avant l’archivage.

Rapports à la direction et aux clients

Les tableaux de bord permettent aux équipes chargées des devis, des ventes et des opérations de partager facilement les informations dont les dirigeants et les clients ont besoin pour prendre des décisions.

« Je pense qu’il n’y a pas de meilleur programme sur le marché pour pouvoir rationaliser les processus », affirme John Kenney. « À un poste de catégorie C dans n’importe quelle entreprise, quel que soit le secteur, vous devez disposer d’informations que vous pouvez traiter, et vous devez savoir qu’elles sont exactes. L’avantage de Smartsheet, c’est qu’une fois que vous avez saisi les informations, vous obtenez des tableaux de bord avec vos indicateurs clés de performance et les critères de référence de l’entreprise, tous prédéfinis d’un côté, et les chiffres réels de l’autre. Vous pouvez faire vos projections avec des chiffres, des graphiques, ou autre, et en cinq minutes, vous avez un aperçu de la santé de votre entreprise. »

Sutter Roofing a créé des portails clients avec plusieurs clients importants. Chacun était doté d’un tableau de bord présentant l’état d’avancement et les paramètres du projet, ainsi que les devis de réparation et de maintenance. 

« Nos plus importants gestionnaires immobiliers et propriétaires d’immeubles adorent ce système, car toutes les informations sont également disponibles sur leur téléphone », souligne John Kenney. « Dès lors que vous leur donnez toutes les informations qu’ils souhaitent, il est très rare que vous perdiez un client, notamment parce qu’ils ne veulent pas perdre le pouvoir qu’ils ont de savoir où se trouvent leurs informations. »

La possibilité de suivre avec plus de précision les matériaux de l’entrepôt et d’éviter les achats en double est l’un des principaux résultats de l’adoption de Smartsheet par Sutter Roofing. Cela a permis de réaliser des économies de plus de 200 000 dollars, car les stocks sont mis à disposition pour d’autres projets. Selon John Kenney, le processus de préparation des réunions de vente est également simplifié. Il suffit désormais de 45 minutes à un assistant pour exécuter un rapport Smartsheet et examiner les données afin d’en dégager les principales informations et les problèmes, alors que la recherche et le rapprochement des données prenaient auparavant 4 à 5 heures. En outre, il se réjouit de voir l’enthousiasme avec lequel les équipes réfléchissent à de nouvelles façons d’utiliser Smartsheet, en proposant elles-mêmes des suggestions innovantes.

« Vous pourriez demander à n’importe lequel de nos employés s’il pense que les processus de l’entreprise et son travail sont devenus plus faciles ou plus difficiles depuis l’utilisation de Smartsheet. Je vous garantis que vous obtiendrez 100 % de réponses indiquant que leur travail est devenu plus facile », explique-t-il. « Cela s’explique par le fait qu’ils ne perdent pas de temps à chercher des informations ; elles sont disponibles en un seul clic. Notre entreprise soutient ce programme à 100 %. Je n’ai jamais mis en œuvre un programme dans cette entreprise, ou ailleurs dans ma carrière, qui ait été accepté à ce point. »